Av Lars Diethelm • 17 jul 2025 • 4 min read

DAG 13: Automatisera - Låt teknik göra jobbet

Igår lärde du dig att eliminera - ta bort steget helt.

Men ibland kan du inte eliminera. Steget behövs, men det skapar fortfarande flaskhals för att det tar tid, kräver specialkompetens eller måste göras manuellt varje gång.

Då är automatisering nästa kraftfulla strategi.

AUTOMATISERA betyder att låta teknik utföra aktiviteten så att människor slipper. Inte bara hjälpverktyg - utan verklig automation där steget sker utan mänsklig inblandning.

Låt mig berätta om Fredrik och de 347 mejlen per vecka.

Fredrik driver en rekryteringsfirma med 15 anställda. Hans flaskhals var tydlig: "Jag spenderar 8 timmar per vecka på att skicka statusuppdateringar till kunder."

Varje måndag gick Fredrik igenom alla pågående rekryteringar och skickade personliga statusmejl till kunderna. 347 mejl per vecka. Alla olika. Alla manuella.

"Kan vi inte bara sluta skicka dem?" frågade jag.

"Nej," sa Fredrik. "Kunderna kräver uppdateringar. De blir oroliga annars."

"Kan någon annan skicka dem?"

"Jag är den ende som har full överblick."

"Vad om systemet skickade dem automatiskt?"

Fredrik tvekade. "Men då blir de opersonliga..."

Vi byggde enkel automatisering som skickade statusuppdateringar direkt från CRM-systemet baserat på aktiviteter.

Resultat efter 30 dagar:

Fredrik gick från 8 timmar till 30 minuter per vecka på statusuppdateringar
Kunderna fick uppdateringar oftare (automatiskt när något hände istället för bara måndag)
Noll kunder klagade på att mejlen var "opersonliga"
Fredrik kunde fokusera 7.5 timme extra per vecka på affärsutveckling

Kostnad: 25 000 kronor för automatiseringsverktyg + 1 vecka implementation

När automatisering är rätt strategi

Situation 1: Repetitiva aktiviteter med klara regler

Samma aktivitet görs om och om igen
Tydliga regler för när och hur
Minimal kreativitet eller omdöme krävs

Fredriks exempel: Statusmejl följde alltid samma mall och regler

Situation 2: Flaskhalsen är en expert som gör rutinarbete

Dyr/kompetent person spenderar tid på enkla uppgifter
Uppgifterna kräver bara access till information, inte analys
Experten blir flaskhals för andra väntar på rutinarbetet

Exempel: CFO som manuellt sammanställer månadsrapporter

Situation 3: Timingkritiska aktiviteter

Aktiviteter som måste ske vid specifika tidpunkter
Risk att glömma eller missa timing
Ingen nytta av mänskligt omdöme i timingen

Exempel: Fakturor som ska skickas exakt 30 dagar efter leverans

Situation 4: Databehandling och överföring

Information ska flyttas mellan system
Beräkningar som följer fasta formler
Rapporter baserade på befintlig data

Exempel: Kunddata från CRM till faktureringssystem

Automatiseringsnivåer: Från enkel till avancerad

Nivå 1: Mallar och standarder (0-5 000 kr)

Vad: Förifyllda dokument, standardtext, checklistor När: Manuellt arbete som kan standardiseras Exempel: E-postmallar med automatisk mottagardata

Nivå 2: Enkla triggers (5 000-25 000 kr)

Vad: Automatiska åtgärder när något händer Verktyg: Zapier, IFTTT, Google Scripts Exempel: Skicka välkomstmejl när kund läggs till i systemet

Nivå 3: Processautomation (25 000-100 000 kr)

Vad: Hela processkedjor automatiseras Verktyg: Dedicated workflow-verktyg, CRM-automation Exempel: Hela offert-till-kontrakt-processen

Nivå 4: Intelligent automation (100 000+ kr)

Vad: AI som fattar beslut baserat på data Verktyg: Machine learning, AI-tjänster Exempel: Automatisk prissättning baserat på marknadsdata

För flaskhalseliminering fungerar oftast nivå 1-2 bäst. Enkelt, snabbt, billigt.

Din automatiseringsanalys (25 minuter)

Steg 1: Identifiera automatiseringskandidater (10 minuter)

Min flaskhals: _______________

Aktiviteter i flaskhalsen som kan automatiseras:

Kandidat 1: _______________

Görs det på samma sätt varje gång? Ja/Nej
Följer det klara regler? Ja/Nej
Kräver det kreativitet/omdöme? Ja/Nej

Kandidat 2: _______________

Görs det på samma sätt varje gång? Ja/Nej
Följer det klara regler? Ja/Nej
Kräver det kreativitet/omdöme? Ja/Nej

Kandidat 3: _______________

Görs det på samma sätt varje gång? Ja/Nej
Följer det klara regler? Ja/Nej
Kräver det kreativitet/omdöme? Ja/Nej

Steg 2: Välj automatiseringsnivå (10 minuter)

För din bästa kandidat:

Aktivitet: _______________

Nuvarande process (steg för steg):

Vilka steg kan automatiseras?

Steg 1: Kan automatiseras / Måste vara manuellt
Steg 2: Kan automatiseras / Måste vara manuellt
Steg 3: Kan automatiseras / Måste vara manuellt
Steg 4: Kan automatiseras / Måste vara manuellt

Automatiseringsnivå som krävs:

Nivå 1 (Mallar): Ja/Nej
Nivå 2 (Triggers): Ja/Nej
Nivå 3 (Process): Ja/Nej
Nivå 4 (AI): Ja/Nej

Steg 3: Definiera automatiserad process (5 minuter)

Automatiserad process skulle vara:

Trigger (vad startar automatiseringen): _______________

Steg som automatiseras:

Output (vad blir resultatet): _______________

Mänsklig kontroll behövs för: _______________

Fredriks genombrott med smart automatisering

Vad Fredrik gjorde:

Vecka 1: Mappade alla statusmejl och identifierade 5 standardmallar Vecka 2: Satte upp automatiska triggers i CRM:et:

När kandidat intervjuas → Skicka "Intervju genomförd"-mejl
När referens tas → Skicka "Referenskontroll pågår"-mejl
När beslut fattas → Skicka "Beslut klart"-mejl Vecka 3: Testade med 3 kunder, justerade mallar Vecka 4: Rullade ut till alla kunder

Kostnader:

Zapier-prenumeration: 500 kr/månad
Setup-tid: 15 timmar
Total kostnad år 1: 25 000 kr

Effekt:

Fredriks tid per vecka: 8 timmar → 30 minuter
Kundnöjdhet: Ökade (snabbare uppdateringar)
Fel/missade uppdateringar: Minskade till nära noll

ROI: 7.5 timmar × 52 veckor × 1 000 kr/timme = 390 000 kr värde för 25 000 kr kostnad = 1 460% avkastning

Automatiseringsverktyg för svenskar

Billiga/Enkla (0-1 000 kr/månad):

Zapier: Kopplar ihop olika tjänster
IFTTT: Enkel automation mellan appar
Google Scripts: Gratis automation i Google-miljö
Excel/Google Sheets macros: Automatisera kalkylering
E-postmallar: I befintligt e-postsystem

Medelprisklass (1 000-5 000 kr/månad):

HubSpot workflows: CRM-automation
Salesforce automation: Avancerad CRM-automation
Microsoft Power Automate: Integration med Office
Pipedrive automation: Enkel säljautomation

Avancerade (5 000+ kr/månad):

Anpassad utveckling: Specifika lösningar
AI-tjänster: Machine learning automation
Enterprise workflow: Stora systemintegrationer

För flaskhalseliminering: Börja alltid med de billiga/enkla.

Vanliga automatiseringsmisstag

Misstag 1: Automatisera fel saker först

Fel: Börja med den mest komplexa processen Rätt: Börja med den enklaste som ger störst tidsbesparning

Misstag 2: Försöka automatisera allt på en gång

Fel: "Vi automatiserar hela kundresan" Rätt: Automatisera ett steg i taget, lär dig, fortsätt

Misstag 3: Glömma mänsklig backup

Fel: 100% automation utan möjlighet till manuell hantering Rätt: Automation med möjlighet att hoppa in manuellt vid behov

Misstag 4: Automatisera dåliga processer

Fel: Automatisera en process som redan är ineffektiv Rätt: Fixa processen först, automatisera sen

Misstag 5: Över-komplexitet från start

Fel: Börja med AI och machine learning Rätt: Börja med enkla triggers och mallar

Automatisering för olika flaskhalstyper

Människoflaskhalsar → Automatisera rutinbeslut

Exempel: Automatiska godkännanden under vissa belopp

Processflaskhalsar → Automatisera hela steg

Exempel: Automatisk dataöverföring mellan system

Systemflaskhalsar → Automatisera systeminteraktion

Exempel: Automatisk synkronisering istället för manuell export/import

Beslutsflaskhalsar → Automatisera enkla beslut

Exempel: Automatisk prioritering baserat på regler

Kapacitetsflaskhalsar → Automatisera tidsrövare

Exempel: Automatiska rapporter istället för manuell sammanställning

Når automatisering INTE är rätt strategi

När processen förändras ofta

Automatisering kräver stabilitet. Om reglerna ändras varje månad är det inte värt det.

När omdöme är centralt

Automatisering fungerar för regelbaserade beslut, inte kreativa eller komplexa bedömningar.

När volymen är för låg

Automatisera inte något som händer en gång per månad.

När kostnad överstiger nytta

En 10 000 kr automation för att spara 1 timme per månad lönar sig inte.

Morgondagens uppdrag

Idag: Identifiera din bästa automatiseringskandidat. Om det är enkelt nog (nivå 1-2) - börja implementera direkt.

För enkel automation: Sätt upp i verktyg som Zapier eller skapa mallar För komplex automation: Gör en implementeringsplan

Imorgon: Vi lär oss PARALLELLISERA-strategin - att göra saker samtidigt istället för efter varandra.

Kom ihåg: Automatisering handlar inte om att bli av med jobb, utan om att bli av med det tråkiga, repetitiva arbetet så att folk kan fokusera på det som kräver mänsklig intelligens.