Av Lars Diethelm • 17 jul 2025 • 4 min read

DAG 24: Skapa varningssystem för flaskhalsar

Ditt team börjar tänka som flaskhalsjägare.

Men det räcker inte att upptäcka flaskhalsar när de redan skapar problem. Du vill upptäcka dem innan de blir stora, kostning och frustrerande.

Du behöver varningssystem som flaggar flaskhalsar tidigt.

Som röklarm för flaskhalsar. Som instrumentpanelen i bilen som varnar innan motorn går sönder. System som låter dig agera proaktivt istället för reaktivt.

Låt mig berätta om Robert och varningarna som förändrade allt.

Robert driver en IT-konsultfirma med 41 anställda. Han var duktig på att lösa flaskhalsar när de uppstod, men de uppstod ständigt och orsakade stress, förseningar och missnöjda kunder innan han hann reagera.

Roberts gamla system: Vänta tills folk klagade, sedan analysera och lösa Problem: Varje flaskhals kostade 2-3 veckor av problem innan den löstes

Roberts nya system: Enkla varningsindikatorer som flaggade problem innan de blev krislägen Resultat: Flaskhalsar löste inom 3-5 dagar istället för 2-3 veckor

Robert: "Det är skillnad mellan att släcka bränder och förhindra dem. Varningssystemen gjorde mig från brandkår till brandförebyggare."

Varför du behöver flaskhals-varningssystem

Anledning 1: Flaskhalsar växer exponentiellt

En liten flaskhals idag kan vara en stor kostnad om en månad. Tidig upptäckt = enklare lösning.

Anledning 2: Kundpåverkan minimeras

Kunder märker inte flaskhalsar som löses snabbt, men de märker definitivt flaskhalsar som pågår i veckor.

Anledning 3: Teamstress minskar

Proaktiv problemlösning skapar mindre stress än reaktiv brandkämpning.

Anledning 4: Konkurrentfördel

Medan andra kämpar med problem som redan blivit stora löser du problemen innan de märks.

Anledning 5: Resurser används bättre

Att förhindra ett problem kostar mindre än att lösa det efter att det orsakat skada.

Roberts varningssystem

Varning 1: Kövarning (daglig kontroll)

Vad Robert mäter: Antal ärenden som väntat över 2 dagar Varningströskel: 5+ ärenden i samma kö Varningssignal: Automatisk e-post till Robert + teamledare

Exempel-varning: "Kövarning: 7 ärenden väntar på utveckling över 2 dagar. Möjlig flaskhals i utvecklingsteamet."

Varning 2: Trendvarning (veckovisfchart)

Vad Robert mäter: Genomloppstid för huvudprocesser Varningströskel: 15% ökning jämfört med föregående vecka Varningssignal: Röd flagga på veckovis dashboard

Exempel-varning: "Trendvarning: Genomloppstid ökade från 4,2 till 5,1 dagar (21% ökning). Undersök möjlig ny flaskhals."

Varning 3: Stressvarning (månadsenkät)

Vad Robert mäter: Teamstress på skala 1-10 Varningströskel: Genomsnitt över 7 eller ökning med 2 poäng Varningssignal: Samtal med teamledare + flaskhalsanalys

Exempel-varning: "Stressvarning: Utvecklingsteamets stress ökade från 5,2 till 7,8. Indikerar möjlig kapacitetsflaskhals."

Varning 4: Kundvarning (real-time)

Vad Robert mäter: Kundklagomål som nämner "tar för lång tid" eller "försenat" Varningströskel: 2+ klagomål per vecka om samma sak Varningssignal: Direkt notification till Robert

Exempel-varning: "Kundvarning: 3 kunder klagat på försenade rapporter denna vecka. Möjlig flaskhals i rapporteringsprocessen."

Så här bygger du ditt varningssystem (30 minuter)

Steg 1: Identifiera dina varningstyper (10 minuter)

Vilka typer av problem vill du upptäcka tidigt?

Kö-problem (arbete som staplas upp):

Vad ska jag mäta? _______________ (ex: antal ärenden per kö)
Var hittar jag data? _______________ (ex: projektsystem, CRM)
Varningströskel? _______________ (ex: 5+ ärenden över 2 dagar)

Trend-problem (långsam försämring):

Vad ska jag mäta? _______________ (ex: genomloppstid, kundnöjdhet)
Var hittar jag data? _______________ (ex: tidrapporter, kundenkäter)
Varningströskel? _______________ (ex: 15% försämring)

Stress-problem (teamet överbelastas):

Vad ska jag mäta? _______________ (ex: övertid, stressnivå)
Var hittar jag data? _______________ (ex: tidrapporter, enkäter)
Varningströskel? _______________ (ex: genomsnitt över 7/10)

Kund-problem (externa signaler):

Vad ska jag mäta? _______________ (ex: klagomål, förfrågningar)
Var hittar jag data? _______________ (ex: e-post, kundsystem)
Varningströskel? _______________ (ex: 2+ klagomål om samma sak)

Steg 2: Design varningarna (10 minuter)

För varje varningstyp:

Varning 1: _______________

Datakälla: _______________ Mätfrekvens: Daglig / Veckovis / Månadsvis Varningströskel: _______________ Vem får varningen? _______________ Hur levereras varningen? E-post / Dashboard / Slack / Annat: _______________

Varning 2: _______________

Varning 3: _______________

Steg 3: Implementering enligt komplexitet (10 minuter)

Enkel implementation (0-1000 kr):

Manuell kontroll: Du kollar siffrorna själv på bestämda tider
Excel/Google Sheets: Enkla formler som flaggar när trösklar överskrids
Kalenderpåminnelser: Påminn dig att kolla vissa mått regelbundet

Medium implementation (1000-10000 kr):

Google Forms + automatisk rapportering: Enkäter som skickar resultat automatiskt
Zapier/IFTTT: Automatiska notifikationer baserat på enkla triggers
CRM/systemnotifikationer: Använd befintliga systems varningsfunktioner

Avancerad implementation (10000+ kr):

Dashboard-verktyg: Power BI, Tableau, eller liknande
Anpassad utveckling: Specifika lösningar för dina behov
AI-driven analys: Machine learning som upptäcker patterns

Min plan för implementation:

Varning 1: Enkel / Medium / Avancerad - _______________
Varning 2: Enkel / Medium / Avancerad - _______________
Varning 3: Enkel / Medium / Avancerad - _______________

Roberts praktiska implementering

Varning 1 (Kövarning) - Enkel implementation:

Verktyg: Excel-sheet kopplad till projektsystem Automatik: Daglig export från systemet till Excel Varning: Rött i cell när antal > 5, skickar automatisk e-post

Varning 2 (Trendvarning) - Medium implementation:

Verktyg: Google Sheets med Zapier-integration Automatik: Veckovis uppdatering från tidrapporteringssystem Varning: Slack-meddelande när trend överstiger 15%

Varning 3 (Stressvarning) - Enkel implementation:

Verktyg: Månadsvis Google Form Automatik: Automatisk påminnelse i kalender Varning: E-post till Robert när genomsnitt > 7

Varning 4 (Kundvarning) - Medium implementation:

Verktyg: Gmail-filter + Zapier Automatik: Automatisk kategorisering av klagomål Varning: Omedelbar Slack-notification vid pattern

Total kostnad: 2 500 kr + 8 timmars setup Resultat: Flaskhalsar upptäcks 10-15 dagar tidigare

Varningssystem för olika flaskhalstyper

Människoflaskhalsar:

Mät: Arbetstimmar per person, antal eskaler|nga till specifik person Varning: När en person hanterar >70% av ett process-typ

Processflaskhalsar:

Mät: Processtider, antal omgörningar, handovers Varning: När processtid ökar >20% eller omgörningar >10%

Systemflaskhalsar:

Mät: Systemresponstider, antal errors, användarklgamål Varning: När responstid ökar >50% eller errors >5%

Beslutsflaskhalsar:

Mät: Tid från beslutsbehov till beslut, antal väntande beslut Varning: När beslutskö >5 ärenden eller genomsnittlig väntetid >3 dagar

Kapacitetsflaskhalsar:

Mät: Kapacitetsutnyttjande, kölängd, leveranstider Varning: När utnyttjande >90% eller kölängd växer 3 veckor i rad

Vanliga misstag med varningssystem

Misstag 1: För många varningar

Problem: Varningsutmattning - folk ignorerar för många alarm Lösning: Max 3-4 varningstyper, justera trösklar så de inte larmar för ofta

Misstag 2: Fel tröskelvärden

Problem: Antingen för många falsklarm eller varningarna kommer för sent Lösning: Testa och justera trösklar baserat på erfarenhet

Misstag 3: Ingen uppföljning av varningar

Problem: Varningar skickas men ingen agerar på dem Lösning: Tydlig process för vad som händer när varning utlöses

Misstag 4: För komplicerat system

Problem: Varningssystemet tar mer tid än flaskhalsproblmenen Lösning: Börja enkelt, komplificera bara om det behövs

Misstag 5: Mäter fel saker

Problem: Varningar på symptom istället för flaskhalsar Lösning: Fokusera på flöde och väntetider, inte bara resultat

Roberts resultat efter 12 månader

Före varningssystem:

Genomsnittlig tid från flaskhals till lösning: 18 dagar
Antal akutlägen per månad: 4-5
Kundklagomål relaterade till förseningar: 12 per månad

Efter varningssystem:

Genomsnittlig tid från varning till lösning: 4 dagar
Antal akutlägen per månad: 0-1
Kundklagomål relaterade till förseningar: 2 per månad

Bonus-effekter:

Teamet känner sig proaktiva istället för reaktiva
Mindre stress för alla
Bättre kundrelationer
Konkurrentfördel genom pålitlighet

Morgondagens uppdrag

Idag: Design ditt varningssystem med 2-3 varningstyper. Välj implementeringsnivå och börja sätta upp det första systemet.

Testa första varningen inom en vecka.

Imorgon: Sista dagen av systemtänk-veckan - vi lär oss att dokumentera och dela kunskap så att din flaskhalsjakt-kompetens sprids och bevaras.

Kom ihåg: Tidig upptäckt av flaskhalsar är 10x enklare än sen lösning. Robert gick från brandkår till brandförebyggare och sparade hundratals timmar av krisläge.