Av Lars Diethelm • 29 jul 2025 • 4 min read

Appendix B: Mötesmallar

Agenda, noteringar, uppföljning

Grundmall: 15-minuters struktur

Agenda (samma varje vecka)

FÖRBÄTTRINGSFIKA - [DATUM]
Tid: 15 minuter exakt
Plats: [PLATS]

ROLLER IDAG:
Ledare: [NAMN]
Timekeeper: [NAMN] 
Sekreterare: [NAMN]

AGENDA:
0-1 min:  Öppning & uppföljning förra veckan
1-6 min:  Vad har gnisslat?
6-11 min: Vad kan vi fixa snabbt?
11-14 min: Vad blev bättre sen sist?
14-15 min: Sammanfattning & nästa vecka

NÄSTA VECKA:
Ledare: [NAMN]
Timekeeper: [NAMN]
Sekreterare: [NAMN]

Anteckningsmall: Standardformat

Grundmall för sekreterare

FÖRBÄTTRINGSFIKA - [DATUM]
═══════════════════════════════════════

NÄRVARANDE: [Lista alla]
FRÅNVARANDE: [Lista med anledning om känd]

ROLLER:
Ledare: [NAMN]
Timekeeper: [NAMN]
Sekreterare: [NAMN]

UPPFÖLJNING FÖRRA VECKAN:
- [ÅTGÄRD 1]: [STATUS] ([ANSVARIG])
- [ÅTGÄRD 2]: [STATUS] ([ANSVARIG])

VAD HAR GNISSLAT:
- [PROBLEM 1] ([PERSON]) - [KORT BESKRIVNING]
- [PROBLEM 2] ([PERSON]) - [KORT BESKRIVNING]
- [PROBLEM 3] ([PERSON]) - [KORT BESKRIVNING]

VALDA ÅTGÄRDER:
1. Problem: [BESKRIVNING]
   Lösning: [BESKRIVNING]
   Ansvarig: [NAMN]
   Deadline: [DATUM]

2. Problem: [BESKRIVNING]
   Lösning: [BESKRIVNING]
   Ansvarig: [NAMN]
   Deadline: [DATUM]

VAD BLEV BÄTTRE:
- [FÖRBÄTTRING 1] ([PERSON]) - [EFFEKT]
- [FÖRBÄTTRING 2] ([PERSON]) - [EFFEKT]

NÄSTA VECKA:
Ledare: [NAMN]
Timekeeper: [NAMN]
Sekreterare: [NAMN]
Tid/Plats: [SAMMA SOM VANLIGT / ÄNDRING]

ANTECKNAT AV: [SEKRETERARE]
SKICKAT TILL: [ALLA DELTAGARE] - [TIDPUNKT]

Förkortad mall för erfarna team

FIKA [DATUM] - [SEKRETERARE]

UPPFÖLJNING:
✓ [Klart] / ⏳ [Pågår] / ❌ [Ej påbörjat]

GNISSLAR:
• [Problem] ([Person])
• [Problem] ([Person])

NYA ÅTGÄRDER:
→ [Åtgärd] ([Ansvarig], [Deadline])
→ [Åtgärd] ([Ansvarig], [Deadline])

BÄTTRE:
+ [Förbättring] - [Effekt]
+ [Förbättring] - [Effekt]

NÄSTA: [Ledare] / [Timekeeper] / [Sekreterare]

Rollguider

För ledaren

Innan mötet (2 minuter förberedelse)

[ ] Kolla förra veckans anteckningar
[ ] Identifiera vad som ska följas upp
[ ] Sätt timer på 15 minuter
[ ] Kom 2 minuter tidigt

Under mötet

0-1 minut: Öppning "Hej allihopa, förbättringsfika vecka [X]. [TIMEKEEPER], du säger till när det är dags att växla. [SEKRETERARE], du antecknar.

Först uppföljning: [NAMN], vad hände med [ÅTGÄRD] från förra veckan?"

1-6 minuter: Gnisslar "Vad har gnisslat för er den här veckan? [STARTA MED NÅGON SPECIFIK]. 30 sekunder var, konkreta exempel."

Ledarens roll:

Håll tiden (30 sek per person)
Ställ förtydligande frågor: "När hände det?" "Vad var effekten?"
Ingen lösningsdiskussion än

6-11 minuter: Snabba fixar "Jag hörde [SAMMANFATTA 3-4 PROBLEM]. Vilka 1-2 kan vi lösa snabbast?"

Ledarens roll:

Välja 1-2 problem att fokusera på
Driva fram konkreta lösningar
Säkerställa tydligt ansvar: "Vem? När?"

11-14 minuter: Framsteg "Vad märkte ni blev bättre sen förra veckan?"

Ledarens roll:

Få fram konkreta exempel
Koppla till tidigare beslut
Fira framgångar tydligt

14-15 minuter: Avslut "Sammanfattning: [KORT SUMMERING AV BESLUT]. Nästa vecka: [NYA ROLLER]. Tack!"

Efter mötet

[ ] Säkerställ att sekreteraren skickar anteckningar inom 2 timmar
[ ] Boka in eventuella separata möten som behövs
[ ] Förbered nästa veckas ledare om nödvändigt

För timekeepern

Timekeeperns fraser

När 75% av tiden är kvar: "[X] minuter kvar på det här segmentet"

När 25% av tiden är kvar: "1 minut kvar"

När tiden är ute: "Tid. Vi går vidare."

Tidsschema att följa

Minut 0: "Vi börjar nu"
Minut 1: "Gnisslar-runda, 30 sekunder var"
Minut 4: "2 minuter kvar på gnisslar"
Minut 6: "Nu snabba fixar"
Minut 9: "2 minuter kvar för beslut"
Minut 11: "Nu framsteg-runda"
Minut 13: "1 minut kvar"
Minut 14: "Avslutning"
Minut 15: "Stopp!"

Timekeeperns auktoritet

Du har vetorätt över alla andra, inklusive ledaren
Avbryt mitt i mening om tiden är ute
Säg "Vi tar det nästa vecka" om diskussion fortsätter

För sekreteraren

Under mötet

Anteckna i realtid (inte efteråt)
Fokusera på beslut och ansvar, inte diskussion
Markera tydligt vem som gör vad när
Fråga om förtydliganden direkt om något är otydligt

Standardfrågor för sekreteraren

"Vem tar ansvar för det här?"
"När ska det vara klart?"
"Kan du vara mer specifik i vad som ska göras?"

Efter mötet (inom 2 timmar)

[ ] Skriv rent anteckningarna enligt mall
[ ] Skicka till alla deltagare
[ ] Lägg till deadline-påminnelser i din kalender
[ ] Arkivera i gemensam mapp/system

Specialmallar

Mall för virtuella möten

VIRTUELL FÖRBÄTTRINGSFIKA - [DATUM]
═══════════════════════════════════════

TEKNISK CHECK (0-2 min):
- Alla hör och syns? [JA/NEJ]
- Inspelning? [NEJ]
- Skärmdelning för anteckningar? [JA/NEJ]

DELTAGARE (kameror PÅ):
[Lista med checkboxar för närvaro]

[Sedan samma struktur som vanlig mall]

TEKNIK-PROBLEM:
- [Eventuella tekniska störningar]

NÄSTA GÅNG:
- Samma Zoom-rum: [LÄNK]
- Tid: [OFÖRÄNDRAT/ÄNDRING]

Mall för stora team (10+ personer)

FÖRBÄTTRINGSFIKA - GRUPP [A/B] - [DATUM]
═══════════════════════════════════════

GRUPP A: [Lista 5-6 personer]
GRUPP B: [Lista 5-6 personer]

[Alternerar veckovis, eller kör parallellt]

KOORDINERING MELLAN GRUPPER:
- Problem som påverkar båda: [LISTA]
- Lösningar att dela: [LISTA]

[Annars samma struktur]

Mall för skiftarbete

SKIFT-FIKA - [SKIFT] - [DATUM]
═══════════════════════════════════════

SKIFT: [Dag/Kväll/Natt]
SKIFTLEDARE: [NAMN]

FRÅN FÖREGÅENDE SKIFT:
- [Meddelanden från föregående skift-fika]

[Vanlig struktur]

TILL NÄSTA SKIFT:
- [Viktiga meddelanden att föra vidare]

GEMENSAM TAVLA UPPDATERAD: [JA/NEJ]

Uppföljningsmallar

Veckovis uppföljning för ledaren

VECKOUPPFÖLJNING - VECKA [X]

ÅTAGANDEN FRÅN FÖRRA VECKAN:
- [ÅTGÄRD 1]: ✓ Klart / ⏳ Pågår / ❌ Försenat / ⚠️ Problem
- [ÅTGÄRD 2]: ✓ Klart / ⏳ Pågår / ❌ Försenat / ⚠️ Problem

FRÅNVARO:
- [NAMN]: [ANLEDNING]
- Påverkan på fikan: [Minimal/Märkbar/Problematisk]

TEAMETS ENERGI:
- Deltagande: [Aktivt/Normalt/Passivt]
- Problemidentifiering: [Konkret/Vagt/Inget]
- Lösningsfokus: [Starkt/Normalt/Svagt]

NÄSTA VECKAS FOKUS:
- [Specifik sak att uppmärksamma]

ESKALERINGAR BEHÖVS:
- [Problem som är för stora för fikan]

Månadsvis reflektion

MÅNADSREFLEKTION - [MÅNAD]

KVANTITATIVT:
- Antal fikor hållna: [X/4]
- Genomsnittligt deltagande: [X%]
- Antal beslut fattade: [X]
- Antal genomförda åtgärder: [X]

KVALITATIVT:
VAD FUNGERAR BRA:
- [Konkreta observationer]

VAD KAN FÖRBÄTTRAS:
- [Specifika utvecklingsområden]

TREND ÖVER TID:
- Problemidentifiering: [Förbättras/Oförändrat/Försämras]
- Genomförandegrad: [Förbättras/Oförändrat/Försämras]
- Teamkänsla: [Förbättras/Oförändrat/Försämras]

JUSTERINGAR NÄSTA MÅNAD:
- [Konkreta förändringar att testa]

Kommunikationsmallar

Förhandsinformation till nya deltagare

Ämne: Du är bjuden till förbättringsfika

Hej [NAMN]!

Du är bjuden att delta i vårt teams förbättringsfika. Här är vad du behöver veta:

VAD: 15-minuters veckomöte för att lösa småproblem snabbt
NÄR: Varje [DAG] kl [TID]
VAR: [PLATS]

FÖRBEREDELSE: Ingen! Kom bara som du är.

STRUKTUR:
1. Vad har gnisslat denna vecka? (småproblem, irritationer)
2. Vad kan vi fixa snabbt? (enkla lösningar vi kan genomföra)
3. Vad blev bättre sen sist? (fira framsteg)

REGLER:
- 15 minuter betyder 15 minuter
- Alla deltar aktivt
- Vi fokuserar på småsaker vi kan påverka själva

Första gången är du bara observatör. Från vecka 2 deltar du fullt ut.

Välkommen!
/[TEAMLEDARE]

Mall för att eskalera problem uppåt

Ämne: Problem som behöver din hjälp - från förbättringsfika

Hej [CHEF]!

Vårt team har identifierat ett problem i förbättringsfikan som är för stort för oss att lösa själva:

PROBLEM:
[Konkret beskrivning]

VAD VI PROVAT:
[Våra försök att lösa det]

VARFÖR VI BEHÖVER HJÄLP:
[Specifik resurs/mandat/beslut som behövs]

FÖRSLAG FRÅN TEAMET:
[Våra idéer om lösning]

TIDSPERSPEKTIV:
[Hur bråttom det är]

Kan vi boka 15 minuter för att diskutera detta?

Tack!
/[TEAMLEDARE]

Tips för mallanvändning

Anpassning av mallar

Börja med standardmallarna
Justera språk och format efter teamets kultur
Behåll grundstrukturen även när du anpassar
Testa förändringar i 2-3 veckor innan du gör permanenta ändringar

Digitala verktyg

För anteckningar:

Google Docs (flera kan redigera samtidigt)
Microsoft OneNote (bra för mallar)
Notion (strukturerat och flexibelt)
Enkla textfiler (funkar överallt)

För uppföljning:

Trello (visuella kort för åtgärder)
Teams/Slack (snabb kommunikation)
Enkel Excel/Google Sheets
Fysisk whiteboard (ofta bäst!)

Vanliga misstag med mallar

För komplicerade mallar som tar tid från själva fikan
Inte använda mallarna konsekvent
Ändra format för ofta istället för att låta rutinen sätta sig
Fokusera mer på dokumentation än på genomförande

Kom ihåg: Mallarna ska göra fikan enklare, inte krångligare. Om mallarna tar mer än 2 minuter att använda, förenkla dem.