DAG 3: Mytkrossaren
Vad kom du fram till igår?
Jag hoppas du lyckades kategorisera din flaskhals. Om du är som de flesta har du förmodligen landat på människoflaskhals eller processflaskhals - de är klart vanligast i svenska företag.
Men här kommer jag att gissa en sak till: En del av dig tvivlar fortfarande.
Kanske tänker du: "Men vi har ju flera problem som är lika viktiga." Eller: "Det kan inte vara så enkelt." Eller: "Vi behöver ju fixa systemet också."
Det är helt naturligt. För det finns tre myter som sitter så djupt rotat hos oss företagare att de hindrar oss från att se verkligheten. Myter som får oss att sprida våra ansträngningar över hundra fronter istället för att fokusera på den enda som spelar roll.
Låt mig berätta om Thomas.
Thomas driver en byggfirma med 35 anställda. När jag träffade honom hade han precis avslutat en "effektiviseringsinsats" som kostat honom 800 000 kronor. Nytt projektstyrningssystem, utbildning för alla, omorganisation av administrativa rutiner, nya roller och ansvar.
Resultat efter sex månader: Inte en enda förbättring som gick att mäta.
"Jag förstår inte," sa Thomas. "Vi har ju förbättrat så mycket. Nya system, nya processer, ny organisation. Men vi har fortfarande samma problem med försenade projekt och missnöjda kunder."
Det tog mig 45 minuter att hitta hans verkliga flaskhals: Materialbeställningar.
Alla projekt förlitade sig på att Thomas själv beställde material. Han var den ende som kände alla leverantörer, alla priser, alla kvalitetskrav. Men han hann bara med beställningar på tisdagar och torsdagar. Resten av tiden väntar bygglagen på material.
Den här flaskhalsen kostade honom 3 miljoner kronor per år i förlorad kapacitet.
Alla de förbättringar han gjort? De löste inte det verkliga problemet. De bara gjorde det dyrare att ha samma problem.
Thomas är inte unik. Han föll för de tre myterna som dödar mer företagare än alla andra misstag tillsammans.
MYT #1: "Vi har flera flaskhalsar"
Vad folk säger: "Vi har problem överallt. Ekonomi, personal, system, processer - allt måste fixas."
Varför det är en myt: En kedja kan bara ha en svagaste länk. Punkt. Det är fysiskt omöjligt att ha flera flaskhalsar samtidigt.
Sanningen: Du har en flaskhals. En. Allt annat du ser är antingen symptom av den flaskhalsen eller problem som bara verkar viktiga för att du inte har eliminerat flaskhalsen än.
Vad som händer när du tror på myten: Du sprider dina resurser över allt. Du fixar saker som inte spelar roll. Du blir frustrerad för att ingenting blir märkbart bättre.
Verkliga exempel från Thomas: Han trodde han hade problem med:
- Ekonomisystemet (symptom: svårt att följa upp projektkostnader)
- Projektledningen (symptom: projekt blev försenade)
- Personalplanering (symptom: folk stod utan arbete)
- Kundkommunikation (symptom: kunder som ringde och undrade när materialet kom)
Verkligheten: Alla dessa "problem" försvann när vi löste materialbeställningsflaskhalsen.
MYT #2: "Vår flaskhals är komplex"
Vad folk säger: "Vårt problem är för komplext för enkla lösningar. Det handlar om kultur, kompetens, marknad, konkurrens..."
Varför det är en myt: Komplexa företag har enkla flaskhalsar. Alltid. En flaskhals är per definition det som stoppar flödet - och det som stoppar flödet är alltid något konkret och specifikt.
Sanningen: Om du inte kan peka på din flaskhals och förklara den för en tioåring på två minuter, så har du inte hittat den än.
Vad som händer när du tror på myten: Du anlitar konsulter för hundratusentals kronor. Du startar förändringsprocesser som tar år. Du hamnar i analys-paralys och gör ingenting.
Thomas exempel: Han var övertygad om att problemet var "brist på helhetssyn" och "bristande samordning mellan avdelningar." Båda lät komplexa och viktiga.
Verkligheten: Problemet var att material beställdes för sällan. Enkelt. Konkret. Lösbart på en dag.
MYT #3: "Vi behöver ett nytt system"
Vad folk säger: "När vi får det nya systemet på plats kommer allt att fungera mycket bättre."
Varför det är en myt: System löser systemflaskhalsar. Men de flesta flaskhalsar är inte systemflaskhalsar. De är människor, processer eller beslut. Och nya system gör inte människor klokare, processer enklare eller beslut snabbare.
Sanningen: Nya system multiplicerar din nuvarande effektivitet. Om du är ineffektiv med gamla systemet blir du bara ineffektiv snabbare med det nya.
Vad som händer när du tror på myten: Du spenderar månader och hundratusentals kronor på att implementera system som löser fel problem. Och när du är klar har du fortfarande samma flaskhals, bara med dyrare verktyg runt omkring.
Thomas exempel: Han hade precis köpt nytt projektsystem för 400 000 kronor för att "få bättre kontroll." Systemet var utmärkt. Men det löste inte att material saknades.
Verkligheten: Vi löste hans flaskhals utan att röra systemet. Vi skapade bara en enkel rutin för materialbeställningar och delegerade till projektledarna.
Så här krossar du myterna
Mot myt #1: Flaskhals-regeln
Om du har flera "flaskhalsar" så är den verkliga flaskhalsen det som hindrar dig från att lösa de andra.
Exempel: "Vi har problem med både personalplanering och kundkommunikation." Fråga dig: Vilket av dessa problem hindrar dig från att lösa det andra? Det är din flaskhals.
Mot myt #2: Tio-årig-testet
Om du inte kan förklara din flaskhals för en tioåring på två minuter, så är det inte din flaskhals.
Exempel: "Bristande helhetssyn" är inte en flaskhals. "Chefen måste godkänna allt" är en flaskhals.
Mot myt #3: System-sidste-regeln
Fixa aldrig systemet förrän du fixat allt annat.
System kommer sist. Först människor, sedan processer, sedan beslut, sedan kapacitet. System kommer när allt annat fungerar.
Thomas genombrott
När Thomas slutade tro på myterna tog det oss två veckor att lösa hans flaskhals:
Vecka 1: Delegerade materialbeställningar till projektledarna Vecka 2: Skapade enkla mallar för standardbeställningar
Kostnad: 20 timmars arbete och 5 000 kronor i administrativa verktyg
Resultat efter 30 dagar:
- Projekten levererades i tid (från 60% till 95%)
- Materialväntetider eliminerades helt
- Kundnöjdheten ökade från 6.8 till 8.4
- Thomas kunde fokusera på affärsutveckling
Och alla de "komplexa problemen" med helhetssyn och samordning? De försvann av sig själva.
Morgondagens uppdrag
Idag: Konfrontera dina egna myter. Ställ dig dessa frågor:
- Har jag flera flaskhalsar? Om ja: Vilken hindrar mig från att lösa de andra?
- Är min flaskhals komplex? Kan jag förklara den för en tioåring på två minuter? Om nej: Vad är det verkliga, konkreta problemet?
- Tror jag att ett nytt system kommer lösa det? Är min flaskhals verkligen teknisk, eller handlar det om människor/processer/beslut?
Skriv ner dina ärliga svar. Inga vackra förklaringar. Bara sanningen.
Imorgon: Vi börjar kartläggningen på riktigt. Du kommer rita ditt flöde på en serviett och se exakt var din flaskhals sitter.
Kom ihåg: Du vill inte ha rätt. Du vill ha resultat. Och resultat kommer från att våga se sanningen, inte från att försvara komplexa förklaringar.