DAG 11: Prioritering - Impact/Effort-matrisen för flaskhalsar
Välkommen till attackveckan.
Nu vet du var din flaskhals sitter, vad den kostar och varför den existerar. Det är dags att eliminera den.
Men innan du kastar dig över lösningen finns det en kritisk fråga att besvara: Vilken del av flaskhalsen ska du attackera först?
För de flesta flaskhalsar kan lösas på flera sätt. Och fel prioritering kan betyda skillnaden mellan snabb framgång och månader av frustration.
Låt mig berätta om Anna och misstaget som kostade 400 000 kronor.
Anna driver en designbyrå med 19 anställda. Hennes flaskhals var tydlig: "Alla projekt måste godkännas av mig innan leverans."
Anna såg tre möjliga lösningar:
- Anställa en senior designer som kunde godkänna enklare projekt (380 000 kr årskostnad)
- Implementera kvalitetssystem så andra kunde följa checklistor (120 000 kr + 3 månaders arbete)
- Delegera godkännanden under 50 000 kr till teamledarna (0 kr + 1 veckas arbete)
Anna valde alternativ 1. "Vi behöver ändå fler seniora medarbetare," resonerade hon.
Sex månader senare hade flaskhalsen knappt förbättrats.
Problemet var inte kompetens. Problemet var att Anna inte kunde släppa kontrollen. Den nya seniora designern fick också vänta på Annas godkännande för "viktiga" projekt - och Anna tyckte allt var viktigt.
Alternativ 3 hade löst problemet på en vecka för 0 kronor.
Men Anna prioriterade fel för att hon inte använde rätt prioriteringsmatris.
Varför vanlig prioritering misslyckas för flaskhalsar
Vanlig prioritering fokuserar på:
- Vad som känns viktigast
- Vad som kostar minst
- Vad som tar kortast tid
- Vad som är enklast att implementera
Flaskhals-prioritering fokuserar på:
- Vad som ger snabbast flödesförbättring
- Vad som kan implementeras utan att skapa nya flaskhalsar
- Vad som faktiskt kan genomföras (inte bara teorin)
- Vad som ger lärande för nästa steg
Impact/Effort-matrisen för flaskhalsar
Den vanliga Impact/Effort-matrisen är för generell. För flaskhalsar behöver vi en specialversion:
IMPACT = Flödesförbättring × Sannolikhet för framgång
EFFORT = Tid + Pengar + Organisatorisk motstånd
Inte bara impact och effort - utan flaskhalspecifik impact och effort.
Så här bedömer du FLÖDES-IMPACT:
Hög impact (3 poäng):
- Eliminerar flaskhalsen helt för 80%+ av fallen
- Minskar väntetider med mer än 50%
- Kan implementeras utan att skapa nya flaskhalsar
Medium impact (2 poäng):
- Förbättrar flödet märkbart men löser inte hela problemet
- Minskar väntetider med 20-50%
- Risk för att skapa mindre flaskhalsar på andra ställen
Låg impact (1 poäng):
- Marginell förbättring av flödet
- Minskar väntetider med mindre än 20%
- Risk för att bara flytta problemet
Så här bedömer du FLASKHALS-EFFORT:
Låg effort (1 poäng):
- Kan implementeras på 1-2 veckor
- Kostar under 50 000 kr
- Kräver ingen förändring av andras beteende
Medium effort (2 poäng):
- Tar 1-2 månader att implementera
- Kostar 50 000 - 200 000 kr
- Kräver begränsad förändring av beteende
Hög effort (3 poäng):
- Tar över 2 månader att implementera
- Kostar över 200 000 kr
- Kräver betydande kulturbyte eller ny kompetens
Annas korrigerade prioritering
När vi applicerade flaskhals-matrisen på Annas alternativ:
Alternativ 1: Anställa senior designer
- Flödes-impact: 1 poäng (låg - löser inte kontroll-problemet)
- Flaskhals-effort: 3 poäng (hög - dyr, långsam, kräver kulturbyte)
- Prioritet: 1/3 = 0.33 (låg prioritet)
Alternativ 2: Kvalitetssystem
- Flödes-impact: 2 poäng (medium - förbättrar men komplicerar)
- Flaskhals-effort: 3 poäng (hög - lång implementering, motstånd)
- Prioritet: 2/3 = 0.67 (medium prioritet)
Alternativ 3: Delegera under 50k
- Flödes-impact: 3 poäng (hög - löser 70% av godkännandena direkt)
- Flaskhals-effort: 1 poäng (låg - snabb, gratis, enkelt)
- Prioritet: 3/1 = 3.0 (hög prioritet)
Korrekt prioritering: Börja med alternativ 3, utvärdera resultatet, sedan eventuellt alternativ 2.
Din flaskhals-prioritering (30 minuter)
Steg 1: Lista möjliga lösningar (10 minuter)
Min flaskhals: _______________
Möjliga lösningar jag kan tänka mig:
Lösning A: _______________ Lösning B: _______________ Lösning C: _______________ Lösning D: _______________
(Om du bara ser en lösning - tänk bredare. Det finns alltid flera sätt.)
Steg 2: Bedöm flödes-impact (10 minuter)
För varje lösning, fråga:
- Hur stor del av flaskhalsen elimineras? (%)
- Hur mycket minskar väntetiderna? (%)
- Risk för nya flaskhalsar? (hög/medium/låg)
Lösning A:
- Eliminerar: ___%
- Minskar väntetider: ___%
- Risk för nya flaskhalsar: ___
- Impact-poäng: ___ (1-3)
Lösning B:
- Eliminerar: ___%
- Minskar väntetider: ___%
- Risk för nya flaskhalsar: ___
- Impact-poäng: ___ (1-3)
Lösning C:
- Eliminerar: ___%
- Minskar väntetider: ___%
- Risk för nya flaskhalsar: ___
- Impact-poäng: ___ (1-3)
Steg 3: Bedöm flaskhals-effort (10 minuter)
För varje lösning, fråga:
- Tid att implementera? (veckor)
- Kostnad? (kronor)
- Hur mycket måste andra förändra sitt beteende? (skala 1-10)
Lösning A:
- Tid: ___ veckor
- Kostnad: ___ kr
- Beteendeförändring: ___ (1-10)
- Effort-poäng: ___ (1-3)
Lösning B:
- Tid: ___ veckor
- Kostnad: ___ kr
- Beteendeförändring: ___ (1-10)
- Effort-poäng: ___ (1-3)
Lösning C:
- Tid: ___ veckor
- Kostnad: ___ kr
- Beteendeförändring: ___ (1-10)
- Effort-poäng: ___ (1-3)
Steg 4: Beräkna prioritet och välj (5 minuter)
Prioritet = Impact-poäng ÷ Effort-poäng
Lösning A: ___ ÷ ___ = ___ prioritet Lösning B: ___ ÷ ___ = ___ prioritet Lösning C: ___ ÷ ___ = ___ prioritet
Högst prioritet: _______________ Näst högst prioritet: _______________
Annas genombrott med rätt prioritering
När Anna implementerade lösningarna i rätt ordning:
Vecka 1: Delegerade godkännanden under 50 000 kr till teamledarna Resultat: 70% av godkännandena försvann från hennes bord direkt
Månad 2: Såg att det fungerade perfekt, höjde gränsen till 100 000 kr Resultat: 85% av godkännandena var nu delegerade
Månad 3: Implementerade enkla checklistor för de stora projekten Resultat: Även komplexa godkännanden gick snabbare
Total kostnad: 15 000 kr + 3 veckors arbete Total effekt: Godkännandetid sjönk från 3 dagar till 4 timmar
Jämfört med ursprungsplanen: 25x billigare, 10x snabbare implementation, bättre resultat.
Fyra attackstrategier för nästa vecka
Under kommande dagar kommer vi djupdyka i de fyra huvudsakliga attackstrategierna för att eliminera flaskhalsar:
Dag 12: ELIMINERA - Ta bort steget helt Dag 13: AUTOMATISERA - Låt teknik göra jobbet Dag 14: PARALLELLISERA - Gör samtidigt istället för efter varandra Dag 15: FÖRSTÄRKA - Öka kapacitet där det behövs
Varje strategi passar olika typer av flaskhalsar och situationer.
Morgondagens uppdrag
Idag: Gör din prioritering enligt flaskhals-matrisen. Välj vilken lösning du ska börja med.
Imorgon: Vi börjar med ELIMINERA-strategin - att ta bort flaskhalssteget helt. Ofta den kraftfullaste strategin av alla.
Kom ihåg: Prioritering är inte vad som känns viktigast eller kostar minst. Det är vad som ger snabbast flödesförbättring med minst effort. Anna sparade 400 000 kronor genom att prioritera rätt.