Kapitel 5: Förenkla innan du automatiserar

Jag säger det direkt: Om du börjar med att automatisera en process som är dåligt designad, så har du precis investerat i att göra fel saker ännu snabbare.

Det är det absolut vanligaste misstaget jag ser när företag ska bli "effektiva".
De springer direkt till tekniklösningen.
Utan att först ställa sig den viktigaste frågan:
Behöver vi ens göra det här?

Jag vet att det känns lockande att hoppa rakt på automation.
Det är kul med teknik. Det känns produktivt.
Men om du automatiserar ett onödigt steg så har du inte skapat effektivitet. Du har bara skapat en ny, dyr flaskhals.

Så.
Sätt dig ner.
Andas.
Och fråga först:
Vad kan vi sluta göra?

Börja med att eliminera

Innan du ens funderar på att automatisera ska du ställa dig de här tre frågorna:

1. Måste vi göra det här alls?
2. Kan vi göra det enklare?
3. Kan vi göra det mer sällan?

För du kommer bli förvånad över hur mycket som kan plockas bort helt, eller förenklas så pass att automation inte ens längre är nödvändigt.

Ett exempel.

Ett företag jag jobbade med satt varje månad och sammanställde en rapport över säljmöten. Det tog 5--6 timmar varje gång. De ville automatisera det.

Min första fråga var:
"Vem läser rapporten?"

De tittade på varandra.
Tystnad.

Till slut sa någon:
"Tja... vi har nog gjort den mest för att vi alltid gjort det."

Ingen läste rapporten.
Ingen använde datan.

Vi behövde inte automatisera den.
Vi behövde radera den.

Det är det här jag menar med att börja i rätt ände.
Bort med onödigt arbete först.
Sen kan vi prata om att effektivisera det som är kvar.

Automatisera inte slöseri

Jag brukar säga:
Automatisera aldrig slöseri.

Det betyder att om du börjar automatisera innan du rensat bort onödiga moment, så cementerar du ineffektiviteten. Du skapar en snygg digital yta ovanpå en rutten process.

Det är som att hälla raketbränsle i en traktor.
Den kanske går snabbare, men den är fortfarande en traktor.

Så innan du tar fram några appar, integrationer eller automatiseringsverktyg ska du göra ett par jobbiga, men nödvändiga övningar:

• Gå igenom varje steg i din OPTIMERINGSCANVAS™.
• Fråga dig: Kan vi ta bort det här steget helt?
• Fråga andra: Varför gör vi det här? Vem vill ha det? Vad skulle hända om vi bara slutade?

Du kommer bli förvånad.

För 8 av 10 gånger finns det ingen vettig anledning.
Det bara har blivit så.
Och det är ingen synd att erkänna det.
Det är en styrka.

Förenkla det som måste göras

Okej.
Du har tagit bort det som är onödigt.
Nu tittar vi på det som faktiskt måste göras.

Här gäller regeln:

Gör det så enkelt att automation nästan blir överflödig.

Det kan handla om att:

• Skapa mallar.
• Använda checklistor.
• Standardisera mejlsvar.
• Skapa färdiga formulär.
• Göra om långa processer till korta beslutsregler.

Ju enklare processen är, desto enklare blir den att automatisera.
Och ibland upptäcker du att du inte ens behöver automatisera -- för att det blivit så smidigt ändå.

En kund till mig gick från att lägga 2 timmar per vecka på att schemalägga möten till 15 minuter -- bara genom att införa en bokningslänk via ett gratisverktyg.

Ingen dyr app.
Ingen integrationskonsult.
Bara sunt förnuft och förenkling.

Förenkling först -- automation sen

Jag brukar säga:

Automation är belöningen för att du förenklat först.

När du väl har skalat bort onödiga steg och förenklat det som måste göras -- DÅ är det dags att titta på automation.
Och då kommer det vara enklare, billigare och snabbare att genomföra.

Varför?

För när processen är enkel, ren och tydlig:

• Behöver du färre verktyg.
• Behöver du inte bygga avancerade integrationer.
• Kan du använda färdiga lösningar istället för dyra specialanpassningar.

Du slipper göra som många andra företag som först slänger pengar på automation, bara för att inse att de automatiserat ett lapptäcke av ineffektivitet.

Så.
Var lat.
Var brutal.
Var modig.

Ta bort.
Förenkla.
Sen -- och först då -- automatisera.

Checklistan du alltid ska använda innan automation

Jag vill ge dig en enkel tumregel.
Innan du drar igång ett automationsprojekt, gå igenom denna lista:

1. Kan vi eliminera hela steget?
2. Kan vi göra steget manuellt enklare?
3. Kan vi samla flera steg till ett?
4. Kan vi standardisera det så det blir idiotsäkert?
5. Om svaret på alla ovan är nej -- DÅ kan vi automatisera.

Håll dig till den.
Var stenhård.

Det är så du bygger processer som inte bara blir snabbare – utan bättre.