APPENDIX B: Flaskhalsdiagnos-verktyg
SNABBDIAGNOS: 5-minuters flaskhalsjakt
Steg 1: Identifiering (2 minuter)
Fyll i svaren spontant, första intrycket:
Vad är det första folk säger när något blir försenat? "Vi väntar på _______________"
Vilken person/avdelning/process nämns oftast i samband med förseningar?
Om denna person/process försvann imorgon, vad skulle hända?
Steg 2: Validering (2 minuter)
Kryssa för JA om påståendet stämmer:
- [ ] Arbete staplas upp hos denna person/process
- [ ] Folk pratar ofta om att "vänta på" denna person/process
- [ ] Denna person/process är ofta överbelastad
- [ ] Förseningar här påverkar hela leveransen
- [ ] Denna person/process kan inte vara borta utan stora konsekvenser
Antal JA: ___/5
Steg 3: Slutsats (1 minut)
Om 4-5 JA: Du har troligen hittat din flaskhals Om 2-3 JA: Möjlig flaskhals, behöver djupare analys Om 0-1 JA: Inte en flaskhals, leta vidare
Din flaskhals: _______________
DJUPDIAGNOS: Flaskhalstyp-identifiering
MÄNNISKOFLASKHALS - Diagnostiska frågor
Grundfrågor:
- [ ] Går specifik person eller roll igenom alla/de flesta ärenden?
- [ ] Säger folk "vi väntar på [namn]" regelbundet?
- [ ] Blir denna person kontaktad för många olika typer av beslut?
- [ ] Kan verksamheten inte fungera när denna person är borta?
- [ ] Har denna person svårt att delegera eller lita på andras arbete?
Fördjupningsfrågor:
- Hur många olika typer av beslut fattar denna person per dag? ___
- Hur många personer vänder sig till denna person dagligen? ___
- Vad händer med genomloppstider när denna person är sjuk/bortrest? ___
- Hur stor del av denna persons tid spenderas på saker andra kunde gjort? ___%
Typiska symptom:
- [ ] Övertid koncentrerat till en person
- [ ] Beslut som "bara tar 5 minuter" men köar i dagar
- [ ] Person som "måste vara med" på alla möten
- [ ] Svårigheter att ta semester eller sjukledighet
Sannolikhet att det är människoflaskhals: Hög / Medium / Låg
PROCESSFLASKHALS - Diagnostiska frågor
Grundfrågor:
- [ ] Finns ett specifikt steg där arbetet regelbundet fastnar?
- [ ] Tar detta steg oproportionerligt lång tid jämfört med andra?
- [ ] Kräver detta steg många handovers mellan personer/avdelningar?
- [ ] Är reglerna för detta steg oklara eller komplicerade?
- [ ] Måste arbetet "vänta" efter detta steg är klart?
Fördjupningsfrågor:
- Hur många personer/avdelningar är inblandade i detta steg? ___
- Hur lång är genomsnittlig "väntetid" för detta steg? ___ dagar
- Hur ofta måste arbetet göras om pga fel/missförstånd i detta steg? ___%
- Hur mycket tid spenderas på att "koordinera" kring detta steg? ___ tim/vecka
Typiska symptom:
- [ ] Regelbundna "flaskhalsmöten" för att prioritera
- [ ] Arbete som "ligger och väntar" på godkännanden
- [ ] Många e-mailkedjor för att koordinera ett steg
- [ ] Olika personer ger olika svar på "hur funkar processen?"
Sannolikhet att det är processflaskhals: Hög / Medium / Låg
SYSTEMFLASKHALS - Diagnostiska frågor
Grundfrågor:
- [ ] Klagar folk på att "systemet är långsamt" regelbundet?
- [ ] Finns många manuella "workarounds" för systembrister?
- [ ] Väntar folk på systemuppdateringar/rapporter/dataexporter?
- [ ] Krånglar systemet eller kraschar under höga belastningsperioder?
- [ ] Spenderar folk mycket tid på att "mata in samma sak flera gånger"?
Fördjupningsfrågor:
- Hur lång tid tar systemet att generera viktiga rapporter? ___ timmar
- Hur ofta kraschar/hänger sig systemet per vecka? ___ gånger
- Hur mycket tid spenderas dagligen på manuella workarounds? ___ timmar
- Hur många olika system måste folk använda för samma process? ___
Typiska symptom:
- [ ] "Vi väntar på att systemet ska uppdateras"
- [ ] Folk som jobbar sent för att "systemet är snabbare då"
- [ ] Många Excel-filer som "kompletterar" huvudsystemet
- [ ] IT-support som kontaktas dagligen för samma problem
Sannolikhet att det är systemflaskhals: Hög / Medium / Låg
BESLUTSFLASKHALS - Diagnostiska frågor
Grundfrågor:
- [ ] Hörs frasen "vi väntar på beslut om..." ofta?
- [ ] Slutar möten utan tydliga beslut eller åtgärder?
- [ ] Eskaleras beslut uppåt i organisationen regelbundet?
- [ ] Ändras prioriteringar eller beslut ofta efter att de fattats?
- [ ] Är det oklart vem som har mandat att fatta olika typer av beslut?
Fördjupningsfrågor:
- Hur lång tid tar det i genomsnitt från "vi behöver ett beslut" till beslut? ___ dagar
- Hur många beslut köar hos samma person/grupp? ___
- Hur ofta ändras eller "återtas" beslut efter implementation? ___%
- Hur många möten krävs i genomsnitt för att fatta ett viktigt beslut? ___
Typiska symptom:
- [ ] "Vi väntar på styrgruppen/ledningen/chefen"
- [ ] Beslut som "bordläggs" eller skjuts upp regelbundet
- [ ] Information som samlas in flera gånger för samma beslut
- [ ] Frustration över "att inget blir bestämt"
Sannolikhet att det är beslutsflaskhals: Hög / Medium / Låg
KAPACITETSFLASKHALS - Diagnostiska frågor
Grundfrågor:
- [ ] Jobbar en specifik avdelning/funktion konsekvent övertid?
- [ ] Växer köer konsekvent i en specifik del av processen?
- [ ] Säger folk "vi har inte kapacitet just nu" om specifik aktivitet?
- [ ] Prioriteras ärenden hårt pga kapacitetsbrist?
- [ ] Avvisar ni kunder/projekt pga kapacitetsbegränsningar?
Fördjupningsfrågor:
- Hur hög är kapacitetsutnyttjandet i denna funktion? ___%
- Hur många ärenden köar i genomsnitt? ___
- Hur ofta måste ni avvisa affärer pga kapacitetsbrist? ___ gånger/månad
- Hur mycket övertid jobbar denna funktion per vecka? ___ timmar
Typiska symptom:
- [ ] Permanent övertid i specifik avdelning
- [ ] Kunder som får vänta på "ledig kapacitet"
- [ ] Rekryteringsplaner fokuserade på specifik roll
- [ ] Outsourcing-diskussioner för specifik funktion
Sannolikhet att det är kapacitetsflaskhals: Hög / Medium / Låg
DIFFERENTIAL-DIAGNOS: När du har flera kandidater
Konfliktscenarion
Om både människa och process får hög sannolikhet:
- Testa: Kan processen göras av andra än denna specifika person?
- Om JA: Människoflaskhals (person har för mycket ansvar)
- Om NEJ: Processflaskhals (processen är ineffektiv oavsett vem som gör den)
Om både process och system får hög sannolikhet:
- Testa: Skulle processen vara snabb om systemet fungerade perfekt?
- Om JA: Systemflaskhals (tekniska begränsningar)
- Om NEJ: Processflaskhals (processen är problemet)
Om både beslut och människa får hög sannolikhet:
- Testa: Handlar det om för många beslut eller fel person som beslutar?
- Om för många: Beslutsflaskhals (för många beslutspunkter)
- Om fel person: Människoflaskhals (fel nivå fattar beslut)
Om både kapacitet och människa får hög sannolikhet:
- Testa: Skulle problemet lösas av fler personer med samma kompetens?
- Om JA: Kapacitetsflaskhals (volymmässig brist)
- Om NEJ: Människoflaskhals (unik kompetens/ansvar)
VALIDERING: Kontrollera din diagnos
Syretestet (10 minuter)
Scenario: "Tänk dig att din identifierade flaskhals fungerade perfekt imorgon..."
- Skulle våra huvudproblem försvinna? Ja/Nej
- Skulle genomloppstider förbättras märkbart? Ja/Nej
- Skulle kundnöjdheten öka? Ja/Nej
- Skulle stress i organisationen minska? Ja/Nej
- Skulle vi kunna hantera mer volym? Ja/Nej
4-5 JA: Stark diagnos, fortsätt med eliminering 2-3 JA: Okej diagnos, men kontrollera om det finns större flaskhals 0-1 JA: Svag diagnos, gör om analysen
Teamvalidering (15 minuter)
Presentera din diagnos för 3-5 teammedlemmar:
"Jag tror vår största flaskhals är _______________. Håller ni med?"
Svarstyper:
- "Ja, absolut!" → Stark validering
- "Ja, men också..." → Delvis validering, notera "men också"
- "Nej, det är snarare..." → Svag validering, lyssna på alternativ
- "Vad menar du med flaskhals?" → Utbildningsbehov först
Consensus-nivå:
- 80%+ håller med: Fortsätt med eliminering
- 50-80% håller med: Gör ytterligare validering
- <50% håller med: Gör om diagnosen
Ekonomisk validering (från Dag 6)
Kontrollfråga: Kostar din identifierade flaskhals minst 500 000 kr per år?
Om JA: Ekonomiskt motiverat att eliminera Om NEJ: Antingen fel flaskhals eller för konservativ beräkning
DIAGNOS-SAMMANFATTNING
Min slutliga diagnos:
Flaskhalstyp: Människa / Process / System / Beslut / Kapacitet
Specifik flaskhals: _______________
Syretest resultat: ___/5 JA
Teamvalidering: __% håller med
Ekonomisk kostnad: _______________ kr/år
Konfidensgrad: Hög / Medium / Låg
Nästa steg: Börja eliminering / Ytterligare analys / Gör om diagnos
FELSÖKNING: Vanliga diagnosmisstag
"Jag hittar ingen tydlig flaskhals"
Möjliga orsaker:
- Du har flera små flaskhalsar istället för en stor
- Du letar efter perfekt flaskhals istället för största förbättringspotential
- Flaskhalsen är dold (se Dag 26 avancerade tekniker)
Lösning: Välj den som kostar mest eller frustrerar mest
"Alla säger olika saker"
Möjliga orsaker:
- Folk ser olika delar av processen
- Olika personer påverkas av olika flaskhalsar
- Otydlig definition av vad en flaskhals är
Lösning: Fokusera på vad som påverkar slutkunden mest
"Det verkar vara flera flaskhalsar samtidigt"
Möjliga orsaker:
- Du ser symptom av en flaskhals som relaterade flaskhalsar
- Du har en "flaskhalskascad" där en flaskhals skapar nästa
Lösning: Använd 5 Why-tekniken för att hitta grundorsaken
"Flaskhalsen ändrar sig hela tiden"
Möjliga orsaker:
- Säsongsvariationer
- Tillväxtrelaterade förändringar
- Extern påverkan (marknad, kunder)
Lösning: Identifiera den mest återkommande eller största flaskhalsen