DAG 1: Varför allt annat är slöseri med tid
Välkommen till dag 1 av din flaskhalsjakt.
Nu när du förstår Theory of Constraints och vet varför du misslyckats tidigare, är det dags att börja tänka som en flaskhalsjägare istället för en normalförbättrare.
Skillnaden är fundamental. Och den kommer avgöra om du lyckas eller misslyckas med att transformera din verksamhet.
Låt mig berätta om Lars och normalförbättrarnas fälla.
För två år sedan träffade jag Lars, VD för ett växande IT-företag i Göteborg. 47 anställda, 60 miljoner i omsättning, växer med 25% per år.
Lars var utmattad.
"Vi har problem överallt," sa han. "Personalen är stressad. Kunderna klagar på långa leveranstider. Kvaliteten varierar. Vi har för lite kapacitet i utveckling men för mycket i administration. Systemet är föråldrat. Processerna är oklara."
Det här är normalförbättrarens perspektiv: Se alla problem samtidigt. Vilja fixa allt. Tro att man måste förbättra överallt för att förbättra någonstans.
"Vilken av dem ska vi börja med?" frågade jag.
"Alla," sa Lars. "Vi måste fixa allt."
Och där gjorde Lars misstaget som 90% av alla företagare gör. Han tänkte som en normalförbättrare istället för som en flaskhalsjägare.
Normalförbättraren vs Flaskhalsjägaren
Normalförbättraren tänker:
- "Vi har många problem som alla behöver lösas"
- "Mer förbättring = bättre resultat"
- "Vi ska fixa det som är mest synligt först"
- "Alla förbättringar är värdefulla"
- "Vi ska vara rättvisa och förbättra lite överallt"
Flaskhalsjägaren tänker:
- "Vi har ett problem som hindrar allt annat"
- "Rätt förbättring = dramatiska resultat"
- "Vi ska fixa det som stoppar flödet först"
- "Bara en förbättring spelar roll"
- "Vi ska vara brutala och fokusera på flaskhalsen"
Skillnaden är inte bara filosofisk. Den är ekonomisk.
Vad hände när Lars tänkte som normalförbättrare
Lars följde normalförbättrarens recept:
Månad 1: Anställde två utvecklare (430 000 kr årskostnad) Månad 2: Köpte nytt projektsystem (180 000 kr) Månad 3: Skickade hela teamet på processutbildning (95 000 kr) Månad 4: Anställde en HR-konsult för att jobba med "stress och motivation" (120 000 kr)
Total investering: 825 000 kr och fyra månaders intensivt förändringsarbete
Resultat: Marginell förbättring. Kanske 5-10% på de flesta mått. Men grundproblemen fanns kvar.
"Jag förstår inte," sa Lars. "Vi har ju förbättrat så mycket."
Och där är problemet med normalförbättring: Du kan förbättra mycket utan att förbättra det som spelar roll.
Vad hände när Lars började tänka som flaskhalsjägare
Jag fick Lars att sluta tänka förbättringar och börja tänka flöde. Inte "vad fungerar dåligt?" utan "var stannar arbetet?"
Vi spenderade två timmar på att kartlägga hans verksamhet. Och gissa vad vi hittade?
Alla de "problemen" han nämnde var inte problem. De var symptom av EN flaskhals:
Anna, den tekniska projektledaren.
Alla projekt, alla leveranser, alla kvalitetskontroller gick genom Anna. Hon var tekniskt briljant, kunder älskade henne, teamet respekterade henne.
Men hon var också begränsningen som hindrade hela företaget från att växa.
- När Anna var sjuk stannade allt
- När Anna var på semester försena des projekt
- När Anna var överbelastad (vilket hon alltid var) bildades köer överallt
Flaskhalsjägarens insikt: Alla andra "problem" var bara effekter av Anna-flaskhalsen:
- Personalen var stressad för att de väntade på Annas godkännanden
- Kunderna klagade för att Anna inte hann med kvalitetskontroller
- Leveranstiderna var långa för att allt köade hos Anna
- Utvecklarna verkade ha för lite kapacitet för att de väntade på Anna
- Systemet verkade föråldrat för att Anna inte hann implementera förbättringar
Flaskhalsjägarens attack
Lars och Anna jobbade tillsammans för att delegera hennes arbetsuppgifter. Inte alla - bara de som skapade flaskhalsen.
Vecka 1: Implementerade tydliga kvalitetskriterier så andra kunde göra kontrollerna Vecka 2: Skapade mallar så junior-utvecklare kunde hantera standardprojekt
Vecka 3: Delegerade projektgodkännanden under 200 000 kr till teamledarna Vecka 4: Automatiserade statusrapportering så Anna slapp manuellt sammanställa
Total investering: 40 timmars arbete och 15 000 kronor i enkla verktyg
Resultat efter 30 dagar:
- Leveranstiderna minskade från 6 till 3 veckor
- Kundnöjdheten ökade från 7.2 till 8.6
- Personalens stressnivå sjönk markant
- Anna kunde fokusera på det hon var bäst på: komplexa tekniska utmaningar
- Kapaciteten ökade med 40% utan nya anställningar
Och det bästa? Alla andra "problem" försvann som av sig själva.
Varför flaskhalsjakt slår normalförbättring
Normalförbättring: 825 000 kr, 4 månader, 5-10% förbättring Flaskhalsjakt: 15 000 kr, 4 veckor, 40% förbättring
Men det handlar inte bara om kostnad. Det handlar om mental klarhet.
Normalförbättraren har hundra prioriteringar. Flaskhalsjägaren har en.
Normalförbättraren kämpar med att få tid för förbättringsarbete. Flaskhalsjägaren vet att flaskhalselimineringen SKAPAR tid.
Normalförbättraren blir frustrerad när förbättringar inte ger effekt. Flaskhalsjägaren vet att rätt förbättring ger dramatisk effekt.
Så här börjar du tänka som flaskhalsjägare
Sluta fråga: "Vad fungerar dåligt?"
Börja fråga: "Var stannar arbetet?"
Sluta fråga: "Vad ska vi förbättra?"
Börja fråga: "Vad hindrar allt annat?"
Sluta fråga: "Hur kan vi bli bättre på allt?"
Börja fråga: "Var är vår svagaste länk?"
Sluta fråga: "Vilka problem har vi?"
Börja fråga: "Vilket problem orsakar alla andra?"
Din första flaskhalsjägar-uppgift (10 minuter)
Nu är det din tur att börja tänka som flaskhalsjägare. Svara på dessa frågor, men tänk FLÖDE, inte problem:
Fråga 1: Var väntar arbetet längst?
Tänk på ditt senaste projekt eller order. Var spenderade det mest tid i väntan? Inte där folk jobbade aktivt, utan där det bara... låg.
Fråga 2: Vad stoppar allt när det inte fungerar?
Om en person var sjuk, en process krånglade, en maskin gick sönder - vad skulle stoppa mest arbete i hela företaget?
Fråga 3: Vad är det sista som hindrar leverans?
När ni nästan är klara med ett projekt/order/leverans - vad är det som avgör om kunden får det i tid eller inte?
Fråga 4: Var säger folk "vi måste vänta"?
Vilken fras hör du oftast: "Vi väntar på..." - vad kommer efter det?
Skriv ner dina svar. Bara några ord per fråga.
Morgondagens uppdrag
Idag: Börja observera din verksamhet som flaskhalsjägare. Var uppmärksam på väntetider och flödestopp, inte problem och brister.
Imorgon: Vi kartlägger de fem vanligaste typerna av flaskhalsar och hjälper dig identifiera vilken kategori din tillhör.
Kom ihåg: Du letar inte efter det största problemet. Du letar inte efter det mest irriterande problemet. Du letar efter det som stoppar allt annat från att flyta.
Tänk som en flaskhalsjägare: En fokusering. En förbättring. Dramatiska resultat.