DAG 2: De 5 vanligaste flaskhalsarna
Hur gick det igår?
Jag hoppas du spenderade dagen med att observera väntetider. Om du är som de flesta kommer du ha upptäckt att det händer oftare än du trodde. "Vi väntar på..." är kanske den vanligaste meningen i svenska företag.
Idag ska vi gå djupare. För under mina sjutton år av att jaga flaskhalsar har jag lärt mig att de nästan alltid faller inom fem kategorier. Och när du förstår vilken typ av flaskhals du har, så blir lösningen plötsligt mycket mer uppenbar.
Låt mig berätta om Maria.
Maria driver en marknadsföringsbyrå med 23 anställda. Hon ringde mig förra året, helt utmattad: "Vi tappar kunder. Projekten drar ut. Personalen är frustrerad. Jag vet inte vad jag ska göra först."
Efter en timmes kartläggning visade det sig att problemet inte var kompetens, inte motivation, inte resurser. Det var en process.
Alla nya kampanjer skulle godkännas av Maria. Varje layout, varje text, varje mediaplanning. Hon var tekniskt skicklig och ville hålla kvaliteten hög. Men hon hade blivit flaskhalsen som höll tillbaka hela byrån.
Så här fixade vi det på två veckor: Vi skapade tydliga kvalitetskriterier och delegerade godkännanden till teamledarna. Maria behövde bara involveras i kampanjer över 500 000 kronor eller för nya kunder.
Resultat: Genomsnittlig projekttid sjönk från 6 till 4 veckor. Kundnöjdheten ökade. Personalen kunde jobba mer självständigt. Och Maria kunde fokusera på affärsutveckling istället för att vara kvalitetskontrollant.
Det här var en processflaskhals - en av de fem vanligaste.
De 5 flaskhalsarna som döder svenska företag
1. MÄNNISKOFLASKHALSEN
Vad det är: En person som allt går igenom Varningssignaler:
- "Vi väntar på [namn]"
- En person som aldrig kan vara sjuk
- Köer bildas kring specifika individer
- Övertid koncentrerat till en person
Typisk situation: Teknisk expert som alla frågar, säljare som håller i alla kundkontakter, projektledare som godkänner allt
Snabblösning: Dokumentera vad personen gör, skapa mallar för 80% av fallen, delegera standardbeslut
2. PROCESSFLASKHALSEN
Vad det är: Ett steg i processen som tar oproportionerligt lång tid Varningssignaler:
- "Det ligger i [processsteg]"
- Samma typ av fördröjning upprepas
- Handovers tar tid
- Oklara ansvar mellan steg
Typisk situation: Godkännanden, kvalitetskontroller, administration, kommunikation mellan avdelningar
Snabblösning: Förenkla steget, parallellisera, automatisera eller eliminera helt
3. SYSTEMFLASKHALSEN
Vad det är: Teknisk begränsning som hindrar flödet Varningssignaler:
- "Systemet hänger sig"
- Manuella workarounds
- Väntetider på data/information
- Dubbelarbete pga systembrister
Typisk situation: Långsam server, begränsad programvara, bristande integration, manuella rapporter
Snabblösning: Uppgradera specifikt där flaskhalsen är, inte hela systemet
4. BESLUTSFLASKHALSEN
Vad det är: Väntan på beslut som hindrar fortsatt arbete Varningssignaler:
- "Vi väntar på beslut från..."
- Möten som slutar utan beslut
- Eskaleringar uppåt i organisationen
- Rädsla för att fatta fel beslut
Typisk situation: Prissättning, prioriteringar, resursfördelning, strategiska val
Snabblösning: Delegera beslutsmandat, skapa beslutsmatris, sätta deadlines för beslut
5. KAPACITETSFLASKHALSEN
Vad det är: Inte nog med kapacitet i ett specifikt område Varningssignaler:
- Köer som växer
- Övertid lokaliserad till ett team
- Kunder som väntar på leverans
- Kvalitet som sjunker under press
Typisk situation: För få säljare, överbelastad produktion, begränsad leveranskapacitet
Snabblösning: Öka kapacitet specifikt där flaskhalsen är, inte överallt
Identifiera din flaskhals
Nu ska du ta reda på vilken typ av flaskhals du har. Använd dina anteckningar från igår och svara på dessa frågor:
Diagnostest 1: Vad säger folk?
- "Vi väntar på [namn]" = Människoflaskhals
- "Det ligger i [processsteg]" = Processflaskhals
- "Systemet är långsamt/krångligt" = Systemflaskhals
- "Vi väntar på beslut om..." = Beslutsflaskhals
- "Vi har inte kapacitet just nu" = Kapacitetsflaskhals
Diagnostest 2: Var bildas köer?
Titta på din verksamhet. Var ser du att arbete staplas upp? Är det:
- Hos en specifik person?
- I ett processsteg?
- Pga systemet inte mäktar med?
- Medan någon funderar på vad som ska göras?
- För att ni inte har resurser att hantera volymen?
Diagnostest 3: Vad skulle hända om...?
- En nyckelperson var sjuk en vecka = Människoflaskhals
- Ni hoppade över ett processsteg = Processflaskhals
- Systemet var 10x snabbare = Systemflaskhals
- Beslut fattades direkt = Beslutsflaskhals
- Ni hade dubbel kapacitet i en funktion = Kapacitetsflaskhals
Diagnostest 4: Vad kostar mest?
- En persons frånvaro = Människoflaskhals
- Fördröjningar i processen = Processflaskhals
- Systemkrångel och workarounds = Systemflaskhals
- Försening av viktiga beslut = Beslutsflaskhals
- Förlorade kunder pga kapacitetsbrist = Kapacitetsflaskhals
Marias genombrott
Tillbaka till Maria. När vi hade identifierat att hon hade en processflaskhals (hennes godkännanden), så blev lösningen uppenbar. Vi behövde inte:
- Anställa fler personer
- Köpa nytt system
- Omorganisera hela byrån
- Skicka folk på utbildning
Vi behövde bara fixa en process.
Det är kraften i att veta vilken typ av flaskhals du har.
Morgondagens uppdrag
Idag: Bestäm vilken av de fem typerna som beskriver din situation bäst. Skriv ner:
- Vilken typ av flaskhals du har
- Vad/vem som är den specifika flaskhalsen
- Varför du tror det är just den
Imorgon: Vi ska krossa de tre vanligaste myterna som får företagare att fokusera på fel saker. Myter som kostar dig tid, pengar och resultat.
Kom ihåg: Du letar inte efter den största utmaningen. Du letar efter den som stoppar allt annat från att flyta.
Och glöm inte: Att ha en flaskhals är inte ett problem. Att inte veta var den är - det är problemet.