DAG 6: Följ pengarna
Välkommen till vecka 2 av din flaskhalsjakt.
Förra veckan lärde du dig att tänka som flaskhalsjägare och du började kartlägga din verksamhet. Nu har du troligen en känsla för var din flaskhals sitter.
Men idag ska vi gå djupare. För det räcker inte att veta var flaskhalsen är. Du måste veta exakt hur mycket den kostar dig.
Varför? För att pengar motiverar handling.
Jag har träffat hundratals företagare som "vet" var deras problem ligger. Men de gör inget åt det. De skjuter upp, prioriterar bort, hittar ursäkter.
Men när de förstår vad problemet kostar dem i hårda kronor? Då händer saker fort.
Låt mig berätta om Christina och 2,4-miljoners-flaskhalsen.
Christina driver en rekryteringsfirma med 22 anställda. Hon visste att deras flaskhals var "konsulterna som inte hinner med alla uppdrag." Hon hade vetat det i två år.
Men hon hade aldrig räknat på vad det kostade.
När vi satt ner och följde pengarna visade det sig att flaskhalsen kostade henne 2,4 miljoner kronor per år i förlorade intäkter.
2,4 miljoner.
Plötsligt var det inte längre "något vi borde titta på när vi har tid." Det blev hennes absoluta prioritet nummer ett.
Två veckor senare hade hon löst det.
Varför ekonomisk påverkan är nyckeln
Utan ekonomisk påverkan: "Vi borde fixa det här någon gång" Med ekonomisk påverkan: "Vi fixar det här NU"
Utan ekonomisk påverkan: Flaskhalselimineringen konkurrerar med hundra andra prioriteringar Med ekonomisk påverkan: Flaskhalselimineringen BLIR prioriteringen
Utan ekonomisk påverkan: Du gissar om lösningen är värd kostnaden Med ekonomisk påverkan: Du VET att nästan vilken lösning som helst är värd kostnaden
Så här räknar du flaskhalsens verkliga kostnad
Metod 1: Förlorade intäkter
Vad du mäter: Hur mycket mer skulle ni kunna sälja om flaskhalsen försvann?
Christinas exempel:
- Nuvarande kapacitet: 45 uppdrag per månad
- Antal förfrågningar som avvisas pga kapacitetsbrist: 15 per månad
- Genomsnittligt uppdragsvärde: 35 000 kr
- Förlorade intäkter per månad: 15 × 35 000 = 525 000 kr
- Förlorade intäkter per år: 525 000 × 12 = 6,3 miljoner kr
Men det var inte hela kostnaden...
Metod 2: Ineffektivitetskostnader
Vad du mäter: Hur mycket kostar väntetiderna i din nuvarande process?
Christinas exempel:
- Genomsnittlig väntetid per uppdrag: 5 dagar
- Antal pågående uppdrag samtidigt: 25
- Genomsnittlig konsultlön per dag: 2 000 kr
- Ineffektivitetskostnad per månad: 25 × 5 × 2 000 = 250 000 kr
- Ineffektivitetskostnad per år: 250 000 × 12 = 3 miljoner kr
Metod 3: Fördröjningskostnader
Vad du mäter: Vad kostar det när leveranser försenas?
Christinas exempel:
- Antal försenade uppdrag per månad: 8
- Genomsnittlig förseningstid: 1 vecka
- Straffavgift/prisavdrag per försenat uppdrag: 5 000 kr
- Kostnad för övertid för att kompensera: 15 000 kr per försenat uppdrag
- Fördröjningskostnad per månad: 8 × (5 000 + 15 000) = 160 000 kr
- Fördröjningskostnad per år: 160 000 × 12 = 1,9 miljoner kr
Christinas totala flaskhals-kostnad
- Förlorade intäkter: 6,3 miljoner kr
- Ineffektivitetskostnader: 3 miljoner kr
- Fördröjningskostnader: 1,9 miljoner kr
- TOTAL KOSTNAD: 11,2 miljoner kronor per år
Men vänta - det känns för högt, eller hur?
Det är det vanligaste invändningen: "Det kan inte kosta så mycket."
Men Christina räknade konservativt. Hon använde lägsta möjliga siffror. Och matematiken ljuger inte.
Hennes flaskhals kostade henne verkligen över 11 miljoner kronor per år.
Därför fixade hon den på två veckor.
Din flaskhals-kalkyl (20 minuter)
Nu ska du räkna på din egen flaskhals. Använd den flaskhals du identifierat i förra veckans kartläggning.
Steg 1: Förlorade intäkter (8 minuter)
Fråga 1: Hur många kunder/projekt/order avvisar eller förlorar ni per månad pga kapacitetsbrist i flaskhalsen? Svar: ___ st per månad
Fråga 2: Vad är genomsnittsvärdet på en kund/projekt/order? Svar: ___ kr
Beräkning: ___ × ___ = ___ kr förlorade intäkter per månad Per år: ___ × 12 = ___ kr
Steg 2: Ineffektivitetskostnader (6 minuter)
Fråga 1: Hur många timmar per vecka "väntar" folk på grund av flaskhalsen? (Tid där folk skulle kunna jobba produktivt men inte kan pga flaskhalsen) Svar: ___ timmar per vecka
Fråga 2: Vad kostar en genomsnittlig arbetstimme i ert företag? (Lön + omkostnader) Svar: ___ kr per timme
Beräkning: ___ × ___ × 52 = ___ kr ineffektivitetskostnader per år
Steg 3: Fördröjningskostnader (6 minuter)
Fråga 1: Hur många leveranser/projekt försenas per månad pga flaskhalsen? Svar: ___ st per månad
Fråga 2: Vad kostar en genomsnittlig försening? (Övertid, straffavgifter, missnöjda kunder) Svar: ___ kr per försening
Beräkning: ___ × ___ × 12 = ___ kr fördröjningskostnader per år
Din totala flaskhals-kostnad:
- Förlorade intäkter: ___ kr per år
- Ineffektivitetskostnader: ___ kr per år
- Fördröjningskostnader: ___ kr per år
- TOTAL KOSTNAD: ___ kr per år
Vad siffran betyder
Om din flaskhals kostar under 500 000 kr per år: Du har antingen en liten flaskhals eller räknat för konservativt. Dubbelkolla dina siffror.
Om din flaskhals kostar 500 000 - 2 miljoner kr per år: Det här är en betydande kostnad som motiverar seriösa insatser för att eliminera flaskhalsen.
Om din flaskhals kostar över 2 miljoner kr per år: Det här är en akut situation. Nästan vilken lösning som helst är ekonomiskt motiverad.
Christinas genombrott
När Christina såg siffran 11,2 miljoner kronor hände något:
Vecka 1: Hon anställde två konsulter på temporära kontrakt Vecka 2: Hon implementerade en enkel prioriteringsprogramvara
Vecka 3: Hon delegerade projektledning till senior-konsulterna
Kostnad för lösningen: 180 000 kr + 2 veckors arbete Effekt: Kapaciteten ökade med 40%, väntetiderna halverades, förseningarna nästan försvann
ROI: 11,2 miljoner kr kostnad eliminerad för 180 000 kr investering = 6 200% avkastning
Och det var med en konservativ lösning. Hon kunde ha investerat 1 miljon kr och fortfarande fått fantastisk avkastning.
Morgondagens uppdrag
Idag: Räkna på din flaskhals-kostnad. Skriv ner den slutliga siffran och visa den för någon i ledningsgruppen/teamet.
Imorgon: Vi ska säkerställa att du inte fokuserar på symptom istället för verkliga orsaker - den vanligaste fallgropen i flaskhalsjakt.
Kom ihåg: Om siffran känns hög - bra. Det betyder att det är värt att eliminera flaskhalsen. Om siffran känns låg - räkna igen med mindre konservativa antaganden.
Pengarna ljuger inte. Din flaskhals kostar dig mer än du tror.