Kapitel 7: 30-Dagars ROI-Bedömningsramverk
"Vi spenderade sex månader på att analysera våra AI-möjligheter. När vi äntligen var redo att fatta beslut hade konkurrenterna redan implementerat samma lösning och tagit marknadsfördelar."
Det sa Kristina Nordström, VD för TechSolutions AB, när hon förklarade varför hennes företag nu använder ett 30-dagars ramverk för AI-utvärdering istället för traditionella långdragna analyser.
I AI-världen är hastighet kritisk. Medan traditionella IT-investeringar kan analyseras i månader, kräver AI-landskapets snabba utveckling och konkurrensläge att ni kan utvärdera, besluta och agera på 30 dagar.
Men snabbhet får inte komma på bekostnad av grund ordentlighet. Det här kapitlet ger er ett systematiskt ramverk för att göra rätt utvärdering på rätt tid - varken för hastigt eller för långsamt.
Varför 30 dagar är det magiska talet
Tillräckligt lång tid för ordentlig analys
30 dagar räcker för att:
- Kartlägga nuläget grundligt
- Utvärdera 3-4 olika AI-lösningar
- Köra en begränsad pilot
- Bygga en solid affärskalkyl
Tillräckligt kort för att behålla momentum
Längre processer leder till:
- "Analysis paralysis" - analyser för analysernas skull
- Förlorad entusiasm i organisationen
- Konkurrenter som hinner före
- Förändringar i förutsättningar som gör analysen inaktuell
Passar AI-projektens unika natur
AI-projekt kräver experimentering och iterering. En 30-dagars cykel låter er:
- Testa snabbt med verklig data
- Få tidig feedback från användare
- Justera kurs baserat på lärdomar
- Hålla kort tid mellan investering och resultat
Vecka-för-vecka genomgång
Vecka 1: Nulägesanalys - "Vad har vi idag?"
Målsättning: Skapa en komplett bild av nuvarande situation som grund för AI-utvärdering.
Dag 1-2: Processkartläggning och tidsspårning
Aktiviteter:
- Kartlägg den valda processen steg för steg
- Identifiera alla berörda personer och system
- Mät faktisk tidsåtgång (inte uppskattad tid)
- Dokumentera variationer och undantag
Praktiskt exempel: Kontraktsanalys-process
Dag 1: Kartläggning
- Kontrakt kommer via mejl till juridisk@företaget.se
- Administratör sorterar och fördelar till ansvarig jurist
- Jurist läser och analyserar kontrakt (2-6 timmar)
- Jämförelse mot standardvillkor (1-2 timmar)
- Konsultation med kollega vid komplexa fall (30-60 min)
- Rapport skrivs och skickas till affärsteam (45 min)
Dag 2: Tidsspårning
- Be 3 jurister logga exakt tid under en vecka
- Mät variationer mellan olika kontraktstyper
- Identifiera väntetider och flaskhalsar
Verktyg för processkartläggning:
Processteg | Ansvarig | Tid (min) | System | Input | Output | Problem
-----------|----------|-----------|---------|-------|--------|--------
Mottagning | Admin | 10 | Outlook | Mejl | Filnamn| Svår kategorisering
Analys | Jurist | 240 | Word | PDF | Anteckn| Subjektiv bedömning
Jämförelse | Jurist | 90 | Excel | Mall | Lista | Manuellt arbete
Rapport | Jurist | 45 | Word | Data | Rapport| Omskrivning
Dag 3-4: Kostnadsidentifiering och kvantifiering
Direkta kostnader:
- Personalkostnader (timmar × timpris inkl. OH)
- Systemkostnader (licenser, underhåll)
- Externa kostnader (konsulter, tjänster)
Dolda kostnader:
- Väntetider och handoffs mellan personer
- Omarbete när fel upptäcks sent
- Alternativkostnad (vad kunde tiden användts till istället)
Kvantifieringsexempel:
Direkta kostnader per månad:
- Juristtid: 60 kontrakt × 4 timmar × 1200 kr = 288 000 kr
- Admintid: 60 kontrakt × 10 min × 400 kr = 4 000 kr
- Total direkt kostnad: 292 000 kr/månad
Dolda kostnader:
- Försenade beslut: 5 kontrakt × 2 dagar × 50 000 kr opportunity = 500 000 kr
- Omarbete vid fel: 3 fel × 8 timmar × 1200 kr = 28 800 kr
- Total dold kostnad: 528 800 kr/månad
Total månadskostnad nuläge: 820 800 kr
Dag 5-6: Kvalitetsbaslinjeupprättande
Kvalitetsmått att mäta:
- Noggrannhet (% fel i analyser)
- Konsistens (variation mellan olika analytiker)
- Fullständighet (% av viktiga punkter som identifieras)
- Leveranstid (från mottagning till färdig rapport)
Kvalitetsmätning-exempel:
Nuvarande kvalitetsnivåer:
- Identifierade riskklausuler: 87% (genomsnitt över 3 jurister)
- Variation mellan jurister: 15% skillnad i identifiering
- Genomsnittlig leveranstid: 2.3 dagar
- Kundnöjdhet med analyskvalitet: 7.2/10
Dag 7: Riskbedömning
Riskkategorier att identifiera:
- Processrisker (vad händer när nyckelpersoner är sjuka?)
- Kvalitetsrisker (vilka fel är mest kostsamma?)
- Kapacitetsrisker (vad händer vid volymtoppar?)
- Kompetensrisker (vad händer när experter slutar?)
Riskexempel:
Identifierade risker:
1. Expertberoende: 2 av 3 jurister hanterar komplexa kontrakt
Kostnad vid frånvaro: 2 veckors försening = 400 000 kr förlorad affär
2. Kvalitetsvariation: Junior-jurister missar 25% fler risker
Kostnad: 2 fel/månad × 100 000 kr = 200 000 kr/månad
3. Kapacitetsbegränsning: Volymtoppar leder till 5 dagars väntetid
Kostnad: Förlorade affärer = 300 000 kr/kvartal
Vecka 1 slutresultat: Komplett bild av nuläget med kvantifierade kostnader, kvalitetsmått och risker.
Vecka 2: AI-Möjlighetsbedömning - "Vad kan AI göra?"
Målsättning: Förstå AI:s potential för er specifika process och identifiera lämpliga lösningar.
Dag 8-9: Teknisk genomförbarhetsutvärdering
AI-lämplighetsanalys:
- Är processen repetitiv? (Ju mer repetition, desto bättre för AI)
- Finns strukturerad data? (AI behöver data för att lära sig)
- Kan resultat valideras? (Viktigt för att mäta AI-kvalitet)
- Är processen regelbaserad? (AI kan lära sig regler från exempel)
Genomförbarhetsmatris:
Faktor | Vikt | Poäng (1-5) | Viktad poäng
------------------------|------|-------------|-------------
Repetitiv process | 30% | 5 | 1.5
Strukturerad data | 25% | 4 | 1.0
Validerbart resultat | 20% | 5 | 1.0
Regelbaserad process | 15% | 4 | 0.6
Tillgänglig träningsdata| 10% | 3 | 0.3
Total genomförbarhet | | | 4.4/5
Bedömning: 4.4/5 = Mycket hög genomförbarhet för AI
Dag 10-11: Leverantörs- och lösningsforskning
3-leverantörsregeln: Utvärdera max 3 leverantörer för att undvika analysis paralysis.
Utvärderingskriterier:
- Funktionalitet: Löser lösningen er specifika process?
- Integration: Kan den kopplas till era befintliga system?
- Skalbarhet: Klarar den era volymer och tillväxtplaner?
- Support: Finns svensktalande support och dokumentation?
- Kostnad: Transparent prissättning utan dolda avgifter?
Leverantörsjämförelse-exempel:
Kriterium | Leverantör A | Leverantör B | Leverantör C
-----------------|--------------|--------------|-------------
Funktionalitet | 9/10 | 7/10 | 8/10
Integration | 8/10 | 9/10 | 6/10
Skalbarhet | 7/10 | 8/10 | 9/10
Support | 6/10 | 9/10 | 7/10
Kostnad | 8/10 | 6/10 | 9/10
Total | 38/50 | 39/50 | 39/50
Dag 12-13: Implementeringskomplexitetsanalys
Komplexitetsfaktorer:
- Dataintegration: Hur många system behöver kopplas samman?
- Anpassningar: Hur mycket customizing krävs?
- Utbildningsbehov: Hur mycket träning behöver teamet?
- Förändringsledning: Hur stor är motstånd mot förändring?
Komplexitetspoängsystem:
Faktor | Poäng | Förklaring
--------------------|-------|------------------------------------------
Dataintegration | 2/5 | 2 system (CRM + dokumenthantering)
Anpassningar | 3/5 | Måttlig anpassning för svenska villkor
Utbildningsbehov | 2/5 | Intuitiv användargränssnitt
Förändringsledning | 4/5 | Starkt motstånd från seniora jurister
Total komplexitet | 11/20 | Medelhög komplexitet
Dag 14: Förändringsledningskrav
Intressentanalys:
- Vem påverkas av förändringen?
- Vem är positiv/negativ till AI?
- Vem har makten att stoppa/driva projektet?
Ändrings-readiness assessment:
Intressent | Påverkan | Attityd | Inflytande | Strategi
----------------|----------|---------|------------|------------------
Senior jurister | Hög | Negativ | Hög | Intensiv kommunikation
Junior jurister | Hög | Positiv | Låg | Engagera som champions
IT-chef | Medium | Neutral | Medium | Teknisk partnering
VD | Låg | Positiv | Hög | Sponsorship och budget
Vecka 2 slutresultat: Klar bild av AI:s potential, lämpliga leverantörer och implementeringsutmaningar.
Vecka 3: Värdemodellering - "Vad är det värt?"
Målsättning: Skapa robust ekonomisk analys som underlag för investeringsbeslut.
Dag 15-16: Multi-scenario ROI-kalkyler
Tre scenarier: Konservativ, realistisk, optimistisk
Konservativt scenario:
Antaganden:
- AI automatiserar 50% av kontraktsanalys
- Implementation tar 6 månader
- 70% av besparingar realiseras första året
Besparingar år 1:
- Sparad juristtid: 30 tim/månad × 12 mån × 1200 kr = 432 000 kr
- Reducerade fel: 50% × 2 fel/månad × 100 000 kr × 12 = 1 200 000 kr
- Total besparing: 1 632 000 kr
Kostnader år 1:
- AI-licens: 180 000 kr
- Implementation: 300 000 kr
- Utbildning: 80 000 kr
- Total kostnad: 560 000 kr
ROI år 1: (1 632 000 - 560 000) / 560 000 = 191%
Realistiskt scenario:
Antaganden:
- AI automatiserar 70% av kontraktsanalys
- Implementation tar 4 månader
- 85% av besparingar realiseras första året
ROI år 1: 267%
Optimistiskt scenario:
Antaganden:
- AI automatiserar 85% av kontraktsanalys
- Implementation tar 3 månader
- 95% av besparingar realiseras första året
ROI år 1: 385%
Dag 17-18: Känslighetsanalys
Testar hur känslig ROI är för förändringar i nyckelantaganden:
Variabel | Basfall | -20% | +20% | ROI-påverkan
-----------------------|---------|------|------|-------------
Sparad tid per kontrakt| 4h | 3.2h | 4.8h | 267% → 197%/337%
Antal kontrakt/månad | 60 | 48 | 72 | 267% → 220%/314%
AI-licenskostnad | 180k | 144k | 216k | 267% → 285%/249%
Implementeringskostnad | 300k | 240k | 360k | 267% → 296%/238%
Slutsats: ROI är mest känslig för sparad tid per kontrakt. Viktigt att validera denna siffra noga.
Dag 19-20: Riskjusterade avkastningar
Identifiera risker som kan påverka ROI:
Risk | Sannolikhet | Påverkan på ROI | Riskjusterad effekt
------------------------|-------------|-----------------|--------------------
Lägre adoption än väntat| 30% | -40% | -12%
Leverantörsproblem | 15% | -60% | -9%
Integrationsproblem | 25% | -25% | -6%
Konkurrerande prioritet | 20% | -30% | -6%
Total riskreducering | | | -33%
Riskjusterad ROI: 267% × (1 - 0.33) = 179%
Dag 21: Tidslinje och milstolpeplanering
Implementeringstidslinje:
Månad 1: Kontrakt och setup
- Vecka 1-2: Kontraktsförhandling och signering
- Vecka 3-4: Teknisk setup och initial konfiguration
Månad 2: Träning och pilot
- Vecka 1-2: AI-träning på historiska kontrakt
- Vecka 3-4: Pilot med 20 nya kontrakt
Månad 3: Skalning och optimering
- Vecka 1-2: Full implementation för alla kontraktstyper
- Vecka 3-4: Finjustering och användarfeedback
Månad 4: Stabilisering
- Vecka 1-2: Prestandaoptimering
- Vecka 3-4: Utbildning och dokumentation
Vecka 3 slutresultat: Robust ekonomisk analys med scenarios, risker och implementation roadmap.
Vecka 4: Beslutsramverk - "Ska vi köra?"
Målsättning: Förbereda och genomföra investeringsbeslut baserat på vecka 1-3:s analys.
Dag 22-23: Investeringskommitté-presentation
Presentation struktur (1-sidors regel):
EXECUTIVE SUMMARY - AI-automation av kontraktsanalys
PROBLEM:
- Kontraktsanalys kostar 820 000 kr/månad
- 2.3 dagars genomsnittlig leveranstid
- 13% kvalitetsvariation mellan jurister
LÖSNING:
- AI-system som automatiserar 70% av analysen
- Behåller mänsklig översyn för kritiska beslut
- Integration med befintliga system
EKONOMI:
- Investering: 560 000 kr
- Årlig besparing: 1 632 000 kr (konservativt)
- ROI år 1: 191% (konservativt), 267% (realistiskt)
- Payback: 4 månader
RISKER & RISKREDUCERING:
- Adoptionsrisk: Pilottest med användarfeedback
- Leverantörsrisk: Etablerad nordisk leverantör
- Teknisk risk: Beprövad teknik, 99.5% uptime
REKOMMENDATION: Genomför projekt enligt realistiskt scenario
Dag 24-25: Intressentsamstämmighet
Säkerställa stöd från nyckelpersoner:
Senior jurister (största motstånd):
- En-mot-en-möten för att adressera specifika bekymmer
- Visa hur AI förstärker deras expertis istället för att ersätta den
- Pilottest där de kan ge feedback och påverka implementering
IT-chef (teknisk partner):
- Genomgång av teknisk arkitektur och integration
- Säkerhet och compliance-krav
- Support och underhållsansvar
VD (budget och sponsorship):
- Fokus på konkurrensfördel och marknadspositioning
- Koppling till företagets digitaliserings-strategi
- ROI och riskreducering
Dag 26-27: Kör/kör-inte beslutskriterier
Go-kritieren:
- ROI > 150% inom 18 månader ✓
- Riskjusterad ROI > 100% ✓
- Teknisk genomförbarhet > 3.5/5 ✓
- Leverantör med svenska referenser ✓
- Projektsponsoring från ledning ✓
- Budget tillgänglig inom Q2 ✓
No-go kriterier:
- Stark opposition från 50%+ av användare ✗
- Teknisk risk > 4/5 ✗
- ROI < 50% i konservativt scenario ✗
- Brist på nödvändig infrastruktur ✗
Beslut: GO - Alla go-kriterier uppfyllda, inga no-go-kriterier aktiverade.
Dag 28-30: Implementeringsplanering
Projektsetup:
- Projektledare: [Namn och ansvar]
- Teknisk ledare: [IT-chef]
- Användarrepresentanter: [1 senior + 1 junior jurist]
- Budget och tidsram: Fastställt enligt realistiskt scenario
Första veckans aktiviteter:
- Kontraktsignering med vald leverantör
- Kickoff-möte med hela projektteam
- Teknisk assessment och dataåtkomst
- Kommunikation till hela organisation om projektet
Framgångsmått och milstolpar:
Vecka 4: Kontrakt signerat, teknisk access klar
Vecka 8: Pilot igång med 20 kontrakt
Vecka 12: Full implementation för alla kontraktstyper
Vecka 16: Första ROI-mätning och optimering
Vecka 4 slutresultat: Klart beslut, projektplan och team för implementation.
Mallar och checklistor för 30-dagars utvärdering
Vecka 1 - Nulägesanalys checklista:
Processkartläggning:
- [ ] Alla processteg identifierade och dokumenterade
- [ ] Tidsspårning genomförd med minst 3 personer under 5 dagar
- [ ] Variationer och undantag kartlagda
- [ ] Flaskhalsar och väntetider identifierade
Kostnadskartläggning:
- [ ] Direkta personalkostnader kvantifierade
- [ ] Systemkostnader identifierade
- [ ] Dolda kostnader (väntetider, omarbete) uppskattade
- [ ] Opportunitetskostnader beräknade
Kvalitetsbaslinje:
- [ ] Kvalitetsmått definierade och mätta
- [ ] Variation mellan olika utförare dokumenterad
- [ ] Leveranstider och kundnöjdhet registrerad
- [ ] Felfrekvens och kostnad per fel uppskattad
Vecka 2 - AI-Möjlighetsbedömning checklista:
Teknisk genomförbarhet:
- [ ] AI-lämplighetsanalys genomförd (repetition, data, validering)
- [ ] Genomförbarhet poängsatt och dokumenterad
- [ ] Tekniska begränsningar identifierade
- [ ] Dataqualitet och tillgänglighet bedömd
Leverantörsutvärdering:
- [ ] Maximal 3 leverantörer utvärderade
- [ ] Funktionalitet testats med verklig data
- [ ] Referenser kontaktats och verifierade
- [ ] Prissättning och avtalsvillkor jämförda
Implementeringskomplexitet:
- [ ] Integrationskrav mappade
- [ ] Anpassningsbehov identifierade
- [ ] Utbildnings- och förändringsledningskrav analyserade
- [ ] Tidplan för implementation uppskattad
Vecka 3 - Värdemodellering checklista:
Scenario-analys:
- [ ] Konservativt scenario definierat och beräknat
- [ ] Realistiskt scenario definierat och beräknat
- [ ] Optimistiskt scenario definierat och beräknat
- [ ] Antaganden för varje scenario dokumenterade
Känslighetsanalys:
- [ ] Nyckelvariabler identifierade
- [ ] Påverkan av ±20% förändring testats
- [ ] Mest kritiska antaganden identifierade
- [ ] Osäkerhetsintervall för ROI beräknat
Riskanalys:
- [ ] Huvudrisker identifierade och poängsatta
- [ ] Sannolikhet och påverkan uppskattat per risk
- [ ] Riskjusterad ROI beräknad
- [ ] Riskreducerande åtgärder definierade
Vecka 4 - Beslutsramverk checklista:
Presentationsmaterial:
- [ ] En-sidors sammanfattning skapad
- [ ] Ekonomisk analys presentationsklar
- [ ] Risker och riskreducering dokumenterade
- [ ] Implementationsplan förberedd
Intressenthantering:
- [ ] Alla nyckelpersoner kontaktade
- [ ] Bekymmer och invändningar adresserade
- [ ] Stöd från kritiska intressenter säkrat
- [ ] Kommunikationsplan för beslut förberedd
Beslutskriterier:
- [ ] Go/no-go kriterier definierade
- [ ] Alla kriterier utvärderade
- [ ] Beslut fattat och dokumenterat
- [ ] Projektstart planerad (om beslut är GO)
Vanliga misstag under 30-dagars utvärdering
Misstag 1: För omfattande analys
Problem: Försöka analysera allt perfekt istället för fokusera på beslutskritisk information Lösning: Begränsa analys till det som krävs för go/no-go beslut
Misstag 2: Underskatta förändringsledning
Problem: Fokusera bara på teknik och ekonomi, glömma människorna Lösning: Dedikera 25% av utvärderingstiden till förändringsledning
Misstag 3: Irrealistiska antaganden
Problem: Överdrivet optimistiska projektioner för att "sälja in" projektet Lösning: Använd konservativa antaganden som grund för beslut
Misstag 4: Ignorera implementation-komplexitet
Problem: Underskatta tid och resurser för att få AI att fungera i praktiken Lösning: Allokera 40% av budget till implementation och förändringsledning
Misstag 5: Bristande intressentengagemang
Problem: Fatta beslut i isolering utan att säkra organisatoriskt stöd Lösning: Involvera användare från dag 1 i utvärderingsprocessen
Sammanfattning: Disciplinerad snabbhet
30-dagars ROI-bedömningsramverket ger er:
Strukturerad process som säkerställer att ni inte missar kritiska faktorer Snabba beslut som låter er agera innan konkurrenter hinner före Robust analys som håller för granskning från styrelse och investerare Användarengagemang som ökar chansen för framgångsrik implementation
Kritiska framgångsfaktorer:
- Disciplin att hålla sig till 30 dagar
- Fokus på beslutskritisk information, inte perfektion
- Balans mellan snabbhet och grundlighet
- Starkt intressentengagemang genom hela processen
När ni använder detta ramverk:
- Vecka 1 ger er solid grund att stå på
- Vecka 2 visar er vad som är möjligt
- Vecka 3 visar er vad det är värt
- Vecka 4 ger er beslut och plan
VD Beslutspunkt: Implementera 30-dagars ramverket för er nästa AI-utvärdering. Längre processer leder till förlorad konkurrensfördel och minskad organisatorisk energi. Snabbare processer leder till dåliga beslut. 30 dagar är optimal balans för AI-investeringar.
I nästa kapitel tar vi resultatet från 30-dagars utvärderingen och bygger en affärskalkyl som faktiskt får godkännande. Vi kommer lära oss hur man presenterar AI-investering så att styrelse, partners och finansiärer säger ja.