Kapitel 4: OPTIMERINGSCANVAS™ – Rita upp ditt företag på en kafferast

Okej. Nu är det dags att sluta snacka och börja göra.

För om du ska ha någon chans att hitta din verkliga flaskhals så måste du först SE din verksamhet som den faktiskt ser ut. Inte som du önskar att den såg ut. Inte som du tror att den ser ut. Utan som den faktiskt är -- med alla sina små fel, konstiga omvägar, och gnisslande övergångar.

Och låt mig säga det direkt: Du behöver inga fina processverktyg. Inga konsulter. Ingen MBA-examen.

Det enda du behöver är ett papper, en penna, och din hjärna.

Jag kallar verktyget OPTIMERINGSCANVAS™.

Det är så simpelt att vissa nästan blir provocerade när jag visar det.
"Är det här allt?", säger de.

Ja.
Det är allt.

För tro mig, det du behöver nu är inte perfektion. Det du behöver är en brutalt ärlig karta över hur din verksamhet fungerar i verkligheten.

Och den ska du göra själv.

På en kafferast.

Så här gör du: 6 enkla rutor

Ta ett papper och rita upp sex rutor. Eller skapa en enkel digital whiteboard om du föredrar det. Ingen avancerad programvara. Inga mallar med 74 fält. Bara sex rutor.

1. Flöde (Steg för steg):
   • Beskriv flödet i din verksamhet.
   • Hur går en order in? Hur levereras den? Hur faktureras den? Hur följer ni upp?
   • Rita inte snyggt. Rita så det går att förstå.
2. Människor (Roller):
   • Vem gör vad?
   • Vem är inblandad i varje steg?
   • Var tappar ni över jobbet mellan människor?
3. Teknik / System:
   • Vilka verktyg och system används?
   • Var krånglar de? Var går folk runt systemen?
4. Dataflöden:
   • Var sparas information? Hur flyttas den?
   • Var skapas dubbeljobb?
5. Flaskhalsar (TOC):
   • Var stockar det sig?
   • Var väntar jobbet?
6. Friktion och gnissel:
   • Var suckar folk?
   • Vad känns trögt, onödigt, men ändå görs varje dag?

Och sen?

När du har fyllt i dessa rutor har du en karta över din verkliga vardag.

Och ja, det kommer att kännas lite smutsigt.
Du kommer att se saker du önskar att du inte såg.
Du kommer att hitta steg du helst vill ignorera.

Bra.

Det betyder att du ser verkligheten.
Och verkligheten är alltid utgångspunkten för förbättring.

Det här är inte en övning i att skapa perfekta processflöden.
Det här är en övning i att se vart du slösar tid, energi och pengar -- varje dag.

Och jag lovar dig: du kommer bli överraskad.

Jag har gjort den här övningen med hundratals företag. Och varje gång hittar vi de där små förbaskade stegen som alla vet om, alla hatar, men som ingen tagit tag i. De där momenten som suger energi ur organisationen varje dag men som alla låtsas är "så som vi alltid gjort".

Nu synliggör du dem.
Nu kan du inte längre blunda.

Varför gör vi det här så enkelt?

För jag vet att du redan har tillräckligt med krångel.
Det sista du behöver är en processmodell som kräver en egen utbildning.
OPTIMERINGSCANVAS™ är enkel av en anledning:

• Du kan göra den på en timme.
• Du kan göra den med hela ditt team.
• Du kan göra den utan förberedelser.

Du behöver inte göra den snygg. Du behöver göra den ärlig.

Och kom ihåg:
Det är bättre att ha en ful karta över verkligheten än ett perfekt diagram över något som inte existerar.

Gör det tillsammans

Min erfarenhet är att det här blir allra mest kraftfullt när du gör det tillsammans med din personal.

Sätt er ner runt bordet. Rita upp rutorna. Låt alla vara med och fylla i.

Och ja, det kan göra ont. Folk kommer att bli irriterade. Någon kanske känner sig påhoppad. Någon kanske vill försvara gamla arbetssätt.

Bra.
Det är precis det du vill åt.

För det är när saker kommer upp till ytan som de kan börja förändras.

Så bjud in teamet. Bjud på kaffe. Gör det till en workshop. Och säg det rakt ut:
"Vi ska hitta vår skit. Vi ska synliggöra det som gnisslar. Vi ska sluta blunda."

Det är där kraften i OPTIMERINGSCANVAS™ ligger.

Vad händer sen?

När du har ritat din canvas kommer du se den.
Flaskhalsen.
Den där punkten där jobbet fastnar.
Den där punkten där allt stannar upp, där väntan byggs på, där frustrationen kokar.

Och där börjar din resa.

Du ska inte optimera hela canvasen.
Du ska inte förbättra överallt samtidigt.

Du ska ta den största, fulaste, mest irriterande flaskhalsen och ge dig på den.

Allt annat kan vänta.

Och det ska vi prata om i nästa kapitel.