Logga in Prenumerera
Av Lars Diethelm • 17 jul 2025 • 4 min read

DAG 26: Avancerade tekniker för dolda flaskhalsar

Välkommen till mästar-veckan.

Du behärskar nu grundläggande flaskhalsjakt. Du kan identifiera uppenbara flaskhalsar, använda de fyra attackstrategierna och bygga systemtänk i organisationen.

Men det finns flaskhalsar som gömmer sig från grundläggande analys.

Dolda flaskhalsar som inte syns i servett-kartläggning eller 5-minuters observationer. Flaskhalsar som kräver avancerade tekniker för att upptäcka och eliminera.

Låt mig berätta om Andreas och flaskhalsen som inte fanns.

Andreas driver en arkitektbyrå med 34 anställda. Efter ett år av framgångsrik flaskhalsjakt hade han eliminerat alla uppenbara flaskhalsar. Men verksamheten kändes fortfarande seg.

"Vi har inga köer. Inga väntetider. Inga stressade personer. Men projekten tar fortfarande för lång tid."

Grundläggande analys visade inget. Alla processer verkade effektiva. Alla resurser verkade balanserade.

Den dolda flaskhalsen: Växling mellan projekt.

Medarbetarna jobbade med 3-5 projekt samtidigt och bytte fokus 8-12 gånger per dag. Varje växling kostade 15-20 minuter inkörning. Detta var aldrig synligt i traditionell flödesanalys.

Lösning: Ett projekt i taget per person (parallellisering på organisationsnivå istället för individnivå)

Resultat: Projektleveranser 40% snabbare trots "samma" resurser och processer.

Varför dolda flaskhalsar är svåra att hitta

Problem 1: De syns inte i flödeskartor

Traditionella metoder kartlägger proces steps, inte mental belastning, växlingskostnader eller systemiska ineffektiviteter.

Problem 2: De manifesteras som "allmän tröghet"

Istället för tydliga köer eller väntetider skapar de diffus ineffektivitet som är svår att peka på.

Problem 3: De är ofta kulturella eller mentala

Handlar om hur folk tänker, beslutar eller prioriterar - inte fysiska processer.

Problem 4: De kompenseras av hårt arbete

Folk jobbar övertid eller extra intensivt för att kompensera, vilket döljer den verkliga ineffektiviteten.

Problem 5: De kräver djupare analys

Enkla mätningar fångar inte upp dem - du behöver sofistikerade tekniker.

Avancerad teknik 1: Växlingsanalys

Vad du letar efter:

Kostnader för att byta mellan uppgifter, kunder, projekt eller mentala tillstånd

Så här gör du det:

  1. Logga växlingar: Be 3-5 personer logga varje gång de byter fokus under en dag
  2. Mät inkörning: Hur lång tid tar det att komma tillbaka till produktivitet?
  3. Räkna total kostnad: Antal växlingar × genomsnittlig inkörning × antal personer

Andreas exempel:

  • Växlingar per person per dag: 11
  • Genomsnittlig inkörning: 18 minuter
  • Antal personer: 28
  • Total kostnad: 11 × 18 × 28 = 5 544 minuter (92 timmar) förlorade per dag

Lösningsstrategier:

  • Batch-arbete: Gruppera liknande uppgifter
  • Tidsblock: Dedikerad tid för varje projekt
  • Färre parallella projekt: Ett projekt i taget per person
  • Växlings-buffert: Planerad tid mellan olika typer av arbete

Avancerad teknik 2: Beslutsflödesanalys

Vad du letar efter:

Dolda flaskhalsar i hur beslut fattas och kommuniceras genom organisationen

Så här gör du det:

  1. Spåra ett beslut: Välj ett typiskt beslut och följ det från början till implementation
  2. Mappa beslutskedjan: Vem behöver veta vad och när?
  3. Identifiera informationsflaskhalsar: Var försvinner eller förvrängs information?
  4. Mät beslutshastighet: Hur lång tid från behov till verkställighet?

Vanliga dolda beslutsflaskhalsar:

  • Information når inte fram: Beslut fattas utan viktig information
  • Beslut kommuniceras dåligt: Implementering fördröjs av missförstånd
  • Hierarkisk överföring: Beslut studsar upp och ner i organisationen
  • Beslutsmättnad: För många små beslut gör att viktiga beslut skjuts upp

Lösningsstrategier:

  • Förenklad informationskedja: Direktkommunikation mellan relevanta parter
  • Beslutsnivå-matris: Klara regler för vem som fattar vilka beslut
  • Informationssamling: Samla all relevant information innan beslutsmöten
  • Beslutsdelegering: Pusha ner beslut till lägsta möjliga nivå

Avancerad teknik 3: Kognitive belastningsanalys

Vad du letar efter:

Mental överlast som minskar prestanda utan att synas som traditionella flaskhalsar

Så här gör du det:

  1. Komplexitetsaudit: Hur många olika typer av beslut fattar folk dagligen?
  2. Informationsöverload: Hur mycket information ska processeras?
  3. Stressanalys: Vilka delar av arbetet skapar mest mental trötthet?
  4. Flow-störningar: Vad avbryter djup koncentration?

Vanliga kognitiva flaskhalsar:

  • För många beslutstyper: Ständig växling mellan olika typer av tänkande
  • Informationsmättnad: Överload av input som minskar beslutskapacitet
  • Avbrottskultur: Ständiga störningar som förhindrar djuparbete
  • Mental multitasking: Försök att hålla flera komplexa saker i huvudet samtidigt

Lösningsstrategier:

  • Beslutsstandardisering: Gör 80% av besluten till rutiner
  • Informationsfilter: Bara relevant information når rätt personer
  • Fokus-tider: Skyddade perioder för djuparbete
  • Kognitiv segregering: Olika typer av arbete vid olika tider

Andreas genomgång med avancerade tekniker

Teknik 1: Växlingsanalys avslöjade problemet

Upptäckt: 92 timmar per dag förlorades på växling mellan projekt Orsak: Kulturell norm att vara "flexibel" och hjälpfulla kollektiv

Teknik 2: Beslutsflödesanalys visade komplikationer

Upptäckt: Projektprioriteringar ändrades 3-4 gånger per vecka Orsak: Kunder kunde be om ändringar utan att förstå påverkan på andra projekt

Teknik 3: Kognitiv belastningsanalys bekräftade

Upptäckt: Arkitekter hanterade 15 olika projekttyper med olika krav Orsak: Varje projekt krävde "omställning" till olika regelverk och kundpreferenser

Holistisk lösning:

  1. En projekt per person: Eliminerade växlingskostnader
  2. Projektprioriteringsmatris: Kunder fick ändra prioritet max en gång per vecka
  3. Specialisering: Arkitekter fokuserade på 2-3 projekttyper var

Resultat: 40% snabbare leveranser, 60% mindre stress, högre kvalitet

Avancerad teknik 4: Systemdynamikanalys

Vad du letar efter:

Feedback-loopar och systemiska mönster som skapar flaskhalsar

Så här gör du det:

  1. Identifiera feedback-loopar: Hur påverkar lösningar problemet de ska lösa?
  2. Hitta fördröjda effekter: Vad händer 2-4 veckor efter förändringar?
  3. Mappa indirekta samband: Hur påverkar förändringar i A området Z?
  4. Upptäck kompensationsbeteenden: Hur anpassar sig folk till nya system?

Vanliga systemiska flaskhalsar:

  • Pervers incitament: Belöningssystem som motverkar flöde
  • Lokal optimering: Avdelningar optimerar sig själva på bekostnad av helheten
  • Kompensationsspiral: Folk utvecklar workarounds som skapar nya problem
  • Fördröjd återkoppling: Problem syns inte förrän det är för sent

Din avancerade flaskhalsanalys (30 minuter)

Steg 1: Identifiera möjliga dolda flaskhalsar (10 minuter)

Baserat på dessa tecken, vilka dolda flaskhalsar kan finnas i min verksamhet?

Tecken på växlingsflaskhalsar:

  • Folk jobbar med många projekt samtidigt: Ja/Nej
  • Ständiga avbrott och störningar: Ja/Nej
  • "Vi har inte fokus": Ja/Nej

Tecken på beslutsflaskhalsar:

  • Samma beslut tas om flera gånger: Ja/Nej
  • Beslut kommuniceras dåligt: Ja/Nej
  • Information går fel vägar: Ja/Nej

Tecken på kognitiva flaskhalsar:

  • Folk verkar trötta trots normal arbetstid: Ja/Nej
  • Många olika typer av arbete per person: Ja/Nej
  • Information overload: Ja/Nej

Min troligaste dolda flaskhals: _______________

Steg 2: Välj analysmetod (10 minuter)

För min identifierade dolda flaskhals väljer jag:

Växlingsanalys (om du misstänker växlingsproblem):

  • Vem ska logga växlingar? _______________
  • Hur länge? ___ dagar
  • Vad räknas som växling? _______________

Beslutsflödesanalys (om du misstänker beslutsproblem):

  • Vilket beslut ska jag spåra? _______________
  • Från vilken startpunkt? _______________
  • Till vilken slutpunkt? _______________

Kognitiv belastningsanalys (om du misstänker mental överload):

  • Vilka roller ska analyseras? _______________
  • Vilka besluttyper ska räknas? _______________
  • Hur mäter jag komplexitet? _______________

Steg 3: Planera lösning (10 minutos)

Om analysen bekräftar min misstanke:

Växlingslösningar:

  • Batch-arbete: _______________
  • Tidsblock: _______________
  • Färre parallella projekt: _______________

Beslutslösningar:

  • Förenklad beslutskedja: _______________
  • Delegering: _______________
  • Standardisering: _______________

Kognitiva lösningar:

  • Reducerad komplexitet: _______________
  • Informationsfilter: _______________
  • Specialisering: _______________

Varning: Avancerade tekniker kräver fördjupad analys

Använd inte avancerade tekniker för:

  • Uppenbara flaskhalsar som syns med grundläggande metoder
  • Nya organisationer som inte optimerat grundläggande processer än
  • Akuta problem som behöver snabb lösning

Använd avancerade tekniker för:

  • Mogna organisationer som löst de uppenbara flaskhalsarna
  • Diffus ineffektivitet som inte kan förklaras med grundläggande analys
  • Plateauing performance där grundläggande förbättringar slutat ge effekt

Morgondagens uppdrag

Idag: Gör din avancerade flaskhalsanalys. Välj en teknik och börja samla data.

Genomför analysen under kommande vecka - avancerade tekniker tar tid.

Imorgon: Vi dyker in i branschspecifika flaskhalsar och hur olika industrier kräver olika approaches.

Kom ihåg: Avancerade tekniker är kraftfulla men kräver mer tid och expertis. Andreas upptäckte en 40% förbättringspotential som var helt osynlig för grundläggande analys.