Kapitel 11: Kafferosteriet som eliminerade tre moment

Det här är en historia om ett av de mest klassiska småföretagsfelen jag ser:
Att göra saker som inte längre behövs -- bara för att man alltid har gjort dem.

Företaget i det här fallet var ett kafferosteri.
Ett mindre företag som vuxit sig tillräckligt stort för att ha egna distributionsrutiner, ett affärssystem, ett lager.
De hade tio anställda, och en VD som fortfarande var den som:

• Skötte försäljningen.
• Tog emot leveranser.
• Kollade produktionen.
• Satt på kvällarna och matade in fakturaunderlag.

Känner du igen bilden?
Det är standard i den här typen av företag.

Och just därför var det också så lätt att de fastnade i gamla arbetssätt.

Tre moment som "åt upp dagen"

När vi kartlade deras arbetsflöde såg vi snabbt tre moment som sög tid och energi:

1. Orderhantering:
   Kunder beställde via mejl.
   VD:n eller någon i teamet knappade in ordern i affärssystemet.
   Det var svårt att bygga en e-handelslösning eftersom varje kund hade sina egna specialpriser, leveransavtal och överenskommelser.
2. Plocklistor och produktionsordrar:
   För att få ut en plocklista till lagret och en produktionsorder till rosteriet, var de tvungna att skriva ut två olika listor från affärssystemet.
   Ofta var dessa ofullständiga, så de kompletterades med handskrivna lappar och muntliga direktiv.
3. Fakturering:
   Efter leverans satt VD:n själv och plockade ihop underlaget manuellt.
   Lade in i affärssystemet.
   Skickade fakturan.

Varje order genererade minst 30 minuters administration.
Många order innebar över en dags admin – mitt i veckan.
Mitt i kaoset.

"Vi behöver nog skaffa ett nytt affärssystem som löser allt det här", sa VD:n.

Och visst -- det hade man kunnat göra.

Men sanningen?
Det var överkurs.

För vi kunde lösa det smartare, enklare -- med hjälp av en smygande low-code-rutin.

Steg 1: Vi börjar med orderhanteringen -- men utan att störa säljarna

Vi visste att säljarna (ofta VD:n själv) aldrig skulle vilja krångla med affärssystemet direkt.
Så vi byggde en genväg:

• De fortsatte ta emot ordrar via mejl.
• De skickade vidare ordermejlet till en särskild adress.
• En automation plockade upp mejlet, extraherade orderinformationen och registrerade ordern i affärssystemet.
• Kunden fick automatiskt en bekräftelse tillbaka – från systemet.

Ingen extra inmatning.
Ingen ny rutin.
Ingen träning.
Bara ett enkelt mejl -- som VD:n ändå redan skrev.

Steg 2: Plocklistor och produktionsordrar utan manuell hantering

Nästa stopp: lagret och rosteriet.

Vi såg snabbt att det inte var själva affärssystemet som var problemet -- utan att det saknades ett sätt att skapa anpassade plocklistor och produktionsordrar utan att blanda in manuell korrigering.

Vi skapade en lösning där:

• När ordern kom in, genererade automationen en anpassad plocklista och produktionsorder i realtid -- baserat på lagersaldo och tidigare kundspecifika krav.
• Dessa skickades direkt till lagret och rosteriet som PDF -- via mejl.
• All kommunikation skedde automatiskt utan att någon behövde printa, skriva ut, eller springa med lappar.

En enkel integration.
Men med stor effekt.

Steg 3: Faktureringen -- från kaos till klick

När leveransen var klar, användes leveransinformationen och produktionsordern för att automatiskt skapa ett fakturautkast i affärssystemet.

VD:n fick ett mejl varje morgon med fakturautkasten redo att klicka igenom och godkänna.
Inga mer kvällar med Excel och manuellt knappande.

Faktureringen tog nu 10 minuter per dag.
Tidigare?
Minst 2 timmar.

Steg 4: Nya vanor -- utan att ändra allt på en gång

Vi dokumenterade den nya processen.
Tre steg:

1. Säljaren mejlar ordern till den nya adressen.
2. Automation sköter registrering, plocklista, produktionsorder och fakturautkast.
3. VD:n klickar igenom och godkänner.

Inget nytt system.
Inga nya inloggningar.
Ingen omställningsångest.

Allt kändes som vanligt -- men gick tio gånger snabbare och med färre fel.

Resultatet? Luft. Och respekt för tiden.

Efter fyra veckor såg vi effekten:

• Orderhantering: Från 30 minuter per order till 5.
• Plock- och produktionslistor: Från 20 minuter manuellt arbete till 0.
• Fakturering: Från 2 timmar per dag till 10 minuter.
• Fel i fakturor och leveranser: Nästan noll.

Men det viktigaste var inte siffrorna.
Det var känslan.

VD:n sa det bäst själv:
"Jag visste inte hur mycket av min energi som gick åt till att dubbelkolla, rätta, och jaga lappar. Nu slipper jag tänka på det."

Och teamet kände samma sak.
De hade fått luft.
De kunde fokusera på kaffet, kunderna, och kvaliteten.

Slutsats: Tekniken ska inte synas -- bara leverera

Det här caset visar tydligt vad OPTIMA handlar om:

• Vi ändrade inte kundens sätt att jobba.
• Vi byggde inte om deras system.
• Vi förenklade inte bort flexibiliteten som var viktig för dem.

Vi bara:

• Rensade onödiga steg.
• Automatiserade det som var repetitivt.
• Lät tekniken göra jobbet i bakgrunden -- utan att den tog plats.

Ingen behövde bli IT-expert.
Ingen behövde gå kurs.
Ingen behövde offra sin kundrelation eller sina rutiner.

Vi bara tog bort friktionen.
Och gav tillbaka luften.