KAPITEL 6: FAS 1-2: KARTLÄGGNING OCH PRIORITERING

"Vi behöver AI," säger kunden.

"Okej," svarar jag. "Vad för problem ska vi lösa?"

"Ja... vi behöver bli mer effektiva."

"Var specifikt?"

"Överallt."

Det här samtalet händer varje vecka. Företag vet att AI kan hjälpa dem, men de vet inte var eller hur. De har läst artiklarna, hört konkurrenterna prata, och känt pressen att "göra något med AI."

Men AI för AI:s skull är en garanti för misslyckande.

Framgångsrik AI-automation börjar aldrig med tekniken. Den börjar med att förstå var tiden försvinner, var felen uppstår, och var människor gör samma bedömningar om och om igen.

Det är vad fas 1 och 2 handlar om.

Fas 1: Insikt & nuläge – Kartläggning med AI-glasögon

Klassisk processkartläggning

Vi börjar alltid med grunderna. Innan vi pratar AI kartlägger vi:

Nyckelprocesser: Offert, order, leverans, fakturering, kundtjänst
Flödesanalys: Vad händer, i vilken ordning, vem gör vad
Tidsanalys: Hur lång tid tar varje steg i verkligheten
Flaskhalsar: Var väntar jobbet, var uppstår köer, var fattas beslut
Felanalys: Vad går fel, hur ofta, vad kostar det

Tillägget: AI-potential kartläggning

Men för AI-automation lägger vi till fyra kritiska dimensioner:

1. Dataflödesanalys

Frågor vi ställer:
·         Vilken information skapas i varje steg?
·         I vilket format lagras den (Word, PDF, Excel, databas)?
·         Vem använder informationen senare?
·         Finns det kopplingar mellan olika informationskällor?

Exempel från byggföretag:
·         Offertprocess: Ritningar (PDF) → Kalkyl (Excel) → Kontrakt (Word)
·         Projektuppföljning: Tidrapporter (mobil app) → Fakturering (affärssystem)
·         Problemrapportering: Foton (telefon) → Beskrivning (mejl) → Åtgärd (manuell)

2. Repetitionsmönster

Frågor vi ställer:
·         Vilka typer av bedömningar görs om och om igen?
·         Finns det "det här liknar projekt X"-moment?
·         Vilka beslut fattas baserat på mönsterigenkänning?

Exempel:
·         Riskbedömning av nya kunder
·         Kategorisering av inkommande ärenden
·         Prioritering av underhållsåtgärder
·         Kvalitetskontroll av leverantörsfakturor

3. Ostrukturerad informationshantering

Frågor vi ställer:
·         Hur mycket tid spenderas på att läsa dokument?
·         Vilka dokument innehåller kritisk information?
·         Hur extraheras nyckelinformation från text/bilder?

Vanliga kandidater:
·         Kontrakt och avtal
·         Kundmejl och förfrågningar
·         Tekniska specifikationer
·         Kvalitetsrapporter
·         Säkerhetsprotokoll

4. Expertkunskap som används repetitivt

Frågor vi ställer:
·         Vilka bedömningar kräver expertkunskap men görs ofta?
·         Var använder experter "magkänsla" baserad på erfarenhet?
·         Vilka beslut skulle kunna fattas av mindre erfaren personal med rätt stöd?

AI-kartläggningsverktyg: Den utvidgade canvasen

Vi använder OPTIMERINGSCANVAS™ med tillägg för AI: