DAG 5: Datasamling för vanliga dödliga
Hur gick det med servietten igår?
Jag hoppas du hittade några intressanta väntetider i ditt flöde. Men nu kommer det viktiga: Att validera vad servietten visade med verklig data.
För servietten visar dig var du tror att flaskhalsen är. Data visar dig var den verkligen är.
Problemet med företagares "data-samling":
Nästan alla företagare jag träffar säger samma sak: "Vi behöver mer data för att förstå våra processer."
Så de installerar avancerade system. Anlitar BI-konsulter. Bygger dashboards med hundra KPI:er. Spenderar månader på att samla "komplett" data.
Och kommer ingen vart.
Låt mig berätta om Mikael och 80/20-regeln för data.
Mikael driver en logistikfirma med 29 anställda. När jag träffade honom hade han precis spenderat 350 000 kronor på ett "business intelligence-system" för att "få full koll på våra processer."
Systemet var imponerande. 47 olika rapporter. Real-time dashboards. Grafer över allt.
"Men var är din flaskhals?" frågade jag.
"Det vet vi inte än," sa Mikael. "Vi samlar fortfarande data. Vi behöver minst sex månaders historik för att få riktiga insights."
Jag hittade hans flaskhals på 2 timmar med 3 enkla datafrågor.
Flaskhalsen: Lastbilschaufförerna spenderade 40% av sin tid på att vänta på lastning på kunders lager. Inte för att kunderna var långsamma, utan för att Mikaels planering var för optimistisk med tiderna.
Lösning: Lägga till 30 minuter buffert per stopp i planeringen.
Resultat: 25% fler leveranser per dag utan extra kostnader.
Data som behövdes: Antal leveranser per dag, genomsnittlig tid per stopp, antal förseningar. Tre siffror. Inte 47 rapporter.
80/20-regeln för flaskhalsjakt
80% av flaskhals-insikterna kommer från 20% av all möjlig data.
Du behöver inte mäta allt. Du behöver mäta rätt saker.
Och "rätt saker" för flaskhalsjakt är tre typer av data:
1. TID-data: Var väntar jobbet?
2. FEL-data: Var händer mest korrigeringar?
3. FRUSTRATION-data: Var suckar folk mest?
Det är allt. Tre typer. Inte trettio.
Så här samlar du flaskhals-data (ingen avancerad teknik krävs)
TID-data: Spåra väntetider
Vad du mäter: Skillnaden mellan arbetstid och totaltid för varje steg i ditt flöde
Hur du mäter det:
- Ta dina 5 senaste projekt/order/ärenden
- För varje steg i servietten, fråga: "Hur lång tid spenderade vi aktivt arbete?" vs "Hur lång tid tog steget totalt?"
- Beräkna väntetiden: Totaltid minus arbetstid
Exempel från Mikael:
- Planering: 2h arbete / 2h totalt = 0h väntetid ✓
- Lastning: 3h arbete / 5h totalt = 2h väntetid ⚠️
- Transport: 6h arbete / 12h totalt = 6h väntetid 🚨
- Lossning: 1h arbete / 1.5h totalt = 0.5h väntetid ✓
Flaskhalsen: Transport (längst väntetid)
FEL-data: Räkna korrigeringar
Vad du mäter: Hur många gånger arbete måste göras om per steg
Hur du mäter det:
- Ta samma 5 projekt/order/ärenden
- För varje steg, räkna: Hur många "omtag" krävdes?
- Fråga: Felaktiga leveranser? Kundklagomål? Interna korrigeringar?
Exempel från en annan kund:
- Planering: 0.2 omtag per projekt ✓
- Design: 2.1 omtag per projekt 🚨
- Utveckling: 0.8 omtag per projekt ✓
- Test: 0.3 omtag per projekt ✓
Flaskhalsen: Design (flest omtag = flest störningar av flödet)
FRUSTRATION-data: Lyssna på teamet
Vad du mäter: Var klagar folk mest och oftast
Hur du mäter det:
- Fråga 3-5 personer i teamet: "Vilken del av vårt arbete är mest frustrerande?"
- Anteckna svaren ordagrant
- Leta efter mönster: Vilken del av processen nämns oftast?
Typiska svar som avslöjar flaskhalsar:
- "Vi väntar alltid på..." (människoflaskhals)
- "Det här steget tar alltid längre än väntat" (processflaskhals)
- "Systemet krånglar när vi..." (systemflaskhals)
- "Vi vet aldrig vem som ska godkänna..." (beslutsflaskhals)
- "Vi har aldrig tid för..." (kapacitetsflaskhals)
Mikaels genombrott med enkel data
När Mikael slutade leta efter perfekt data och börja leta efter rätt data, hittade vi snabbt mönstret:
TID-data visade: 6 timmars väntetid under transport FEL-data visade: 60% av förseningarna startade under transport FRUSTRATION-data visade: Chaufförerna sa "Vi står och väntar hela tiden"
Alla tre pekade åt samma håll: Transport är flaskhalsen.
Djupare analys (15 minuter): Chaufförerna kom för tidigt till kunderna för att säkerställa leverans i tid. Men kundernas lager öppnade inte förrän schemalagd tid. Så de väntade 30-60 minuter per stopp.
Lösning: Buffert inlagd i planeringen så chaufförerna kom närmare rätt tid.
Resultat: Väntetiderna försvann, chaufförerna hann fler leveranser, kundnöjdheten ökade.
Din datasamling idag (30 minuter)
Nu ska du samla dina flaskhals-data. Sätt timer på 30 minuter. Inte mer.
Steg 1: TID-data (15 minuter)
- Ta dina 3 senaste projekt/order/ärenden
- För varje steg i din serviett från igår:
- Arbetstid (aktivt arbete): ___ timmar
- Totaltid (från start till slut): ___ timmar
- Väntetid (totaltid - arbetstid): ___ timmar
- Markera steget med längst väntetid
Steg 2: FEL-data (10 minuter)
- För samma 3 projekt/order/ärenden:
- Räkna omtag per steg: Hur många gånger gjorde ni om arbetet?
- Markera steget med flest omtag
Steg 3: FRUSTRATION-data (5 minuter)
- Fråga 2-3 personer i teamet: "Vilken del av vårt arbete är mest frustrerande?"
- Anteckna svaren
- Leta efter vilket processsteg som nämns oftast
Vad datan kommer visa dig
Om alla tre (tid, fel, frustration) pekar på samma steg: Du har hittat din flaskhals! 🎯
Om de pekar på olika steg: Din verkliga flaskhals är troligen det som orsakar de andra problemen. Fråga dig: "Vilket av dessa problem skapar de andra?"
Om ingenting tydligt framträder: Du behöver mer specifik data. Måndag fortsätter vi med observationsmetoden.
Veckans genombrott
Under denna vecka har du:
- Dag 1: Lärt dig tänka som flaskhalsjägare
- Dag 2: Kategoriserat din typ av flaskhals
- Dag 3: Krossat myterna som hindrar dig
- Dag 4: Ritat ditt flöde på 15 minuter
- Dag 5: Samlat data som visar var flaskhalsen är
Måndag börjar vecka 2: Djupare kartläggning och precis identifiering av din flaskhals.
Helguppdrag (valfritt men kraftfullt)
Över helgen: Observera din verksamhet med flaskhalsjägar-ögon. Var uppmärksam på:
- När folk säger "vi väntar på..."
- När arbete bara... ligger
- När samma problem dyker upp igen
Anteckna kort vad du ser.
Måndag: Vi följer pengarna och ser exakt hur mycket din flaskhals kostar dig.