Kapitel 9: Från projekt till kultur
Skiljer du förbättring som projekt eller kultur? Automationsfika - 30 minuter i månaden med kaffe och bulle. Ställ EN fråga: Vad har vi gjort som känns onödigt? 10 små förbättringar per år slår ett mastodontprojekt.
Nu kommer vi till det som avgör om du lyckas långsiktigt eller om du bara får en kortsiktig skjuts:
Gör du förbättring till en kultur -- eller stannar du vid ett projekt?
Jag har sett det om och om igen.
Företag som gör en heroisk satsning på effektivitet.
De samlar teamet, gör workshops, bygger processkartor, skaffar nya verktyg.
Alla är taggade.
I tre veckor.
Sen faller allt tillbaka i gamla hjulspår.
Varför?
För att de såg förbättring som ett projekt.
Något man gör en gång.
Sen går vidare.
Men det är inte så det fungerar.
Effektivisering är inget projekt.
Det är ett sätt att tänka.
Ett sätt att jobba.
En kultur.
Och om du inte bygger in det i vardagen -- då kommer din verksamhet sakta men säkert bli trög igen.
Jag vill att du ska slippa det.
Därför ska vi prata om hur du gör förbättring till en del av ditt DNA.
Gör förbättring vardagligt och lågteknologiskt
Det första du ska förstå är att du inte behöver storstilade initiativ.
Du behöver små, enkla, vardagliga vanor.
Mitt favoritsätt?
Automationsfika.
En gång i månaden bokar du in ett möte på 30 minuter.
Bjud på kaffe och bulle.
Samla teamet.
Och så ställer du EN fråga:
Vad har vi gjort den senaste månaden som känns onödigt, trögt eller irriterande?
Skriv upp allt på en whiteboard.
Välj en sak att ta tag i.
Bestäm vem som ansvarar.
Gör det innan nästa fika.
Det är så enkelt.
Det är så kraftfullt.
Det är så du bygger en kultur där förbättring är något alla är med på.
Där det är okej att ifrågasätta gamla arbetssätt.
Där alla vet att små saker räknas.
För tro mig:
10 små förbättringar per år gör större skillnad än ett mastodontprojekt som dör av sin egen tyngd.
Bygg in förbättring i vardagens språk
En annan sak jag lärt mig:
Om du vill att förbättring ska bli en kultur -- då måste du prata om det varje dag.
Inte som ett projekt.
Utan som ett sätt att vara.
Börja varje morgonmöte med:
- Vad kan vi göra lite smartare idag?
- Vad gjorde vi igår som kändes onödigt?
- Vad lärde vi oss?
Fira små förbättringar.
Lyft fram dem.
Skryt om dem.
Gör det till en del av hur ni pratar om jobbet.
För om du bara pratar om förbättring när det är kris – då blir förbättring lika med problem.
Men om du pratar om det när det går bra -- då blir förbättring lika med stolthet.
Och det är där du vill vara.
Låt förbättring vara allas ansvar
Jag ser det ofta:
Företagsledaren går in i ett förbättringsprojekt -- och gör allt själv.
Fel.
Om du ska lyckas långsiktigt måste alla känna att de får -- och ska -- bidra.
Alla i verksamheten ser olika delar av processen.
Alla har idéer.
Alla irriterar sig på något.
Använd det!
Skapa en kultur där det är en självklarhet att säga:
"Varför gör vi så här? Kan vi inte göra så här istället?"
Och belöna det beteendet.
Gör det enkelt att rapportera slöseri.
Gör det enkelt att testa nya sätt.
Du vill inte vara ensam hjärna i företaget.
Du vill vara kapten på ett fartyg där alla hjälper till att styra undan från isbergen.
Fira förbättringar som andra firar försäljning
De flesta företag jag jobbar med firar nya affärer.
Men nästan inga firar när de tar bort något onödigt.
Det är dags att ändra på det.
Varje gång ni eliminerar ett onödigt steg, automatiserar ett tråkigt moment eller förenklar något som varit krångligt -- fira det som om ni just vunnit en ny kund.
Gör det till en grej.
Skicka ut ett mejl.
Köp tårta.
Ge en klapp på axeln.
För det är dessa små vinster som frigör tid och energi för att vinna nya affärer.
Det är de som håller er organisation smidig och effektiv.
Och människor behöver känna att det är värt att bry sig om sånt.
Skapa en förbättringstavla
Vill du ha ett superenkelt verktyg?
Sätt upp en fysisk eller digital Förbättringstavla.
Tre kolumner:
- Förslag.
- Under arbete.
- Klart.
Alla får lägga till förbättringsidéer i kolumn 1.
Varje månad väljer ni 1--2 att flytta till "Under arbete".
När de är klara -- fira och flytta till "Klart".
Synliggör processen.
Gör det öppet.
Gör det transparent.
Det skapar tryck framåt.
Det gör förbättring till något levande.
Slutord: Det du gör varje dag slår allt du gör ibland
Det jag vill att du tar med dig från det här kapitlet är enkelt:
- Små, regelbundna förbättringar slår alltid stora satsningar.
- Förbättring är en vana, inte ett projekt.
- Du bygger den vanan genom små handlingar, varje vecka, varje månad.
Om du gör det till en del av din kultur -- då kommer din verksamhet fortsätta utvecklas.
Inte för att du tvingar den.
Utan för att den vill det.
Och vet du vad det bästa är?
Det kräver inga konsulter.
Inga system.
Inga powerpoints.
Det kräver bara dig.
Och en bulle.