DAG 10: Dataanalysmetoden - Mät dig till sanningen
Välkommen till sista dagen av kartläggningsdagarna.
Under denna vecka har du observerat ditt flöde och intervjuat ditt team. Nu har du troligen en stark känsla för var din flaskhals sitter. Men känsla räcker inte för att övertyga dig själv, ditt team eller styrelsen om att satsa tid och pengar på en lösning.
Du behöver siffror.
Inte för att vara "professionell" eller imponera på någon. Utan för att vara säker på att du fixar rätt sak.
Låt mig berätta om Jonas och siffrorna som raddade 1,8 miljoner.
Jonas driver ett konsultföretag med 34 anställda. Hans kartläggning och intervjuer pekade på flaskhalsen: "Konsulterna spenderar för mycket tid på administration."
Alla klagade på det. Timrapportering, reseräkningar, projektuppdateringar. Det var uppenbart att det var flaskhalsen.
Jonas var redo att köpa ett nytt system för 240 000 kronor för att automatisera administrationen.
"Men först," sa jag, "låt oss mäta exakt hur mycket tid det faktiskt tar."
Resultatet förvånade Jonas:
Administrationen tog faktiskt bara 6% av konsulternas tid. Inte 30% som alla trodde.
Den verkliga flaskhalsen som mätningarna avslöjade: Konsulterna spenderade 28% av sin tid på att vänta på kundernas svar och beslut.
Lösning: Istället för nytt system skapade Jonas en process för att följa upp kunder som inte svarade inom 48 timmar.
Kostnad: 15 000 kronor och en veckas arbete Effekt: Faktureringsbara timmar ökade från 72% till 89% Värde: 1,8 miljoner kronor ökade intäkter första året
Utan mätning hade Jonas investerat 240 000 kronor i fel lösning.
Varför känsla inte räcker - vi behöver siffror
Anledning 1: Känsla förstärks av frustration
Det som irriterar mest känns som det som tar mest tid. Men irritation är inte samma sak som tidsåtgång.
Anledning 2: Vi märker väntetiden mer än arbetstiden
30 minuters väntan känns längre än 2 timmars produktivt arbete. Men 2 timmar kostar mer än 30 minuter.
Anledning 3: Vi generaliserar från extremfall
Ett tillfälle när administrationen tog 3 timmar får oss att tro att den "alltid" tar för lång tid.
Anledning 4: Vi blandar ihop frekvens med påverkan
Något som händer ofta (men tar kort tid) känns som en större flaskhals än något som händer sällan (men tar lång tid).
Så här mäter du din flaskhals (inte avancerad analys - praktiska siffror)
Mätning 1: Tidsfördelning per aktivitet
Vad du mäter: Hur mycket tid spenderas på varje huvudaktivitet
Så här gör du:
- Be 3-5 personer logga sin tid i en vecka (inte mer detaljerat än 30-minuters block)
- Kategorisera aktiviteterna enligt ditt flöde från dag 4
- Beräkna procent av total tid per aktivitet
Jonas exempel:
- Kundarbete: 64%
- Administration: 6%
- Vänta på kunder: 28%
- Internt: 2%
Flaskhals: Vänta på kunder (högst procent av icke-produktiv tid)
Mätning 2: Genomflödestid per steg
Vad du mäter: Hur lång tid varje steg i processen tar (arbetstid vs totaltid)
Så här gör du:
- Ta 5-10 senaste projekt/order/ärenden
- För varje steg: mät arbetstid och totaltid
- Beräkna väntetid (totaltid - arbetstid)
- Identifiera steget med längst väntetid
Exempel från en annan kund:
- Planering: 2h arbete / 8h totalt = 6h väntetid
- Godkännande: 0.5h arbete / 48h totalt = 47.5h väntetid
- Utförande: 12h arbete / 16h totalt = 4h väntetid
Flaskhals: Godkännande (längst väntetid)
Mätning 3: Frekvens av avbrott/omgörningar
Vad du mäter: Hur ofta arbete måste göras om eller avbrytas
Så här gör du:
- Räkna antal "omtag" per steg senaste 10 projekten
- Räkna antal gånger arbete avbryts för brådskande ärenden
- Identifiera vilket steg som orsakar mest störningar
Exempel:
- Planering: 0.1 omtag per projekt
- Design: 1.8 omtag per projekt
- Produktion: 0.3 omtag per projekt
Flaskhals: Design (flest omtag = flest störningar i flödet)
Din dataanalys idag (60 minuter)
Steg 1: Välj mätmetod baserat på dina fynd (5 minuter)
Om observationerna visade tidsproblem: Använd Mätning 1 (tidsfördelning) Om observationerna visade väntetider: Använd Mätning 2 (genomflödestid) Om intervjuerna visade omgörningar: Använd Mätning 3 (frekvens av avbrott)
Min valda metod: _______________
Steg 2: Samla data (40 minuter)
För Mätning 1 (Tidsfördelning):
Be 3 personer logga senaste arbetsdagen i 30-min block:
Person 1:
- Huvudaktivitet 1: ___ timmar (___ %)
- Huvudaktivitet 2: ___ timmar (___ %)
- Huvudaktivitet 3: ___ timmar (___ %)
- Väntetid/sökning: ___ timmar (___ %)
Upprepa för person 2 och 3, beräkna genomsnitt.
För Mätning 2 (Genomflödestid):
Ta 5 senaste projekt och mät varje steg:
Projekt 1:
- Steg 1: ___ h arbete / ___ h totalt = ___ h väntetid
- Steg 2: ___ h arbete / ___ h totalt = ___ h väntetid
- Steg 3: ___ h arbete / ___ h totalt = ___ h väntetid
Upprepa för projekt 2-5, hitta genomsnitt.
För Mätning 3 (Frekvens av avbrott):
Räkna för senaste 5 projekten:
Omgörningar per steg:
- Steg 1: ___ omtag / ___ projekt = ___ omtag per projekt
- Steg 2: ___ omtag / ___ projekt = ___ omtag per projekt
- Steg 3: ___ omtag / ___ projekt = ___ omtag per projekt
Steg 3: Identifiera flaskhalsen (15 minuter)
Baserat på dina mätningar:
Aktivitet/steg med längst icke-produktiv tid: _______________ Aktivitet/steg med längst väntetid: _______________ Aktivitet/steg med flest omgörningar: _______________
Min flaskhals baserat på data: _______________
Stämmer detta med observationer och intervjuer? Ja/Nej
Om nej, vad skiljer sig? _______________
Jonas genombrott när siffrorna avslöjade sanningen
Vad Jonas trodde före mätning: "Administration tar 30% av konsulternas tid och är vår största flaskhals"
Vad mätningen visade:
- Administration: 6% av tiden
- Vänta på kunder: 28% av tiden
- Faktiskt kundarbete: 64% av tiden
- Övrigt: 2% av tiden
Handlingsplan ändrades helt:
- Före mätning: Köp dyrt system för att automatisera administration
- Efter mätning: Skapa process för kunduppföljning
Resultat: 16x bättre ROI än den ursprungliga planen
Vanliga överraskningar från dataanalys
Överraskning 1: Problemet är mindre än känslan
Som Jonas - administration kändes som 30% men var bara 6%.
Överraskning 2: Flaskhalsen är utanför er kontroll
Som Jonas - vänta på kunder kändes som "kundens problem" men var faktiskt era timmar.
Överraskning 3: Små problem med hög frekvens
5 minuters störning 20 gånger per dag = 1.5 timme förlorad tid.
Överraskning 4: Stora problem med låg synlighet
Väntetider syns inte i aktivitetsloggar men tar massa tid.
Veckans sammanfattning: Du har nu hittat din flaskhals
Under denna vecka har du:
- Dag 6: Räknat vad flaskhalsen kostar
- Dag 7: Säkerställt att du jagar orsak, inte symptom
- Dag 8: Observerat det verkliga flödet
- Dag 9: Intervjuat teamet om deras perspektiv
- Dag 10: Mätt dig till exakta siffror
Du borde nu veta:
- Var din flaskhals sitter (specifik person/process/steg)
- Hur mycket den kostar (kronor per år)
- Varför den existerar (grundorsak, inte symptom)
- Hur den påverkar flödet (observationer och intervjuer)
- Exakt hur stor påverkan den har (mätningar)
Måndag börjar vecka 3: Attack och eliminering
Måndag: Vi börjar attackfasen. Du kommer lära dig de fyra strategierna för att eliminera flaskhalsar och välja rätt strategi för din specifika situation.
Helguppdrag: Sammanställ dina fynd från veckan. Skriv ned:
- Din flaskhals (en mening)
- Kostnaden (kronor per år)
- Bevisen (data som stödjer)
- Grundorsaken (varför den existerar)
Måndag blir du flaskhals-eliminatör.