DAG 8: Observationsmetoden - Följ flödet
Idag börjar vi jaga på riktigt.
Förra veckan kartlade du din verksamhet från utsidan. Du ritade flöden, samlade data, räknade kostnader. Det gav dig en teoretisk förståelse för var flaskhalsen troligen sitter.
Men nu ska vi gå in i verkligheten. Vi ska följa arbetet steg för steg genom din verksamhet och se exakt vad som händer. För det är skillnad mellan vad vi tror händer och vad som faktiskt händer.
Låt mig berätta om Martin och överraskningen i lagerrummet.
Martin driver en webbyrå med 16 anställda. Hans kartläggning pekade tydligt på flaskhalsen: "Utvecklarna hinner inte med alla projekt."
Helt logiskt. Utvecklarna var stressade, projekten försenades, kunderna klagade. Flaskhalsen var uppenbar.
Men när jag följde ett projekt från start till slut upptäckte vi något helt annat:
Utvecklarna spenderade 40% av sin tid på att leta efter information. Design-filer som låg i fel mappar. Kravspecifikationer som inte var uppdaterade. Kundförändringar som inte kommunicerats vidare.
Den verkliga flaskhalsen var inte utvecklarkapacitet. Det var informationshantering.
En dag av städning i mapparna och tydliga rutiner löste mer än att anställa två utvecklare hade gjort.
Det är kraften i observationsmetoden: Den visar dig verkligheten, inte teorin.
Varför observationsmetoden avslöjar sanningen
Anledning 1: Du ser det dolda arbetet
Det arbete som inte syns i processkartor:
- Leta efter information
- Vänta på svar
- Korrigera missförstånd
- Koordinera mellan personer
- Lösa tekniska problem
Anledning 2: Du ser variationerna
Teorin säger "detta tar 2 timmar." Observationen visar att det tar 30 minuter eller 6 timmar beroende på omständigheter.
Anledning 3: Du ser handovers
Det som händer när arbetet flyttas från person A till person B. Där gömmer sig många flaskhalsar.
Anledning 4: Du ser avbrotten
Telefoner, möten, akuta ärenden som avbryter flödet och skapar väntetider.
Så här följer du flödet (3 timmar, spritt över dagen)
Förberedelse (15 minuter)
- Välj ett typiskt projekt/order/ärende som startade för max 1 vecka sedan
- Identifiera startpunkten: Var "började" arbetet? (Kundförfrågan, inkommande order, etc.)
- Packa observationskit: Anteckningsblock, penna, timer, access till alla system
Följ flödet: Fas 1 - Dokumentera vad som hände (90 minuter)
Gå igenom projektet/ordern kronologiskt och dokumentera varje steg:
För varje steg, anteckna:
- Vad: Vad gjordes? (konkret aktivitet)
- Vem: Vem gjorde det?
- När: Vilken dag/tid? Hur länge?
- Var: Vilket system/verktyg/plats?
- Varför vänta: Om det fanns väntetid - varför?
Martins exempel:
- Dag 1, 09:00: Kundförfrågan kommer via mejl (Sara, 5 min)
- Dag 1, 09:05-14:00: Väntar (Sara på lunch/möten, 5 tim)
- Dag 1, 14:00: Sara läser förfrågan och skickar till Martin (10 min)
- Dag 1, 14:10-Dag 2, 08:00: Väntar (Martin kommer imorgon, 18 tim)
- Dag 2, 08:00: Martin gör kostnadsbedömning (45 min)
- Dag 2, 08:45: Martin skickar till utvecklare för teknisk bedömning (5 min)
- Dag 2, 08:50-11:30: Väntar (utvecklare i möte, 2.5 tim)
Följ flödet: Fas 2 - Identifiera mönster (30 minuter)
Gå igenom dina anteckningar och markera:
Röd markering: Väntetider över 2 timmar Gul markering: Aktiviteter som upprepades eller korrigerades Blå markering: Handovers (byte av ansvarig person)
Följ flödet: Fas 3 - Hitta flaskhalsen (45 minuter)
Analysera dina markeringar:
Flaskhals-signaler att leta efter:
- Längsta väntetiderna (mest röd markering kring en person/steg)
- Mest korrigeringar (mest gul markering kring en aktivitet)
- Mest handovers (mest blå markering kring en övergång)
- Återkommande väntepunkter (samma person/steg väntas på flera gånger)
Martins aha-upplevelse
När Martin följde flödet upptäckte han mönstret:
Väntetider över 2 timmar:
- Vänta på kundinformation: 3 gånger (totalt 18 timmar)
- Vänta på design-filer: 2 gånger (totalt 8 timmar)
- Vänta på utvecklarbedömning: 2 gånger (totalt 6 timmar)
- Vänta på information från tidigare projekt: 4 gånger (totalt 22 timmar)
Flaskhalsen: Utvecklarna spenderade 22 timmar på att leta efter information som borde varit lätt tillgänglig.
Lösning: En timmes städning av projektmappar + enkla namnkonventioner
Resultat: Utvecklingstiden per projekt sjönk från 8 till 5 dagar
Din flödes-observation idag
Steg 1: Välj ditt projekt (5 minuter)
Vilket projekt/order/ärende kommer du följa? _______________
Vem kan hjälpa dig rekonstruera händelserna? _______________
Vilka system/verktyg behöver du access till? _______________
Steg 2: Rekonstruera kronologin (90 minuter)
Använd denna mall för varje steg:
Steg [nummer]:
- Vad: _______________
- Vem: _______________
- När: _______________ (tid/datum)
- Tid spenderad: _______________
- Väntetid efter: _______________
- Anledning till väntetid: _______________
Fortsätt tills projektet är levererat eller avslutat.
Steg 3: Markera mönster (15 minuten)
Gå igenom dina anteckningar och räkna:
Väntetider över 2 timmar: ___ st (vilka?) Korrigeringar/omtag: ___ st (vilka?)
Handovers mellan personer: ___ st (vilka?) Information som fattades: ___ gånger (vilken?)
Steg 4: Identifiera flaskhalsen (15 minuter)
Baserat på dina observationer, var är flaskhalsen?
Person: _______________ Process: _______________ Information: _______________ System: _______________ Beslut: _______________
Största enskilda väntetiden: _______________ Mest återkommande problem: _______________
Vanliga överraskningar från observationsmetoden
Överraskning 1: Flaskhalsen är inte där du trodde
Som Martin - utvecklarkapacitet var inte problemet, informationshantering var.
Överraskning 2: Små saker skapar stora effekter
Felaktiga filnamn kan skapa timmar av letande. Oklara instruktioner kan skapa dagar av missförstånd.
Överraskning 3: Väntetiderna är större än arbetstiderna
Ofta visar sig att 70% av projekttiden är väntan, bara 30% aktivt arbete.
Överraskning 4: Samma problem upprepas
Samma information letades 4 gånger. Samma beslut fattades om 3 gånger. Samma kund kontaktades av 5 olika personer.
Morgondagens uppdrag
Idag: Följ ditt flöde från start till slut. Dokumentera allt. Leta efter det som tar mest tid utan att skapa värde.
Imorgon: Vi ska intervjua rätt personer för att få deras perspektiv på var flaskhalsen sitter - ofta ser de saker du missar.
Kom ihåg: Observationsmetoden visar dig sanningen. Men sanningen är inte alltid vad du förväntar dig. Var öppen för överraskningar.