Av Lars Diethelm • 29 jul 2025 • 5 min read

Appendix A: Starter-kit

Mallar för första 4 veckorna

Vecka 1: Grundläggning

Inbjudan till teamet

Skicka måndag före första mötet:

Ämne: Nytt experiment: Förbättringsfika startar i tisdag

Hej team!

Vi startar något nytt på tisdag: förbättringsfika. 

VAD: 15 minuter varje tisdag kl [TID] i [PLATS]
VARFÖR: Testa ett enkelt sätt att lösa småproblem snabbt
HUR LÄNGE: 4 veckor, sen utvärderar vi

Ingen förberedelse behövs. Kom bara som ni är.

Alla förväntas komma.

Vi ses på tisdag!
/[DITT NAMN]

Första mötet - Manus för ledaren

Minut 0-2: Introduktion "Hej allihopa. Vi ska testa något som kallas förbättringsfika. 15 minuter, tre frågor, varje tisdag i fyra veckor. Sen utvärdervi om vi vill fortsätta.

Reglerna är enkla:

15 minuter betyder 15 minuter
Vi roterar roller varje vecka
Målet är att lösa småsaker, inte revolutionera allt

Idag är jag ledare, [NAMN] är timekeeper, [NAMN] för anteckningar."

Minut 2-7: Fråga 1 "Vi börjar: Vad har gnisslat för er den här veckan? Inte stora katastrofer, utan småsaker som varit irriterande. [NAMN], du börjar. 30 sekunder."

Om folk svarar vagt: "Kan du vara mer specifik? När hände det? Vad var konsekvensen?"

Minut 7-12: Fråga 2
"Nu väljer vi EN sak att fokusera på. Jag hörde [sammanfatta 2-3 problem]. Vilken kan vi lösa enklast den här veckan?"

Viktigt: Bara EN sak första veckan.

"Vem tar ansvar? När är det klart?"

Minut 12-15: Fråga 3 "Sista frågan: Märkte ni något som blev bättre sen förra veckan? Även små saker."

Minut 15: Avslut "Stopp, tiden är ute. Samma tid nästa tisdag. Tack!"

Anteckningsmall vecka 1

FÖRBÄTTRINGSFIKA - Vecka 1 - [DATUM]
Närvarande: [LISTA ALLA]
Ledare: [NAMN] | Timekeeper: [NAMN] | Sekreterare: [NAMN]

GNISSLEN:
- [PROBLEM 1] ([PERSON])
- [PROBLEM 2] ([PERSON])  
- [PROBLEM 3] ([PERSON])

VALD ÅTGÄRD:
- Problem: [BESKRIV]
- Lösning: [BESKRIV]
- Ansvarig: [NAMN]
- Deadline: [DAG]

FÖRBÄTTRINGAR:
- [Oftast inga första veckan - det är okej]

NÄSTA VECKA:
- Ledare: [NAMN]
- Timekeeper: [NAMN] 
- Sekreterare: [NAMN]

Vecka 2: Första uppföljningen

Inledning med uppföljning

Minut 0-1: "Välkomna till vecka 2. Först: [NAMN], vad hände med [FÖRRA VECKANS ÅTGÄRD]?"

Om åtgärden genomfördes: "Fantastiskt! Märker ni skillnad? [Kort diskussion]"

Om åtgärden inte genomfördes: "Okej, vad hindrade dig? Kan du göra det den här veckan istället? Eller ska vi justera uppgiften?"

Hantera vanliga kommentarer vecka 2

"Kan vi inte göra 20 minuter istället?" → "Vi testar 15 minuter i fyra veckor. Sen kan vi utvärdera."

"Vi borde diskutera [stort problem]"
→ "Vilken del av det problemet kan vi lösa den här veckan?"

"Det här känns konstlat" → "Ja, alla nya rutiner känns konstiga första tiden. Vi ger det fyra veckor."

Rollrotation vecka 2

Nya roller (rotera från vecka 1):
- Ledare: [PERSON SOM VAR TIMEKEEPER]
- Timekeeper: [PERSON SOM VAR SEKRETERARE]  
- Sekreterare: [PERSON SOM VAR LEDARE]

Vecka 3: Första framgången

Fira framsteg

När första åtgärden visar resultat (vilket oftast händer vecka 3):

"[NAMN], den [LÖSNING] du gjorde förra veckan. Hur mycket tid sparar det oss per dag ungefär?"

Gör värdet konkret: "Det är [X] minuter per dag för teamet. [Y] minuter i veckan. [Z] timmar i månaden. En 15-minuters fika sparade oss [Z] timmar. Bra jobbat!"

Djupare problem börjar dyka upp

Vecka 3 brukar team börja ta upp känsligare ämnen. Var beredd:

"Vi får motstridiga besked från ledningen" → "Kan du ge ett konkret exempel från den här veckan?" → "Vad kan vi göra för att undvika förvirringen nästa gång?"

Fokusera på vad teamet kan påverka, inte systemfel de inte kan lösa.

Vecka 4: Utvärdering och beslut

Utvärderingsmötet

Minut 0-5: Vanlig struktur Kör vanlig fika först.

Minut 5-15: Utvärdering "Nu utvärderar vi. Tre frågor:

Vad fungerar bra med förbättringsfikan?
Vad skulle vi kunna förbättra?
Vill vi fortsätta?"

Vanliga svar efter 4 veckor

Fungerar bra:

"Vi löser faktiskt problem istället för att bara klaga"
"Bra att alla får komma till tals"
"Saker blir gjorda snabbt"

Förbättringar:

"Ibland för lite tid för komplexa diskussioner"
"Vissa problem kommer upp flera gånger"
"Vi borde ha [specifik förändring]"

Fortsätta: Nästan alltid JA (90%+ i erfarenhet)

Beslut om fortsättning

Om teamet vill fortsätta: "Fantastiskt! Vi fortsätter med samma grundstruktur. Vi kan justera [NÄMN 1-2 FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG] nästa månad."

Om teamet är tveksamt: "Okej, vad skulle behöva förändras för att ni ska vilja fortsätta?"

Om teamet säger nej: "Helt okej. Tack för att ni gav det en ärlig chans. Ni har lärt er [NÄMN KONKRETA LÄRDOMAR] som ni tar med er."

Checklista för första månaden

Före start:

[ ] Bestämt fast tid och plats
[ ] Skickat inbjudan till alla
[ ] Förberett manus för första mötet
[ ] Identifierat timekeeper och sekreterare för vecka 1

Vecka 1:

[ ] Börjat exakt i tid
[ ] Slutat exakt efter 15 minuter
[ ] Fått alla att säga något (även om det var vagt)
[ ] Fattat ETT beslut med tydligt ansvar
[ ] Bestämt roller för vecka 2

Vecka 2:

[ ] Följt upp förra veckans åtgärd FÖRST
[ ] Roterat rollerna enligt plan
[ ] Stått emot förslag om strukturförändringar
[ ] Fortsatt hålla 15-minutersgränsen

Vecka 3:

[ ] Firat första framgången konkret
[ ] Hanterat djupare/känsligare problem konstruktivt
[ ] Märkt tecken på ökad problemmedvetenhet i teamet
[ ] Fortsatt fokusera på småsaker teamet kan påverka

Vecka 4:

[ ] Genomfört ärlig utvärdering
[ ] Lyssnat på förbättringsförslag
[ ] Fattat beslut om fortsättning
[ ] Planerat eventuella justeringar framåt

Vanliga misstag första månaden

Misstag 1: Ge upp på tidsramen

Symptom: "Vi behöver bara 5 minuter till..." Åtgärd: Stoppa mitt i mening när tiden är ute. "Vi tar det härnästa vecka."

Misstag 2: Försöka lösa för stora problem

Symptom: "Vi borde implementera nytt CRM-system" Åtgärd: "Vilken del av CRM-problemet kan vi lösa den här veckan?"

Misstag 3: Ingen konkret uppföljning

Symptom: "Någon borde kolla det där"
Åtgärd: "Vem specifikt? När exakt? Säg ja eller nej nu."

Misstag 4: Hoppa över rollrotation

Symptom: Samma person leder varje vecka Åtgärd: Rotera varje vecka, även om det känns mindre smidigt

Misstag 5: Inte fira framgångar

Symptom: Lösta problem bara försvinner från dagordningen
Åtgärd: Konkretisera värdet: "Det sparade oss X timmar den här veckan"

Akuthjälp för vanliga kriser

"Folk kommer inte"

Vecka 1-2: Börja i tid ändå. Summera för sena. Vecka 3+: Privat samtal: "Vad behöver förändras för att du ska prioritera fikan?"

"Vi hittar inga problem"

Åtgärd: Ställ mer specifika frågor:

"Vad tog längst tid igår?"
"Vilken uppgift kändes onödigt krånglig?"
"Om ni fick ändra EN sak i er arbetsmiljö, vad skulle det vara?"

"Inget blir gjort"

Åtgärd: Skärp uppföljningen drastiskt:

Börja VARJE möte med statuscheck på föregående beslut
Acceptera inga vaga ursäkter
Omfördela ansvar om samma person missar upprepat

"Teamet exploderar i konflikt"

Åtgärd: Pausa fikan tillfälligt:

"Vi tar en paus tills ni löst det här"
Hjälp lösa grundkonflikten först
Återstarta när temperaturen sänkts

Framgångssignaler att leta efter

Vecka 1-2:

Folk kommer i tid (eller nästan i tid)
Alla säger något, även om det är vagt
Minst ett konkret beslut fattas

Vecka 3-4:

Någon åtgärd visar tydlig effekt
Folk börjar specificera problem tydligare
Första "riktiga" problemet (inte bara praktikaliteter) tas upp

Efter månaden:

Folk säger "det här ska vi ta på fikan" under veckan
Någon frågar spontant "hur gick det med X?" mellan mötena
Teamet vill fortsätta och föreslår förbättringar av formatet

Nästa steg efter första månaden

Om det fungerar bra:

Fortsätt med samma grundstruktur
Gör max 1-2 små justeringar baserat på teamets feedback
Börja rotera fler roller (inte bara timekeeper/sekreterare)
Överväg att bjuda in observatörer från andra team

Om det fungerar okej:

Identifiera vad som kan förbättras utan att bryta grundstrukturen
Testa en förändring i taget under 2-3 veckor
Fokusera på att bygga trygghet för mer öppna diskussioner

Om det inte fungerar:

Ärlig diagnostik: Vad är grundproblemet?
Överväg paus och omstart med mindre grupp
Eller avsluta med värdighet och lämna dörren öppen för framtiden

Kom ihåg: 70% av första förbättringsfikor överlever första månaden. Det är normalt att det känns ovant och hastigt i början.