DAG 4: Rita ditt flöde på en servett (15 minuter)
Välkommen till kartläggningsveckan.
Nu när du tänker som en flaskhalsjägare och vet vilken typ av flaskhals du troligen har, är det dags att hitta den exakt.
Men innan vi börjar jaga måste vi veta vad vi jagar I. Och det gör vi genom att kartlägga ditt flöde.
Jag har sett företagare spendera veckor på att skapa detaljerade processkartor i dyra program. Hundratals rutor, pilar och beslutsdiamanter. De blir stolta över sina konstverk.
Men de hittar sällan sin flaskhals.
Problemet är inte att kartorna är för enkla. Problemet är att de är för komplicerade.
Låt mig berätta om Elisabeth och servett-metoden.
Elisabeth driver en webbyrå med 18 anställda. Hon hade anlitat en konsult för 120 000 kronor för att "kartlägga och optimera processerna." Efter tre månader hade de producerat 47 sidor processkartor i Visio.
Vackra kartor. Detaljerade kartor. Helt värdelösa kartor.
För när jag bad Elisabeth rita hennes verkliga flöde på en servett på 15 minuter, ritade hon något helt annat än konsultens 47 sidor.
Och på den servetten - i hennes egen handstil, med hennes egna ord - hittade vi flaskhalsen på 10 minuter.
Varför fungerar servett-metoden bättre än professionella processkartor?
Varför enkelt slår komplicerat
Anledning 1: Du ritar vad som verkligen händer
Professionella kartor visar hur det "ska" vara. Servett-kartor visar hur det faktiskt är. Och flaskhalsar gömmer sig i verkligheten, inte i teorin.
Anledning 2: Du fokuserar på flödet, inte detaljerna
På en servett har du inte plats för allt. Så du ritar bara det som är viktigt för flödet. Och flaskhalsar syns i flödet.
Anledning 3: Du använder dina egna ord
Konsulter använder fancy termer. Du använder de ord du och ditt team faktiskt säger. "Vi väntar på godkännande" istället för "Auktoriseringsprocess pågår."
Anledning 4: Du ser helheten på en gång
En servett visar hela flödet på en blick. 47 sidor kräver att du hoppar fram och tillbaka. Flaskhalsar syns i helheten.
Elisabeths genombrott
När Elisabeth ritade på servetten kom hon fram till detta flöde:
Kundförfrågan → Offert → Godkännande → Projektstart → Design → Kundgodkännande → Utveckling → Test → Leverans
Men hon ritade också väntetiderna:
- Offert: 1-2 dagar arbete, 5-7 dagar totaltid
- Projektstart: 0.5 dagar arbete, 3-5 dagar totaltid
- Design: 3-5 dagar arbete, 5-10 dagar totaltid
- Kundgodkännande: 0 dagar arbete, 5-15 dagar totaltid
- Utveckling: 5-10 dagar arbete, 8-12 dagar totaltid
Flaskhalsen hoppade rakt i ögonen: Kundgodkännande av design.
Kunder tog 5-15 dagar på sig att godkänna design. Under tiden väntade hela projektet. Utvecklare satt utan arbete. Projektledare fick jongla med resurser. Deadlines sköts upp.
Lösning: Elisabeth skapade en "godkännande-deadline" på 5 arbetsdagar och en process för att automatiskt påminna kunder efter 3 dagar.
Resultat: Genomsnittlig projekttid sjönk från 6-8 veckor till 4-5 veckor. Kapacitetsutnyttjandet ökade med 30%.
Allt på grund av 15 minuter med en servett.
Så här ritar du ditt flöde (15 minuter)
Ta en penna och en servett (eller ett tomt papper). Ställ klockan på 15 minuter. Inte mer.
Steg 1: Rita huvudflödet (5 minuter)
Börja med: "Vad är det första som händer när vi får en kund/order/uppdrag?"
Rita rutor för varje huvudsteg från start till leverans. Använd dina egna ord:
- "Kunden ringer"
- "Vi skickar offert"
- "Chefen godkänner"
- "Vi börjar jobba"
- "Kunden får leverans"
Ignorera detaljer. Rita bara stegen där arbetet flyttas från en person/avdelning/fas till nästa.
Steg 2: Markera vem som gör vad (3 minuter)
Under varje ruta, skriv vem eller vilken avdelning som ansvarar:
- "Säljare"
- "Projektledare"
- "Tekniker"
- "Kund"
- "Chef"
Steg 3: Uppskatta tider (4 minuter)
För varje steg, skriv två siffror:
- Arbetstid: Hur lång tid spenderas aktivt arbete?
- Totaltid: Hur lång tid från start till slut på detta steg?
Exempel: Offert: 2h arbete / 3 dagar totalt
Steg 4: Markera väntetider (3 minuter)
Där totaltid >> arbetstid, markera det med rött. Det är där arbetet väntar.
Exempel från Elisabeths servett:
- Offert: 8h arbete / 5 dagar totalt ← röd markering
- Design: 24h arbete / 7 dagar totalt ← röd markering
- Kundgodkännande: 0h arbete / 10 dagar totalt ← STOR röd markering
Vad du ska leta efter
När du är klar med din servett, leta efter:
Signaler på människoflaskhals:
- Många steg har samma person ansvarig
- En person har störst skillnad mellan arbetstid och totaltid
- Flera steg "väntar på [namn]"
Signaler på processflaskhals:
- Ett steg har oproportionerligt lång totaltid
- Många handovers mellan personer/avdelningar
- Oklara ansvar ("vem gör det här egentligen?")
Signaler på systemflaskhals:
- Steg som heter "väntar på data" eller "systemet uppdateras"
- Manuella steg som "tar tid för systemet är långsamt"
- Dubbelarbete pga systembrister
Signaler på beslutsflaskhals:
- Steg som heter "väntar på beslut" eller "väntar på godkännande"
- Många eskaleringar till chef/ledning
- Osäkerhet om vem som bestämmer
Signaler på kapacitetsflaskhals:
- Ett steg har mycket längre totaltid än arbetstid
- Köer bildas ("vi väntar på att [avdelning] blir ledig")
- Samma resurser används i flera steg
Elisabeths aha-upplevelse
"Jag kunde inte förstå varför våra projekt alltid tog så lång tid," sa Elisabeth efteråt. "Vi hade ju kompetenta utvecklare, bra designers, snabba säljare. Men när jag såg servetten förstod jag: Vi väntade på kunderna!"
Det är kraften i servett-metoden. Den visar dig verkligheten, inte teorin.
Vanliga misstag att undvika
Misstag 1: För många detaljer
Om du har mer än 10 rutor blir det för komplicerat. Slå ihop steg, fokusera på huvudflödet.
Misstag 2: Rita "ska vara" istället för "är"
Rita hur det faktiskt fungerar idag, inte hur du vill att det ska fungera.
Misstag 3: Perfekta tider
Gissa tiderna. Sikta på ungefärlig riktighet, inte perfekt precision.
Misstag 4: Glömma väntetiderna
Det är skillnaden mellan arbetstid och totaltid som avslöjar flaskhalsar.
Morgondagens uppdrag
Idag: Rita din servett. Sätt 15 minuters timer och rita ditt flöde från kund till leverans.
Imorgon: Vi ska samla riktig data från din verksamhet för att validera vad servetten visar.
Tips: Visa din servett för någon från teamet. Fråga: "Stämmer det här? Vad har jag missat?" Ofta ser de saker du inte ser.
Kom ihåg: Den bästa flödeskartan är den som hjälper dig hitta flaskhalsen. Inte den som ser professionell ut.