Kapitel 12: Byrån som hittade sin flaskhals i onboarding

Det här är en berättelse om ett företag som på ytan hade allt rätt.
De växte snabbt.
De öppnade nya filialer.
De anställde folk.
De vann kunder.

Men bakom kulisserna höll företaget på att kvävas av en osynlig flaskhals:
Onboarding.

Ett ord som kanske låter som HR-snack.
Men som i deras fall nästan stoppade hela tillväxten.

Tillväxtens baksida

Företaget var en byrå inom tekniska tjänster.
De hade vuxit från 12 till 35 anställda på två år.
De hade öppnat två nya filialer.
Allt såg bra ut på pappret.

Men internt var trycket enormt.
VD:n var fortfarande den som:

• Sålde in alla större affärer.
• Skötte strategiska samarbeten.
• Projektledde större kundprojekt.
• Och -- på kvällar och helger -- onboardade nya medarbetare.

Varför?

För att ingen annan "kunde förklara hur vi jobbar".
Inga processer var dokumenterade.
Inga standardrutiner fanns för nya medarbetare.
Alla visste att saker skedde på VD:ns sätt -- men ingen kunde förklara det.

Så varje gång de öppnade en ny filial eller anställde nytt folk, hamnade VD:n i samma mardröm:

• Manuell introduktion.
• Följa upp onboarding via mejl, sms, telefonsamtal.
• Släcka bränder.

"Jag kan inte öppna fler filialer", sa han till mig.
"Jag drunknar i detaljer."

Flaskhalsen låg i onboarding -- inte i försäljning

När vi kartlade deras OPTIMERINGSCANVAS™ blev det glasklart:

• Det var inte försäljningen som var flaskhalsen.
• Det var inte projekthanteringen.
• Det var onboarding.

Det var där jobbet fastnade.
Det var där nya medarbetare kände sig förvirrade.
Det var där VD:n brände sina kvällar.

Och det som gjorde saken värre:
Eftersom onboardingprocessen var helt manuell och muntlig, spreds olika sätt att jobba på de olika filialerna.
Det som funkade i Stockholm funkade inte i Malmö.
Kvaliteten blev ojämn.
Kunderna började klaga.

Steg 1: Förenkla -- gör jobbet en gång, inte 100 gånger

Första steget var brutalt:
Vi ska sluta onboarda folk via VD:ns hjärna.
Vi ska bygga en enkel, standardiserad onboarding som sköter sig själv.

Vi började med att:

• Dokumentera de 10 viktigaste momenten nya medarbetare behövde förstå.
• Spela in korta videos där VD:n själv förklarade – en gång för alla.
• Skapa mallar, checklistor, och guider som nya medarbetare kunde använda utan att fråga någon.

Allt paketerades i ett onboardingpaket.

Men vi gjorde det enkelt:

• Noll intranät.
• Noll komplicerade plattformar.
• En enkel samlad plats som alla fick tillgång till första dagen.

Steg 2: Automatisera -- men utan att göra det till ett IT-projekt

Nästa steg var att få processen att rulla -- utan att VD:n behövde vara med.

Vi byggde en diskret automation:

• När HR lade in en ny medarbetare i personalregistret, skickades automatiskt ett mejl med länkar till onboardingpaketet.
• Medarbetaren fick automatiska påminnelser om viktiga delar som skulle klaras av dag 1, dag 3 och dag 10.
• Chefen för filialen fick rapporter om vad som var genomfört -- utan att behöva jaga någon.

Allt hände i bakgrunden.
VD:n såg inget.
Behövde inte godkänna något.
Fick bara lugnet av att veta att det flöt.

Steg 3: Standardisera -- sluta göra undantag

Vi gjorde det också tydligt internt:
Alla filialer kör exakt samma onboarding.
Inga undantag.
Inga "vi gör så här i Göteborg"-lösningar.

Det här var viktigt.

För när företag växer snabbt och öppnar nya kontor, vill ofta filialchefer sätta sin egen prägel.
Men vi visste att standardisering var enda vägen till skalbarhet.

Så vi slog fast:

• Samma onboarding.
• Samma mallar.
• Samma struktur.

Resten?
Lokal anpassning i det dagliga jobbet.

Steg 4: Mät – och gör det synligt

Vi satte upp enkla mått:

• Alla nya medarbetare skulle genomföra onboarding inom 10 dagar.
• Filialcheferna fick ansvar för att följa upp.
• VD:n såg bara en enkel rapport varje vecka: klart eller inte klart.

Det räckte.

Inga dashboards.
Inga analyser.

Bara svart på vitt:
Gjort -- eller inte.

Steg 5: Effekten -- frihet att fortsätta växa

Efter tre månader:

• Onboarding som tidigare tog VD:n 10--15 timmar per nyanställd -- var nere på 1.
• Fel i projekten på grund av missförstådda arbetssätt? Nästan noll.
• Nya medarbetare kände sig tryggare, snabbare.

Men viktigast:

• VD:n kunde lägga sin tid på att öppna nya filialer, vinna nya kunder – inte springa runt som intern utbildare.

Hans kommentar efteråt:
"Jag trodde det var försäljningen som skulle stoppa oss. Men det var jag själv. Jag hade blivit flaskhalsen. Nu är jag fri."

Lärdom: När du växer -- blir du flaskhalsen

Det här caset visar en smärtsam sanning:
Ju snabbare du växer, desto mer blir du själv flaskhalsen.

Och det är inte i försäljningen eller produktionen.
Det är i:

• Onboarding.
• Rutiner.
• Intern ordning.

Men lösningen är inte dyra system eller konsulter.
Det är:

• Förenkla.
• Automatisera i bakgrunden.
• Standardisera.

Så att du kan fortsätta växa -- utan att kvävas.

Och det bästa?
Det går att göra snabbt.
Utan stora projekt.
Utan att ändra allt.
Med hjälp av smarta små integrationer som gör jobbet osynligt i bakgrunden.

Det är så vi gör på riktigt.