DAG 16: Bygg ditt team - Vem behöver vara med?
Välkommen till implementeringsveckan.
Nu vet du var din flaskhals är, vad den kostar och vilken strategi du ska använda för att eliminera den. Men att veta vad som ska göras är inte samma sak som att faktiskt göra det.
För att lyckas behöver du rätt team.
Många flaskhals-elimineringar misslyckas inte för att strategin är fel, utan för att fel personer är involverade. Eller rätt personer är involverade på fel sätt.
Låt mig berätta om Stefan och teamet som fick allt att fungera.
Stefan driver en logistikfirma med 45 anställda. Hans flaskhals var lastbilsplaneringen som han gjorde själv varje måndag. Det tog 6 timmar och skapade köer hela veckan.
Strategin var klar: Automatisera planeringen med hjälp av planeringsverktyg.
Stefan startade implementeringen själv. Efter tre månader hade han spenderat 80 timmar på att försöka konfigurera systemet, men det fungerade fortfarande inte.
"Jag förstår inte det här tekniska," sa Stefan. "Vi får anlita konsulter."
"Eller," sa jag, "vi bygger rätt team från början."
Vi identifierade fyra nyckelroller:
- Processägaren (Stefan - visste hur planeringen skulle fungera)
- Teknikern (Lars från IT - förstod systemen)
- Användaren (Petra från transport - skulle använda systemet dagligen)
- Projektledaren (Anna från administration - höll ihop projektet)
Med rätt team tog implementeringen 3 veckor istället för 3 månader.
Varför rätt team är kritiskt för flaskhalseliminering
Anledning 1: Flaskhalsar påverkar flera personer
Även om flaskhalsen sitter på en specifik plats påverkar den hela flödet. Du behöver perspektiv från alla som påverkas.
Anledning 2: Implementering kräver olika kompetenser
Processförståelse, teknisk kunskap, användarinsikter, projektledning - sällan finns allt hos en person.
Anledning 3: Förändring skapar motstånd
Folk behöver vara delaktiga i lösningen för att vilja använda den.
Anledning 4: Lokalkunskap är kritisk
Personer som jobbar med processen dagligen vet saker som inte syns i kartläggningen.
De fyra nyckelrollerna i flaskhalseliminering
Roll 1: PROCESSÄGAREN
Vem: Den som äger processen och kan fatta beslut om förändringar Ansvar:
- Definiera hur den nya processen ska fungera
- Fatta beslut när team hamnar i konflikt
- Säkerställa att lösningen passar verksamheten
- Hantera eskaleringar
Stefans exempel: Stefan själv (ägde planeringen)
Roll 2: TEKNIKERN
Vem: Den som förstår system, verktyg och teknisk implementation Ansvar:
- Konfigurera verktyg och system
- Lösa tekniska problem
- Säkerställa integration med befintliga system
- Utbilda andra i tekniska aspekter
Stefans exempel: Lars från IT (förstod systemen)
Roll 3: ANVÄNDAREN
Vem: Den som kommer använda den nya lösningen dagligen Ansvar:
- Testa lösningen ur användarperspektiv
- Identifiera praktiska problem
- Ge feedback på användarupplevelse
- Bli ambassadör för förändringen
Stefans exempel: Petra från transport (skulle använda systemet)
Roll 4: PROJEKTLEDAREN
Vem: Den som håller ihop projektet och driver framåt Ansvar:
- Planera implementation
- Följa upp progress
- Koordinera mellan olika personer
- Säkerställa att deadlines hålls
Stefans exempel: Anna från administration (projektledning)
Så här identifierar du ditt team (20 minuter)
Steg 1: Kartlägg påverkade personer (8 minuter)
Min flaskhals: _______________
Min valda strategi: Eliminera / Automatisera / Parallellisera / Förstärka
Personer som påverkas av flaskhalsen:
- Arbetar direkt med flaskhalsen: _______________
- Levererar input till flaskhalsen: _______________
- Tar emot output från flaskhalsen: _______________
- Väntar på flaskhalsen: _______________
- Fattar beslut om flaskhalsen: _______________
Steg 2: Identifiera dina fyra nyckelroller (8 minuter)
PROCESSÄGAREN
Vem äger/kontrollerar processen? _______________ Kan denna person fatta beslut om förändringar? Ja/Nej Är de motiverade att förändra? Ja/Nej
TEKNIKERN (om din strategi involverar teknisk implementation)
Vem förstår våra system bäst? _______________ Finns kompetensen internt eller behöver vi extern hjälp? _______________ Har de tid att hjälpa till? Ja/Nej
ANVÄNDAREN
Vem kommer använda den nya lösningen mest? _______________ Är de positiva till förändring? Ja/Nej Kan de ge bra feedback? Ja/Nej
PROJEKTLEDAREN
Vem är bäst på att driva projekt framåt? _______________ Har de tid att dedikera till detta? Ja/Nej Kan de hantera motstånd och konflikter? Ja/Nej
Steg 3: Hantera luckor i teamet (4 minutos)
Saknade kompetenser/roller: _______________
För varje lucka:
- Kan vi utbilda någon internt? Ja/Nej
- Behöver vi extern hjälp? Ja/Nej
- Kan vi klara oss utan denna roll? Ja/Nej
Plan för att fylla luckor: _______________
Stefans teamdynamik och genombrott
Vad som fungerade i Stefans team:
Vecka 1: Planering och rollfördelning
- Stefan definierade krav och prioriteringar
- Lars undersökte tekniska alternativ
- Petra dokumenterade nuvarande process från användarperspektiv
- Anna skapade projektplan och tidsplan
Vecka 2: Utveckling och testning
- Stefan fattade beslut om systemkonfiguration
- Lars implementerade teknisk lösning
- Petra testade och gav feedback
- Anna höll ihop kommunikation och löste konflikter
Vecka 3: Lansering och uppföljning
- Stefan kommunicerade förändringen till hela organisationen
- Lars löste tekniska problem vid lansering
- Petra utbildade andra användare
- Anna mätte resultat och dokumenterade lärdomar
Resultat: Planeringstiden gick från 6 timmar till 1 timme per vecka, med bättre kvalitet och mindre fel.
Teamstorlek för flaskhalseliminering
För enkla förändringar (eliminering, enkel automatisering):
2-3 personer: Processägare + Användare + (Tekniker vid behov)
For medelkomplexa förändringar (automatisering, parallellisering):
3-4 personer: Alla fyra rollerna
För komplexa förändringar (förstärkning, systembyten):
4-6 personer: Kärnteam + specialister vid behov
Regel: Håll teamet så litet som möjligt men inkludera alla nödvändiga perspektiv.
Vanliga teammisstag vid flaskhalseliminering
Misstag 1: Bara chefer i teamet
Problem: Missar praktiska insikter från de som faktiskt gör arbetet Lösning: Inkludera faktiska användare, inte bara beslutsfattare
Misstag 2: För många personer
Problem: Teamet blir långsamt och svårt att koordinera Lösning: Kärnteam på 3-4 personer, andra som rådgivare
Misstag 3: Saknar teknisk kompetens
Problem: Fastnar på tekniska problem som är enkla att lösa Lösning: Inkludera tekniker från början, inte som efteråtanke
Misstag 4: Processägaren är inte engagerad
Problem: Ingen kan fatta beslut när konflikter uppstår Lösning: Säkerställ att processägaren är genuint motiverad
Misstag 5: Glömmer projektledning
Problem: Bra idéer som aldrig blir av för ingen driver dem framåt Lösning: Designera tydlig projektledare, även för små förändringar
Team-sammansättning för olika strategier
ELIMINERA
Minimalt team: Processägare + Användare Fokus: Säkerställa att elimination inte skapar nya problem
AUTOMATISERA
Typiskt team: Processägare + Tekniker + Användare + Projektledare Fokus: Teknisk implementation och användaracceptans
PARALLELLISERA
Typiskt team: Processägare + Alla berörda användare + Projektledare Fokus: Koordination och kommunikation mellan parallella aktiviteter
FÖRSTÄRKA
Varierande team: Beroende på typ av förstärkning Fokus: Säkerställa att förstärkning inte skapar nya flaskhalsar
Så här kickar du igång ditt team
Första teammötet (60 minuter):
15 minuter: Problemdefinition
- Presentera flaskhalsen och dess kostnad
- Visa kartläggning och data som stödjer
- Säkerställ att alla förstår problemet
15 minuter: Strategival
- Presentera vald strategi och motivering
- Diskutera alternativ som övervägdes
- Få teamets buy-in för riktningen
20 minuter: Rollfördelning
- Klargör vem som gör vad
- Definiera beslutsmandat
- Sätta kommunikationsrutiner
10 minuter: Planering
- Sätt deadline för implementering
- Planera nästa steg
- Boka nästa möte
Morgondagens uppdrag
Idag: Identifiera ditt implementeringsteam. Kontakta personerna och säkerställ att de kan/vill vara med.
Boka första teammötet inom 2-3 dagar.
Imorgon: Vi lär oss hur du kommunicerar förändringen så att teamet blir entusiastiska istället för rädda.
Kom ihåg: Rätt team gör skillnaden mellan månader av kamp och veckor av framgång. Stefan sparade 3 månader genom att bygga rätt team från början.