DAG 14: Parallellisera - Gör samtidigt istället för efter
Du har lärt dig att eliminera och automatisera.
Men ibland kan du varken ta bort steget eller automatisera det. Steget måste göras manuellt och det tillför verkligt värde.
Då är parallellisering din nästa kraftfulla strategi.
PARALLELLISERA betyder att göra aktiviteter samtidigt istället för i sekvens. Istället för att vänta tills steg A är klart innan steg B börjar, låter du dem köra parallellt.
Låt mig berätta om Katarina och de 6 veckorna som blev 2.
Katarina driver en arkitektbyrå med 28 anställda. Hennes flaskhals var projektgodkännanden från kommunen - en process som tog 6 veckor och som alla andra aktiviteter väntade på.
"Vi kan inte påverka kommunens tider," sa Katarina. "Vi måste bara vänta."
"Måste ni verkligen vänta?" frågade jag. "Vad händer om ni börjar nästa fas redan nu?"
"Men vad händer om kommunen säger nej?"
Vi kartlade vad som faktiskt hände när kommunen sa nej: I 94% av fallen krävdes bara mindre justeringar som tog 1-2 dagar att fixa.
Vi parallelliserade: Istället för att vänta på godkännande började teamet arbeta med detaljprojekteringen baserat på 95% sannolikhet för godkännande.
Resultat:
- Projektleveranser gick från 14 veckor till 8 veckor
- I de 6% fall där större justeringar krävdes var kostnaden marginell jämfört med tidsvinsten
- Kundnöjdheten ökade drastiskt pga snabbare leveranser
Kostnad: Nästan noll - bara förändrat arbetssätt Effekt: 43% kortare ledtider
När parallellisering är rätt strategi
Situation 1: Sekventiella aktiviteter som kan överlappa
- Steg B behöver bara 80% av steg A för att börja
- Risk för omarbete är låg eller acceptabel
- Tidsvinsten överstiger kostnaden för eventuellt omarbete
Katarinas exempel: Detaljprojektering behövde bara huvudlösningen, inte alla detaljer från kommungodkännandet
Situation 2: Oberoende aktiviteter som görs sekventiellt
- Aktiviteterna kräver inte varandras resultat
- Gjorts i sekvens av gammal vana eller "säkerhets skull"
- Samma resurser kan hantera parallellt arbete
Exempel: Marknadsföring och produktutveckling som väntar på varandra utan anledning
Situation 3: Förberedelser som kan göras i förväg
- En del av arbetet kan göras innan all input finns
- "Preparatory work" som kan ske parallellt med väntan
- Förberedelser som ändå behöver göras senare
Exempel: Förbereda presentationer medan data samlas in
Situation 4: Godkännanden med hög successtakt
- Godkännanden som nästan alltid blir ja
- Små konsekvenser av att börja för tidigt
- Stor tidsvinst jämfört med risk
Katarinas exempel: 94% godkännandefrekvens från kommunen
Parallelliseringsstrategier
Strategi 1: Överlappande faser
Före: A→B→C→D (16 veckor) Efter: A→B, samtidigt som B→C, samtidigt som C→D (8 veckor)
När det fungerar: Varje fas behöver bara en del av föregående fas
Strategi 2: Parallella spår
Före: A→B→C och X→Y→Z sekventiellt (12 veckor) Efter: A→B→C samtidigt som X→Y→Z (6 veckor)
När det fungerar: Spåren är oberoende av varandra
Strategi 3: Föregripande arbete
Före: Vänta på input → Börja arbete (10 veckor) Efter: Börja förberedelser → Få input → Slutför (6 veckor)
När det fungerar: Delar av arbetet kan förberedas
Strategi 4: Riskacceptans
Före: Vänta på säkerhet → Börja nästa steg (8 veckor) Efter: Börja nästa steg → Hantera eventuella konsekvenser (4 veckor)
När det fungerar: Risk för omarbete är låg och acceptabel
Din parallelliseringsanalys (30 minuter)
Steg 1: Kartlägg din sekvens (10 minuter)
Min flaskhals: _______________
Nuvarande sekvens (vad väntar på vad):
Steg 1: _______________ (tar ___ dagar) ↓ (väntar på godkännande/resultat) Steg 2: _______________ (tar ___ dagar) ↓ (väntar på godkännande/resultat) Steg 3: _______________ (tar ___ dagar) ↓ (väntar på godkännande/resultat) Steg 4: _______________ (tar ___ dagar)
Total tid: ___ dagar
Steg 2: Identifiera parallelliseringsmöjligheter (10 minuter)
För varje "väntar på"-punkt, fråga:
Mellan Steg 1 och 2:
- Kan Steg 2 börja innan Steg 1 är helt klar? Ja/Nej
- Hur mycket av Steg 1 behövs för att börja Steg 2? ___%
- Vad är risken om vi börjar för tidigt? _______________
Mellan Steg 2 och 3:
- Kan Steg 3 börja innan Steg 2 är helt klar? Ja/Nej
- Hur mycket av Steg 2 behövs för att börja Steg 3? ___%
- Vad är risken om vi börjar för tidigt? _______________
Mellan Steg 3 och 4:
- Kan Steg 4 börja innan Steg 3 är helt klar? Ja/Nej
- Hur mycket av Steg 3 behövs för att börja Steg 4? ___%
- Vad är risken om vi börjar för tidigt? _______________
Steg 3: Design parallell process (10 minuter)
Bästa parallelliseringsmöjlighet: _______________
Parallelliserad process:
Vecka 1:
- Starta: _______________
- Samtidigt: _______________
Vecka 2:
- Fortsätt: _______________
- Samtidigt: _______________
Vecka 3:
- Slutför: _______________
- Samtidigt: _______________
Ny total tid: ___ dagar (jämfört med ___ dagar före) Tidsvinst: ___ dagar (___%kortare)
Katarinas genombrott med parallellisering
Katarinas gamla process:
- Skissförslag (2 veckor)
- Vänta på kommunens förhandsbesked (6 veckor)
- Detaljprojektering (4 veckor)
- Vänta på bygglov (6 veckor)
- Bygghandlingar (2 veckor) Total: 20 veckor
Katarinas parallelliserade process:
- Skissförslag (2 veckor)
- Skicka till kommun + börja detaljprojektering (4 veckor)
- Justera detaljprojektering om nödvändigt + ansök bygglov (2 veckor)
- Slutför detaljprojektering + vänta på bygglov (4 veckor)
- Bygghandlingar (2 veckor) Total: 14 veckor
Resultat: 6 veckors förkortning (30% snabbare) med minimal ökad risk
Riskhantering för parallellisering
Så här minimerar du riskerna:
Risk 1: Omarbete vid fel antaganden
Mitigation: Börja med hög-sannolikhet parallellisering först
Risk 2: Slösat arbete vid stopp
Mitigation: Fokusera på förberedande arbete som ändå behöver göras
Risk 3: Ökad komplexitet
Mitigation: Starta med en parallellisering i taget, inte alla samtidigt
Risk 4: Teamet blir förvirrat
Mitigation: Tydlig kommunikation om vad som händer om olika scenarion inträffar
Parallellisering för olika flaskhalstyper
Människoflaskhalsar → Parallellisera personen bort
Exempel: Låt teamet förbereda medan experten arbetar med annat
Processflaskhalsar → Parallellisera processsteg
Exempel: Börja nästa steg innan föregående är helt klart
Systemflaskhalsar → Parallellisera systemlösa aktiviteter
Exempel: Gör manuellt arbete medan systemet processerar
Beslutsflaskhalsar → Parallellisera beslutsförberedelser
Exempel: Förbered alla alternativ innan beslutsmötet
Kapacitetsflaskhalsar → Parallellisera genom andra resurser
Exempel: Låt andra team börja under tiden
Vanliga parallelliseringsmisstag
Misstag 1: Parallellisera beroende aktiviteter
Problem: Steg B behöver verkligen 100% av steg A Lösning: Parallellisera endast när verkligt oberoende
Misstag 2: Underskatta omarbete-kostnader
Problem: "Små justeringar" blir stora omskrivningar Lösning: Räkna realistiskt på worst-case scenarion
Misstag 3: För många parallella spår
Problem: Teamet blir överbelastat och förvirrat Lösning: Begränsa till 1-2 parallelliseringar först
Misstag 4: Parallellisera utan kommunikation
Problem: Teamet vet inte vad som händer om X eller Y inträffar Lösning: Tydliga "om-då" instruktioner
Morgondagens uppdrag
Idag: Identifiera din bästa parallelliseringsmöjlighet. Beräkna tidsvinsten och risken.
Om risken är acceptabel: Börja testa parallellisering på ett projekt redan den här veckan.
Imorgon: Vi lär oss den fjärde strategin - FÖRSTÄRKA - att öka kapacitet där det verkligen behövs.
Kom ihåg: Parallellisering handlar om att våga börja innan du har all information. Det kräver mod, men tidsvinsten är ofta värd risken.