Kapitel 10: Case – Från kaos till flyt för den operativa VD:n

Det här är ett case som handlar om en typ av företagare jag ofta möter:
VD:n som säljer själv, jagar leverantörer, styr och ställer i produktionen -- och dessutom sitter på kvällarna och knådar med administrationen.

Vi pratar om ett tillverkande bolag med 10 anställda.
De hade vuxit snabbt de senaste åren.
Det fanns ett affärssystem på plats, ett bokföringssystem, och en hel hög av halvdana rutiner som skapats under tillväxtens press.

"Vi behöver nog byta system", sa VD:n.
"Allt är så trögt."

Men när vi började kartlägga processen visade det sig att problemet inte satt i systemen.
Problemet satt i hur de arbetade.

Och kanske mest av allt:
Problemet satt i att VD:n själv var flaskhalsen i nästan alla kritiska flöden.

En process byggd på genvägar

Låt mig ge dig en bild av hur deras vardag såg ut.

Säljarna (vilket ofta var VD:n själv) skapade offerter i Excel.
Systemet de hade gick att använda -- men det tog för lång tid.
"Det är för mycket klickande, för många fält", sa han.

Så de räknade manuellt, kastade ut offerten snabbt i ett mejl till kunden.
När kunden svarade, fick säljaren manuellt lägga in ordern i affärssystemet -- bara för att få ut en formell order som gick till produktionen.

När produktionen var klar, plockades leveransdata från affärssystemet och från produktionens egna lappar.
Allt sammanställdes i Excel.
Fakturan skapades för hand.

"Det är för mycket dubbeljobb", suckade VD:n.
"Men det känns för dyrt och omständligt att bygga om allt i systemen. Och konsulterna säger att det är ett stort projekt."

Och ja -- det hade de rätt i.
Om man bara såg systemet som lösningen.

Steg 1: Vi går runt systemet – men smart

Här kom vår filosofi in:
Vi behöver inte bygga om hela affärssystemet.
Vi behöver inte tvinga in hela processen i systemets dyra moduler.
Vi kan bygga en enkel, smart genväg -- som sparar tid, minskar fel, och inte stör säljaren.

Så vad gjorde vi?

Vi lät offertkalkylen ligga kvar i Excel.
Men istället för att säljaren behövde logga in i affärssystemet och mata in allt manuellt, skapade vi en enkel rutin:

• När säljaren var klar med offerten, skickade han ett mejl med Excelfilen till en speciell adress.
• Där tog en enkel automation över.
• Den läste filen, plockade ut nyckelinformation, och registrerade automatiskt ordern i affärssystemet.
• Säljaren fick en bekräftelse tillbaka -- ordern var inne, produktionen kunde börja.

Allt utan att säljaren behövde lägga en extra timme i systemet.
Allt utan att bygga om systemet.

En enkel integration.
Ingen såg den.
Den bara gjorde jobbet i bakgrunden.

Steg 2: Samma lösning för faktureringen

När leveransen var klar, fanns fortfarande behov av att samla upp underlag från produktionen och affärssystemet.

Istället för att fortsätta jaga data manuellt:

• Produktionen fyllde i sitt underlag i ett enkelt formulär som automatiskt kopplades till ordern.
• Faktureringsunderlaget samlades upp och skickades som en färdig rapport till bokföringen.
• En enkel klickning -- faktura skapad.

Ingen gick in i tre system längre.
Ingen letade längre efter lappar och mejltrådar.

Steg 3: Standardisera den nya vardagen

Vi skapade en enkel rutinbeskrivning:

• Så här gör vi offert.
• Så här skickar vi in ordern.
• Så här skapar vi faktura.

Alla visste vad som gällde.
Alla gjorde lika.

Och viktigast:
Säljaren -- VD:n -- kunde göra sitt jobb utan att fastna i adminfällan.

Steg 4: Resultat -- Lättnad, kontroll och tid över

Efter två månader mätte vi resultatet:

• Tidsåtgång för att skapa och hantera en order: från 45 minuter till 5.
• Fel i fakturor: från 15% till 0%.
• Antal gånger VD:n behövde jaga underlag: noll.

Och viktigast av allt:
VD:n kunde lägga sin tid där han skapade värde:

• Sälja.
• Stötta produktionen.
• Utveckla affären.

Inte på att mata data i system som ingen ville använda.

Lärdomar från verkligheten

Det här caset visar varför jag älskar no-code och low-code-lösningar -- även om vi inte pratar om dem öppet i lösningen.

Vi behövde inte:

• Byta system.
• Starta ett IT-projekt.
• Anlita dyra konsulter.

Vi byggde en enkel, smart rutin som lät människorna fortsätta jobba som de ville -- men med digitala stödhjul i bakgrunden som gjorde att processen flöt utan friktion.

Det är så vi måste tänka i företag som dessa:

• Operativa VD:ar som är överallt.
• Som inte vill ha fler system.
• Som vill ha luften tillbaka.

Vi ger dem det – utan att prata teknik.