C. Under Kriser (10 verktyg)

Håll huvudet kallt när det brinner

AKUT KRISHANTERING

21. Triage-modellen: Vad måste göras NU, SNART, SEN

Problemet: I kriser känns allt akut. Du hoppar mellan uppgifter utan att lösa något ordentligt. Panik sprider sig i teamet.

Verktyget: Medicinsk triage-modell anpassad för företagskriser.

Så här gör du: Steg 1: Lista allt som behöver göras (5 minuter) Skriv ner alla uppgifter utan prioritering.

Steg 2: Kategorisera enligt triage-modellen:

RÖD (Kritisk - inom 2 timmar):

• Akut fara för människor
• Verksamheten stannar helt utan detta
• Juridiska konsekvenser inom 24h
• Kundförluster som inte går att återställa

GUL (Brådskande - inom 24 timmar):

• Viktigt för verksamheten men inte stoppar den
• Kan vänta några timmar utan stora konsekvenser
• Påverkar kvalitet men inte säkerhet

GRÖN (Viktigt - inom en vecka):

• Bör göras men verksamheten fungerar utan det
• Kan postponeras utan permanenta skador
• Förbättringar och optimeringar

SVART (Skjut upp):

• Kan vänta tills krisen är över
• Projekt och utvecklingsarbete
• Rutinuppgifter som inte är kritiska

Steg 3: Arbeta endast med RÖD tills de är klara Inte gul. Inte grön. Bara röd.

Exempel - IT-haveri:

RÖD: Återställ kunddata, kontakta kunder om avbrott
GUL: Uppdatera hemsida, informera leverantörer
GRÖN: Analysera orsak, förbättra backup-rutiner
SVART: Månadsrapport, utvecklingsprojekt

Varför det fungerar: Skapar fokus när hjärnan vill göra allt samtidigt. Förhindrar att mindre viktiga saker tar energi från kritiska uppgifter.

Tidsåtgång: 10 minuter kategorisering + kontinuerlig uppföljning Frekvens: Vid varje kris, uppdatera var 4:e timme

22. Krisstaben: Vem gör vad när skiten träffar fläkten

Problemet: I kriser vet ingen vem som ansvarar för vad. Alla vill hjälpa till men det blir kaos. Beslut fattas inte eller fattas av fel person.

Verktyget: Fördefinierad organisation för krishantering med tydliga roller.

Så här gör du: Definiera rollerna:

Krisansvarig (1 person):

• Fattar alla beslut
• Ansvarar för övergripande strategi
• Kommunicerar med media/myndigheter
• Kallar till krislägen

Operativ ansvarig (1 person):

• Koordinerar praktiska åtgärder
• Delegerar uppgifter
• Följer upp att saker blir gjorda
• Rapporterar status till krisansvarig

Kommunikationsansvarig (1 person):

• All extern kommunikation
• Kundkontakt
• Leverantörskommunikation
• Personalinformation

Teknisk ansvarig (1 person):

• Löser tekniska problem
• Kontakt med experter/leverantörer
• Återställning av system
• Säkerhetsåtgärder

Mall för krisstab:

KRIS: [Beskriv kort]
AKTIVERAD: [Datum/tid]

KRISANSVARIG: [Namn + telefon]
OPERATIV: [Namn + telefon]  
KOMMUNIKATION: [Namn + telefon]
TEKNISK: [Namn + telefon]

NÄSTA AVSTÄMNING: [Tid]
STATUS: [Kort uppdatering]

Aktivering:

• Krisansvarig bestämmer när krisstab aktiveras
• Alla andra i företaget rapporterar till sin närmaste chef
• Krisstaben fattar alla beslut tills krisen är över

Varför det fungerar: Förhindrar kaos och dubbelarbete. Alla vet vem de ska rapportera till och vem som fattar beslut.

Tidsåtgång: 30 minuter att definiera roller + aktivering vid kris Frekvens: Definiera en gång, uppdatera årligen

23. Kommunikations-SOS: Intern + extern krisinfo

Problemet: Information sprids ojämnt. Rykten växer. Kunder och personal får motstridiga besked. Förtroendet minskar snabbt.

Verktyget: Strukturerad kriskommunikation med färdiga mallar för olika scenarion.

Så här gör du:

Intern kommunikation - till personal:

Mall 1 - Första meddelandet (inom 30 minuter):

VIKTIGT MEDDELANDE
Tid: [xx:xx]
Från: [Krisansvarig]

Vi har en situation med [kort beskrivning].
Läget just nu: [vad vi vet]
Vad vi gör: [konkreta åtgärder]
Vad du ska göra: [specifika instruktioner]

Nästa uppdatering: [tid]
Frågor till: [namn + telefon]

Extern kommunikation - till kunder:

Mall 2 - Kundmeddelande:

Information från [Företagsnamn]

Vi har upptäckt [problem som påverkar dig].
Påverkan på dig: [specifikt]
Vad vi gör för att lösa det: [åtgärder]
Förväntad lösning: [tidsram]

Vi beklagar olägenheten.
Frågor: [direktnummer till ansvarig]
Nästa uppdatering: [när]

Kommunikationsregler:

• Första meddelandet inom 30 minuter (även om info är begränsad)
• Uppdatera minst var 4:e timme
• Samma person skickar alla meddelanden
• Ärlig ton, undvik tekniskt språk
• Fokus på vad som görs, inte vad som gått fel

Kanaler i prioritetsordning:

1. Direkt telefon (kritiska kunder/personal)
2. SMS/WhatsApp (snabb spridning)
3. E-post (dokumentation)
4. Hemsida (allmän info)
5. Sociala medier (vid större kriser)

Varför det fungerar: Kontrollerar narrativet. Minskar osäkerhet och ryktesspridning. Visar att företaget har kontroll.

Tidsåtgång: 15 minuter att förbereda mallar + 10 minuter per uppdatering Frekvens: Första meddelandet inom 30 min, sedan var 4:e timme

24. Kassaflödes-sprint: 10 min för att se cashläget

Problemet: I kriser glöms ekonomin bort tills det är för sent. Du vet inte hur länge företaget kan överleva utan intäkter.

Verktyget: Snabb översikt av ekonomisk uthållighet under krisen.

Så här gör du:

10-minuters kassaflödesanalys:

1. Nuvarande kassa (2 minuter):

• Bankkonto: [summa]
• Tillgänglig kredit: [summa]
• Totalt tillgängligt: [summa]

2. Fasta kostnader per månad (3 minuter):

• Löner: [summa]
• Hyra: [summa]
• Försäkringar: [summa]
• Lån: [summa]
• Annat: [summa]
• Total: [summa/månad]

3. Rörliga kostnader som kan stoppas (2 minuter):

• Marknadsföring: [summa]
• Konsulter: [summa]
• Resor: [summa]
• Övrigt: [summa]
• Kan spara: [summa/månad]

4. Förväntade intäkter närmaste månaden (2 minuter):

• Säkra fakturor: [summa]
• Troliga affärer: [summa]
• Total: [summa]

5. Räkna ut överlevnadstid (1 minut):

Överlevnadstid = (Tillgänglig kassa + Förväntade intäkter) 
                 ÷ (Fasta kostnader - Möjliga besparingar)

Exempel:

Tillgänglig kassa: 500 000 kr
Förväntade intäkter: 200 000 kr
Fasta kostnader: 300 000 kr/månad
Möjliga besparingar: 100 000 kr/månad
Nettokostnad: 200 000 kr/månad

Överlevnadstid = 700 000 ÷ 200 000 = 3,5 månader

Beslut baserat på resultat:

• Över 6 månader: Fokus på att lösa krisen
• 3-6 månader: Aktivera besparingsplan
• Under 3 månader: Akut finansieringsplan behövs

Varför det fungerar: Ger objektiv bild av ekonomisk situation. Förhindrar panikbeslut eller för sent agerande.

Tidsåtgång: 10 minuter analys + eventuella åtgärder Frekvens: Första dagen i krisen, sedan veckovis

25. Kund-salvage: Rädda de viktigaste relationerna först

Problemet: I kriser påverkas alla kunder, men du har bara tid att fokusera på några. Fel prioritering kan förstöra de viktigaste relationerna permanent.

Verktyget: Systematisk prioritering och räddning av kritiska kundrelationer.

Så här gör du:

Steg 1: Kategorisera kunder efter påverkan och värde (5 minuter)

A-kunder (Ring inom 1 timme):

• Högsta omsättning
• Strategiskt viktiga
• Mest påverkade av krisen
• Risk för mediauppmärksamhet

B-kunder (Kontakta inom 4 timmar):

• Medelhög omsättning
• Måttligt påverkade
• Viktiga för rykte

C-kunder (Mejl inom 24 timmar):

• Låg påverkan
• Standardkommunikation räcker

Steg 2: Salvage-samtal för A-kunder

Samtalsstruktur (5 minuter per kund):

1. Erkänn situation (1 min)
   • "Vi har en situation som påverkar er..."
   • "Jag ringer för att personligen informera er..."
2. Förklara påverkan (1 min)
   • Specifikt vad som påverkar just denna kund
   • Ärlig tidsram för lösning
3. Presentera lösning (2 min)
   • Vad ni gör för att lösa det
   • Alternativa lösningar om möjligt
   • Extra service/kompensation
4. Säkra relation (1 min)
   • "Vad behöver ni från oss för att vi ska kunna fortsätta samarbeta?"
   • "Hur kan vi göra det här rätt för er?"

Exempel på salvage-erbjudanden:

• Prioriterad hantering när systemet är uppe
• Rabatt på nästa order
• Extra support under återställning
• Direktnummer för snabb kontakt

Dokumentera resultat:

Kund: [namn]
Kontaktad: [tid]
Påverkan: [beskriv]
Reaktion: [positiv/neutral/negativ]
Åtaganden: [vad vi lovade]
Status: [behållen/osäker/förlorad]

Steg 3: Följ upp inom 24 timmar Ring tillbaka och berätta vad som hänt sedan förra samtalet.

Varför det fungerar: Visar att ni prioriterar viktiga kunder. Ofta stärks relationen genom hur ni hanterar kriser, inte bara hur ni levererar när allt fungerar.

Tidsåtgång: 5 minuter kategorisering + 5 minuter per A-kund Frekvens: Första dagen i krisen + uppföljning efter 24h

ÅTERHÄMTNING

26. Stress-inventering: Vad har vi lärt oss

Problemet: När krisen är över vill alla bara glömma och gå vidare. Värdefulla lärdomar går förlorade och samma misstag upprepas.

Verktyget: Strukturerad genomgång av vad som gick bra och dåligt under krisen.

Så här gör du:

Timing: 1-2 veckor efter krisen (inte direkt efter, men innan minnet bleknar)

Process (60 minuter med team):

1. Fakta-samling (15 minuter):

• Timeline: Vad hände när?
• Beslut: Vilka stora beslut fattades?
• Åtgärder: Vad gjordes för att lösa krisen?
• Resultat: Vad blev konsekvenserna?

2. Vad fungerade bra? (15 minuter):

• Vilka personer presterade över förväntan?
• Vilka system/processer höll?
• Vilka beslut var rätt?
• Vad skulle vi göra likadant nästa gång?

3. Vad fungerade dåligt? (15 minuter):

• Var förlorade vi tid?
• Vilka system/processer svek?
• Vilka beslut var fel?
• Vad skulle vi göra annorlunda?

4. Vad lärde vi oss? (15 minuter):

• Om vår verksamhet
• Om vårt team
• Om våra system
• Om våra kunder

Dokumentera i enkel format:

KRIS: [Typ och datum]

FUNGERADE BRA:
- [3-5 konkreta punkter]

FUNGERADE DÅLIGT:
- [3-5 konkreta punkter]

LÄRDOMAR:
- [3-5 insights]

ÅTGÄRDER FRAMÅT:
- [Konkreta förbättringar att implementera]

Dela lärdomar:

• Teamet (alla ska veta vad som lärs)
• Ledningen (för strategiska beslut)
• Arkivera (för framtida referens)

Varför det fungerar: Omvandlar negativa upplevelser till värdefull kunskap. Förbättrar beredskap för framtida kriser.

Tidsåtgång: 60 minuter workshop + 30 minuter dokumentation Frekvens: Efter varje kris

27. System-autopsi: Varför gick det sönder

Problemet: Du vet vad som gick sönder, men inte varför. Utan grundorsaksanalys kommer samma problem tillbaka.

Verktyget: "5 varför"-metoden för att hitta verkliga orsaker till systemfel.

Så här gör du:

Steg 1: Definiera problemet Skriv exakt vad som gick fel. Inte vaga beskrivningar.

Steg 2: Fråga "varför" fem gånger

Exempel - IT-system kraschade:

1. Problem: Kunddatabasen gick ner Varför? → Servern kraschade
2. Varför kraschade servern? → Den fick slut på minne
3. Varför fick den slut på minne? → Backup-processen använde för mycket resurser
4. Varför använde backup-processen för mycket resurser? → Den var inställd att köra under arbetstid istället för nattetid
5. Varför var den inställd fel? → Ingen hade ansvar för att kontrollera backup-inställningar efter systemuppgradering

Verklig orsak: Bristande rutiner för systemunderhåll efter uppgraderingar

Steg 3: Identifiera åtgärder för varje nivå

Nivå 1 (Symptom): Backup-system för kunddata
Nivå 2 (Teknisk): Automatisk övervakning av serverresurser  
Nivå 3 (Process): Schemalägg backup till nattetid
Nivå 4 (Rutin): Checklista för systemuppgraderingar
Nivå 5 (Ansvar): Utsedd systemansvarig med tydliga rutiner

Steg 4: Implementera åtgärder systematiskt Börja med djupaste nivån (5) och jobba uppåt.

Andra användbara frågor:

• Hur kunde det här passera obemärkt?
• Vilka varningssignaler ignorerades?
• Vad hade kunnat förhindra det?

Varför det fungerar: Löser grundproblemet istället för bara symptomen. Förhindrar upprepning av samma fel.

Tidsåtgång: 30-45 minuter analys + tid för åtgärder Frekvens: Efter varje systemfel eller stor incident

28. Resiliens-check: Stärk det som höll

Problemet: Du fokuserar bara på vad som gick fel och missar att förstärka det som faktiskt fungerade under krisen.

Verktyget: Systematisk identifiering och förstärkning av det som höll företaget flytande under krisen.

Så här gör du:

Steg 1: Identifiera vad som höll (15 minuter)

Frågor att ställa:

• Vilka system fortsatte fungera när andra fallerade?
• Vilka personer presterade exceptionellt?
• Vilka processer visade sig vara robusta?
• Vilka relationer (kunder/leverantörer) höll stark?
• Vilka beslut räddade situationen?

Steg 2: Analysera varför det höll (15 minuter)

För varje punkt som höll, fråga:

• Vad var det som gjorde detta robust?
• Hade vi tur eller var det välplanerat?
• Kan denna styrka kopieras till andra områden?

Exempel:

VAD: Ekonomiavdelningen höll igång trots kaos
VARFÖR: Hade backup-rutiner och klara ansvarsområden
KOPIERING: Implementera samma backup-struktur för IT och produktion

VAD: Stor kund stannade trots problem  
VARFÖR: Personlig relation med säljare + snabb kommunikation
KOPIERING: Bygg personliga relationer med fler nyckelkunder

Steg 3: Förstärk systematiskt (30 minuter)

För varje identifierad styrka, fråga:

• Hur kan vi göra detta ännu starkare?
• Hur kan vi sprida detta till andra delar av verksamheten?
• Vilka resurser behövs för att förstärka detta?

Åtgärdsplan:

STYRKA: [Vad som höll]
FÖRSTÄRKNING: [Konkret åtgärd]
ANSVARIG: [Vem som implementerar]
TIDSRAM: [När det ska vara klart]
SPRIDNING: [Andra områden som kan dra nytta]

Steg 4: Kommunicera framgångarna

• Berätta för teamet vad som fungerade bra
• Erkänn personer som presterade
• Dokumentera framgångsrecept för framtiden

Varför det fungerar: Bygger på befintliga styrkor istället för bara att lappa svaga punkter. Stärker självförtroendet och moral efter kriser.

Tidsåtgång: 60 minuter analys + tid för implementering Frekvens: Efter varje större kris eller utmaning

29. Team-puls: Hur mår folk verkligen

Problemet: Efter kriser låtsas alla att allt är normalt. Stress och utmattning byggs upp under ytan och exploderar senare.

Verktyget: Strukturerad check av teamets verkliga mående efter kriser.

Så här gör du:

Anonyma enkäten (5 minuter per person):

Fysisk påverkan:

• Energinivå 1-10 jämfört med före krisen
• Sömnkvalitet 1-10
• Stress-symptom (huvudvärk, magproblem, spänningar)

Mental påverkan:

• Motivation för jobbet 1-10
• Självförtroende efter krisen 1-10
• Oro för framtiden 1-10

Öppna frågor:

• Vad påverkade dig mest under krisen?
• Vad behöver du för att återhämta dig?
• Finns det något du vill säga som du inte vågat säga?

Individuella samtal (15 minuter per person):

För personer med låga siffror eller oroande svar:

• "Hur mår du verkligen efter det vi gått igenom?"
• "Vad behöver du från mig/företaget för att må bättre?"
• "Finns det något jag missat som påverkat dig?"

Konkreta stöd-åtgärder:

• Flexibel arbetstid för återhämtning
• Professionell hjälp (kurator/coach)
• Minskad arbetsbelastning tillfälligt
• Extra semester/kompensationsdagar
• Kompetensutveckling för att hantera framtida kriser

Team-åtgärder baserat på resultat:

Om teamet generellt mår dåligt:

• Workshop om krishantering
• Team-building aktiviteter
• Förbättrade rutiner för arbetsmiljö

Om vissa individer mår dåligt:

• Personlig utvecklingsplan
• Mentor/stöd från kollega
• Eventuellt rollförändring

Uppföljning efter 4 veckor: Samma enkät för att se utveckling.

Varför det fungerar: Fångar upp problem innan de blir kroniska. Visar att företaget bryr sig om människorna, inte bara resultatet.

Tidsåtgång: 30 minuter enkätanalys + 15 minuter per person som behöver samtal Frekvens: 1-2 veckor efter kris + uppföljning efter 4 veckor

30. Framtids-vaccination: Så här undviker vi nästa gång

Problemet: Kriser kommer igen. Om du inte förbereder dig baserat på vad du lärt dig kommer nästa kris bli lika destruktiv.

Verktyget: Systematisk förberedelse för framtida kriser baserat på konkreta lärdomar.

Så här gör du:

Steg 1: Identifiera sannolika framtida kriser (15 minuter)

Baserat på vad som hänt:

• Vad kan hända igen i värsta fall?
• Vilka andra system/processer har samma svagheter?
• Vilka externa hot har vi inte förberett oss för?

Vanliga företagskriser:

• IT-system nere
• Nyckelperson slutar akut
• Stor kund hoppar av
• Leverantör går i konkurs
• Regulatoriska förändringar
• Pandemi/naturkatastrofer
• Produktfel/ryktesspridning

Steg 2: Skapa "vaccination" för varje kristyp (30 minuter)

För varje identifierad risk:

Förebyggande åtgärder:

• Vad kan vi göra för att minska sannolikheten?
• Vilka system behöver backup?
• Vilka relationer behöver diversifieras?

Förberedande åtgärder:

• Vilka planer behöver vi ha redo?
• Vilka kontakter behöver vi etablera i förväg?
• Vilken information behöver vi samla nu?

Exempel - IT-kris vaccination:

FÖREBYGGANDE:
- Automatisk backup till molnet
- Redundanta internetleverantörer  
- Regelbunden systemunderhåll

FÖRBEREDANDE:
- Kontaktlista till IT-leverantörer
- Manual för grundläggande felsökning
- Alternativa arbetssätt när system är nere

Steg 3: Implementera gradvis (kontinuerligt)

Månadsvis vaccination: Varje månad, implementera EN förebyggande åtgärd för EN kristyp.

Kvartalsvis övning: Testa beredskapen för EN kristyp (utan att skapa verklig kris).

Årlig uppdatering: Revidera krishanteringsplaner baserat på nya lärdomar.

Steg 4: Skapa "kris-kit"

Fysiska resurser:

• Kontaktlistor (printade)
• Nödkassa i kontanter
• Alternativa kommunikationsmedel

Digitala resurser:

• Backup av viktiga filer offline
• Krishanteringsmallar
• Kommunikationsplaner

Varför det fungerar: Gör företaget proaktivt resilient istället för reaktivt. Varje kris gör er starkare för nästa.

Tidsåtgång: 45 minuter planering + kontinuerlig implementering Frekvens: Planering efter varje kris, implementering kontinuerligt

Så här använder du krisverktygen:

Vid akut kris: Använd verktyg 21-25 i ordning. Triage först, krisstab andra, kommunikation tredje.

Efter krisen: Implementera verktyg 26-30 för återhämtning och förbättring.

Kombinationer som förstärker varandra:

• Triage-modellen + Krisstaben + Kommunikations-SOS
• System-autopsi + Resiliens-check + Framtids-vaccination
• Kassaflödes-sprint + Kund-salvage för ekonomisk överlevnad

Nästa steg: När krisen är över och du återhämtat dig, fokusera på D (Vardagseffektivitet) för att bygga starkare rutiner.