Varför 90% av alla företag förbättrar fel saker

Välkommen tillbaka till flaskhalsjakt.

Innan vi dyker in i de 30 dagarna vill jag att du förstår varför du förmodligen har misslyckats med att förbättra din verksamhet tidigare. För det har du, eller hur? Annars skulle du inte läsa det här.

Jag träffar företagare varje vecka som har spenderat hundratusentals kronor på "effektivisering." Nya system, utbildningar, konsulter, omorganiseringar. De har gjort allt "rätt" enligt experterna.

Ändå har ingenting blivit märkbart bättre.

Problemet är inte att de inte försöker. Problemet är att de förbättrar fel saker.

Historien om den perfekta kedjan

Föreställ dig att du har en kedja. En stark kedja med 20 länkar. 19 av länkarna tål 1000 kilo. Men en länk - bara en - tål bara 100 kilo.

Hur mycket klarar kedjan totalt?

100 kilo. Punkt.

Nu föreställ dig att du vill förstärka kedjan. Du har begränsad tid och pengar. Vad gör 90% av alla företag?

De förstärker de starka länkarna.

De tar de 19 länkarna som redan tål 1000 kilo och gör dem ännu starkare. 1200 kilo, 1500 kilo, kanske 2000 kilo. De spenderar massor av tid och pengar på att göra det som redan fungerar ännu bättre.

Och kedjan? Den klarar fortfarande bara 100 kilo.

För den svaga länken - flaskhalsen - är fortfarande där.

Theory of Constraints på svenska

Det här kallas Theory of Constraints. Det utvecklades av Eliyahu Goldratt på 80-talet och har revolutionerat tillverkningsindustrin världen över. Men det är fruktansvärt dåligt känt i Sverige.

Principen är så enkel att den verkar självklar när du väl förstår den:

1. Varje system begränsas av en enda begränsning (flaskhals) 2. Att förbättra någonting som inte är begränsningen ger noll effekt på systemets prestanda 3. Att förbättra begränsningen förbättrar hela systemets prestanda

Låt mig översätta till svenska företagsverklighet:

• Din verksamhet kan bara prestera så bra som dess svagaste punkt
• Att förbättra något som redan fungerar bra ger ingen effekt alls
• Att förbättra den svagaste punkten förbättrar hela verksamheten

Varför vi gör fel

Men varför förbättrar vi då alltid fel saker? Varför fokuserar vi på de starka länkarna?

Anledning 1: Vi ser problemen, inte flaskhalsen

Vi ser symptomen överallt: Stressad personal, missnöjda kunder, tuffa marginaler, långa ledtider. Och vi tror att vi måste lösa alla symptom.

Men symptomen är bara effekter av flaskhalsen. Fixa flaskhalsen, så försvinner symptomen.

Anledning 2: Det känns bättre att förbättra det som redan fungerar

Det är lättare att göra bra saker ännu bättre än att fixa det som är trasigt. Mindre motstånd, snabbare resultat, alla blir glada.

Men det ger ingen effekt på helheten.

Anledning 3: Vi vågar inte erkänna var problemet verkligen ligger

Ofta ligger flaskhalsen hos oss själva, våra närmaste medarbetare eller våra kärnprocesser. Det är obehagligt att erkänna att chefen är problemet, eller att vår stolthet - det nya systemet - är flaskhalsen.

Anledning 4: Vi tror att förbättra överallt = förbättra mycket

Mer måste väl vara bättre? Om vi förbättrar fem saker istället för en, borde vi få fem gånger bättre resultat.

Men matematik fungerar inte så. 0 + 0 + 0 + 0 + 100 = 100. Inte 500.

Ditt första flaskhals-test (10 minuter)

Nu vill jag att du gör ett snabbt test för att se om du förbättrar rätt saker i din verksamhet.

Steg 1: Lista dina senaste förbättringsinsatser (5 min)

Tänk tillbaka på det senaste året. Vad har du gjort för att förbättra verksamheten? Skriv ner:

• Nya system du köpt
• Utbildningar du skickat folk på
• Processer du förändrat
• Personer du anställt
• Konsulter du anlitat

Steg 2: Kategorisera dem (3 min)

För varje förbättringsinsats, fråga dig: Fanns det redan kapacitet här, eller var det här verksamheten körde fast?

• Kapacitet fanns: Du förbättrade något som redan fungerade
• Körde fast: Du förbättrade en flaskhals

Steg 3: Räkna (2 min)

Hur många av dina förbättringsinsatser förbättrade:

• Saker som redan fungerade: ___ st
• Verkliga flaskhalsar: ___ st

Om du är som 90% av alla företag har du mest förbättringar i första kategorin.

Och det är därför du inte ser någon verklig effekt av alla dina ansträngningar.

Exemplet från verkligheten

Förra året träffade jag Åsa som driver en redovisningsbyrå. Hon hade spenderat 400 000 kronor på att "digitalisera verksamheten":

• Nytt ekonomisystem: 180 000 kr
• Utbildning för alla: 120 000 kr
• Ny hemsida och CRM: 100 000 kr

Resultat: Ingen märkbar förbättring.

Vi spenderade en timme på att kartlägga hennes flöde. Flaskhalsen? Alla kunders bokföringsmaterial kom in via e-post till Åsa. Hon sorterade, prioriterade och delegerade. Allt gick genom henne.

Lösning: En enkel digital inkorg där kunder laddar upp material direkt till rätt handläggare.

Kostnad: 8 000 kronor och två dagars arbete Effekt: Genomsnittlig handläggningstid sjönk från 8 till 4 dagar

Alla de dyra förbättringarna hon gjort? De förbättrade saker som redan fungerade bra. Men de rörde inte flaskhalsen.

Vad händer när du förbättrar rätt sak?

När du hittar och förbättrar din verkliga flaskhals händer något magiskt:

Hela systemet förbättras på en gång.

Det är inte så att bara flaskhalsen blir bättre. Allting blir bättre:

• Kortare ledtider
• Nöjdare kunder
• Mindre stress för personalen
• Bättre kassaflöde
• Mer tid för dig som chef

För flaskhalsen var det som höll tillbaka allt annat.

Morgondagens uppdrag

Imorgon börjar vi identifiera din specifika flaskhals. Men redan idag vill jag att du gör en sak:

Sluta förbättra det som redan fungerar.

Om du har pågående förbättringsprojekt, fråga dig: Förbättrar det här en flaskhals eller något som redan har kapacitet?

Om svaret är det senare - pausa projektet. Spara pengarna. Använd tiden till att hitta din verkliga flaskhals istället.

Kom ihåg: Du har begränsad tid och energi. Varje timme du spenderar på att förbättra fel sak är en timme du inte spenderar på att förbättra rätt sak.

Imorgon: Vi dyker djupt in i de fem vanligaste typerna av flaskhalsar och hjälper dig identifiera vilken som troligast är din.

Slutsats: Sluta springa snabbare i fel riktning. Hitta rätt riktning först.