Kapitel 13: Tre automatiseringsvinster under 10 000 kr

Jag älskar de här kapitlen.
För det är här vi punkterar en av de största myterna jag stöter på hos små och växande företag:
Att automation är dyrt, komplicerat och bara för storföretag.

Det är en lögn.
Och det kostar småföretag tid, pengar och energi varje dag.

Sanningen är att de största vinsterna ofta finns i det lilla, billiga, smutsiga, fula.
I de där små momenten som alla hatar, men som ingen tagit sig tid att fixa.

Så i det här kapitlet får du tre verkliga exempel från företag som med en investering på under 10 000 kronor skapade stora vinster.

Och nej – de bytte inte system.
De anställde inte en konsult.
De rev inte upp hela verksamheten.

De byggde smarta, små genvägar som sparade timmar varje vecka.
Genvägar som lever i bakgrunden, osynliga, men livsförändrande.

Exempel 1: Faktureringen som gick från 3 timmar till 15 minuter

Ett företag i servicebranschen med 15 anställda.
VD:n var fortfarande den som fakturerade varje vecka.
Man trodde man hade en process.
Men i verkligheten?
Kaos.

Varje fredag:

• VD:n gick igenom projekt i kalendern.
• Plockade in data från olika projektledare via sms och mejl.
• Skrev in allt i Excel.
• Skapade faktura i bokföringssystemet.

3 timmar.
Varje fredag.

Lösningen?

• Vi satte upp en enkel digital rapport där projektledarna fyllde i sitt underlag.
• En gång per vecka genererades automatiskt en färdig fakturafil.
• VD:n fick ett mejl med alla fakturautkast -- redo att klickas igenom.

Totalkostnad?
Under 5 000 kr.

Effekt:

• Från 3 timmar till 15 minuter.
• Fel minskade till noll.
• Och viktigast -- VD:n kunde gå hem före klockan 17 på fredagar.

Kommentar från VD:n?
"Jag fattar inte varför jag inte gjorde detta för flera år sedan."

Exempel 2: Orderbekräftelsen som aldrig blev av

Ett växande produktionsbolag med 12 anställda.
Säljarna (ofta VD:n) skickade alltid ut snabba offertmejl.
Men när kunden sa ja?
Orderbekräftelsen skickades ofta inte förrän flera dagar senare -- om ens alls.

Det skapade:

• Missförstånd.
• Fel i produktionen.
• Försenade leveranser.

Alla visste om problemet.
Ingen hade tid att lösa det.

Vår lösning?

• Vi skapade en rutin där säljaren efter varje "ja" från kund bara klickade på en knapp i ett enkelt formulär.
• Bakom kulisserna skickades en färdig orderbekräftelse via mejl, automatiskt genererad baserat på säljarens data.
• Ordern registrerades samtidigt i affärssystemet.

Totalkostnad?
Under 7 000 kr.

Effekt:

• Ingen säljare behövde längre lägga tid på att skapa orderbekräftelser.
• Orderbekräftelsen gick ut inom 5 minuter efter varje godkännande.
• Felen i produktionen sjönk drastiskt.
• Och VD:n slapp få arga samtal från kunder som inte fått bekräftelse.

Exempel 3: Kunduppföljning som blev av – på riktigt

Ett tillverkande bolag med tre filialer.
De visste att de borde följa upp alla kunder efter leverans.
Men det hände nästan aldrig.

"Vi hinner inte. Vi glömmer. Vi prioriterar nyförsäljning", sa VD:n.

Men han visste att bristen på uppföljning gjorde att:

• Kunder gick till konkurrenter.
• Fel upptäcktes för sent.
• Reklamationer blev dyrare än nödvändigt.

Lösningen?

• När leveransen bokfördes i affärssystemet triggades automatiskt ett mejl till kunden med en uppföljningslänk.
• Om kunden inte svarade inom 5 dagar fick säljaren en påminnelse med färdig mall att skicka.
• Om kunden flaggade för problem gick en intern notis till serviceansvarig.

Totalkostnad?
Under 9 000 kr.

Effekt:

• Uppföljning genomfördes på 98% av alla leveranser.
• Kundnöjdheten ökade.
• Antalet eskalerade reklamationer minskade med 40%.

VD:ns ord:
"Det bästa är att ingen märker att vi automatiserat det. Alla tror att vi blivit bättre på att följa upp. Ingen vet att det sköter sig självt."

Lärdomar: Det lilla, billiga och skitiga slår alltid storprojekten

Jag vill att du tar med dig tre saker från det här kapitlet:

1. De största vinsterna finns i det lilla.
   De små, fula momenten som alla irriterar sig på -- men ingen tagit tag i.
   Börja där.
2. Du behöver inte byta system.
   Låt systemet vara.
   Bygg smarta genvägar runt det som är krångligt.
   Det finns enkla sätt att koppla ihop saker idag -- utan IT-projekt.
3. Tänk alltid: Hur får vi effekten utan att någon märker att vi ändrat något?
   Det är där magin ligger.
   När processen känns som den alltid gjort -- men friktionen är borta.
   Och tiden är tillbaka.