DAG 12: Eliminera - Ta bort steget helt
Idag lär du dig den kraftfullaste strategin för flaskhalseliminering.
ELIMINERA betyder att ta bort flaskhalssteget helt och hållet. Inte förbättra det, automatisera det eller öka kapaciteten - bara sluta göra det.
Låter det drastiskt? Det är det. Och det är därför det fungerar så bra.
Låt mig berätta om Petter och godkännandet som ingen behövde.
Petter driver en IT-byrå med 23 anställda. Hans flaskhals var uppenbar: "Alla offerter måste godkännas av mig innan de skickas till kunder."
Petter tyckte det var nödvändigt. Han hade erfarenheten. Han kände kunderna. Han såg helheten.
Men godkännandet skapade köer. Säljarna väntade 1-3 dagar på hans OK. Kunder blev otåliga. Affärer gick förlorade.
"Vad om vi bara slutar godkänna offerter?" frågade jag.
"Det går inte," sa Petter. "Vad händer om de prissätter fel? Vad händer om de lovar för mycket?"
"Vad händer nu när offerter försenas med 3 dagar?"
Petter tänkte efter. "Vi förlorar affärer. Och när vi väl skickar offerten... har jag aldrig sagt nej till en offert från teamet. De är faktiskt ganska bra på det."
Vi eliminerade godkännandesteget helt.
Resultat efter 30 dagar:
- Offerttid sjönk från 4 dagar till samma dag
- Träffprocent på offerter ökade från 23% till 31%
- Inga fel priser eller löften - teamet var lika bra som Petter
- Petter kunde fokusera på affärsutveckling istället för kvalitetskontroll
Kostnad för lösningen: 0 kronor och 2 timmars teammöte
Varför eliminering är den kraftfullaste strategin
Anledning 1: Ingen väntetid alls
Andra strategier minskar väntetid. Eliminering tar bort den helt.
Anledning 2: Inga nya fel kan introduceras
Automatisering kan krångla. Förstärkning kan skapa nya flaskhalsar. Eliminering skapar inga nya problem.
Anledning 3: Kostar oftast ingenting
Eliminering kräver sällan investeringar. Bara beslut.
Anledning 4: Omedelbar effekt
Andra strategier tar tid att implementera. Eliminering fungerar direkt.
Anledning 5: Tvingar fram förenkling
När du tar bort något måste du tänka om processen. Det leder ofta till smarta lösningar.
Vilka steg kan elimineras?
Många fler än du tror.
Typ 1: Dubbelkontroller
- Godkännanden som sällan resulterar i förändringar
- Kvalitetskontroller av personer som redan är kvalificerade
- Signering av dokument som ändå skrivs ut senare
Petters exempel: Offertgodkännanden som aldrig ändrades
Typ 2: Historiska rutiner
- Rapporter som ingen läser
- Meetings som blivit tradition
- Processer som löste problem som inte längre existerar
Exempel: Veckorapporter som infördes 2019 för att lösa ett kommunikationsproblem som fixades 2020
Typ 3: Säkerhets-krångel
- Extra steg "för säkerhets skull"
- Dubblering "om något går fel"
- Backup-processer för scenarion som aldrig händer
Exempel: Backup-godkännanden för när chefen är bortrest (trots att beslut kan vänta)
Typ 4: Statusuppdateringar
- Rapportering för rapporteringens skull
- Checkpoints som inte påverkar beslut
- Meetings för att uppdatera om saker alla redan vet
Exempel: Dagliga statusmejl i projekt där alla ändå sitter i samma rum
Typ 5: Onödiga handovers
- Arbete som skickas till specialist som bara skickar vidare
- Koordinatorer som bara vidarebefordrar information
- "Kvalitetssäkrare" som gör samma kontroll som originalpersonen
Exempel: IT-support som bara skickar alla ärenden till tekniker utan att själv göra något
Så här identifierar du elimineringsbara steg
Test 1: Konsekvens-testet
Fråga: "Vad är det värsta som kan hända om vi slutar göra det här steget?"
Om svaret är:
- "Ingen kommer märka skillnad" → ELIMINERA
- "Vi kanske missar någon detalj" → Troligen ELIMINERA
- "Kunder kommer bli arga" → Undersök mer
- "Vi bryter mot lag" → Behåll (men kanske förenkla)
Test 2: Värde-testet
Fråga: "Vad är det sista tillfället det här steget förhindrade ett faktiskt problem?"
Om svaret är:
- "Kan inte komma ihåg" → ELIMINERA
- "För över 6 månader sedan" → Troligen ELIMINERA
- "I förra månaden" → Undersök mer
- "I förra veckan" → Behåll
Test 3: Alternativ-testet
Fråga: "Finns det andra sätt att uppnå samma säkerhet/kvalitet utan det här steget?"
Om svaret är:
- "Ja, flera enklare sätt" → ELIMINERA och ersätt
- "Ja, ett annat sätt" → Undersök alternativen
- "Nej, det här är enda sättet" → Behåll (men ifrågasätt)
Test 4: Frekvens-testet
Fråga: "Hur ofta leder det här steget till faktisk förändring/förbättring?"
Om svaret är:
- "Aldrig eller nästan aldrig" → ELIMINERA
- "Sällan" → Troligen ELIMINERA
- "Ibland" → Gör det villkorligt
- "Ofta" → Behåll
Din elimineringsanalys (20 minuter)
Steg 1: Identifiera elimineringskandidater (10 minuter)
Min flaskhals: _______________
Steg/aktiviteter i flaskhalsen som kan elimineras:
Kandidat 1: _______________ Kandidat 2: _______________ Kandidat 3: _______________
Steg 2: Testa kandidaterna (10 minuter)
För varje kandidat:
Kandidat 1: _______________
Konsekvens-test: Vad är värsta som kan hända? _______________ Värde-test: När förhindrade det sist ett problem? _______________ Alternativ-test: Andra sätt att uppnå samma sak? _______________ Frekvens-test: Hur ofta leder det till förändring? _______________
Beslut: ELIMINERA / UNDERSÖK MER / BEHÅLL
Kandidat 2: _______________
Konsekvens-test: _______________ Värde-test: _______________ Alternativ-test: _______________ Frekvens-test: _______________
Beslut: ELIMINERA / UNDERSÖK MER / BEHÅLL
Vanliga invändningar mot eliminering (och svaren)
Invändning 1: "Men vad händer om..."
Svar: "Vad händer nu när steget skapar flaskhals? Är hypotetiska framtida problem värre än faktiska nuvarande problem?"
Invändning 2: "Vi har alltid gjort så här"
Svar: "Och hur fungerar det? Om det funkade perfekt skulle vi inte ha en flaskhals."
Invändning 3: "Andra kommer inte gilla det"
Svar: "Andra gillar inte heller att vänta i köer. Vad tror du de föredrar?"
Invändning 4: "Det känns osäkert"
Svar: "Vad känns säkrare - att testa eliminering som kan backas eller att behålla flaskhalsen som garanterat skadar verksamheten?"
Petters genombrott med eliminering
När Petter vågade eliminera offertgodkännandet:
Dag 1: Berättade för teamet att de får skicka offerter direkt Dag 2: Första offerten skickades samma dag som förfrågan kom Dag 3: Kund sa ja till offerten - "Så snabba ni var!" Vecka 2: Träffprocenten började öka märkbart Månav 1: Petter insåg att han aldrig behövt godkänna något
"Min största insikt," sa Petter efteråt, "var att jag hade skapat en flaskhals för att känna mig viktig, inte för att det tillförde värde."
Elimineringsstrategi för olika flaskhalstyper
Människoflaskhalsar → Eliminera beslutsmoment
Ta bort beslut som personen inte behöver fatta
Processflaskhalsar → Eliminera onödiga steg
Hoppa över steg som inte tillför värde
Systemflaskhalsar → Eliminera systemanrop
Undvik långsamma system för rutinaktiviteter
Beslutsflaskhalsar → Eliminera besluten
Skapa regler så beslut fattats på förhand
Kapacitetsflaskhalsar → Eliminera orsaken till hög belastning
Ta bort aktiviteter som skapar onödig efterfrågan
Morgondagens uppdrag
Idag: Gör din elimineringsanalys. Identifiera minst ett steg du kan eliminera helt.
Om möjligt: Testa att eliminera något redan idag. Börja med det minsta, säkraste alternativet.
Imorgon: Vi lär oss AUTOMATISERA-strategin - när du inte kan eliminera men kan låta teknik göra jobbet.
Kom ihåg: Det enklaste sättet att lösa ett problem är att sluta ha det. Eliminering är ofta möjligt, men kräver mod att ifrågasätta "så här har vi alltid gjort."