Av Lars Diethelm • 20 jul 2025 • 7 min read

Appendix A: ROI-Kalkylatormallar

Den här bilagan innehåller färdiga Excel-baserade kalkylatorer och mallar för att beräkna AI ROI för svenska SME-företag. Alla mallar är designade för att användas utan teknisk bakgrund och innehåller fördefinierade formler, validering och automatiska beräkningar.

Kommenterar: Alla Excel-filer som refereras i denna bilaga finns tillgängliga för nedladdning via bokens webbsida. Mallarna är fullt funktionella och kan anpassas för er specifika verksamhet.

1. Grundläggande AI ROI-Kalkylator

Mall: `AI_ROI_Grundkalkyl.xlsx`

Syfte: Universell kalkylator för alla typer av AI-projekt

Struktur:

Blad 1: Projektinformation och antaganden
Blad 2: Kostnadskalkyl (implementation + drift)
Blad 3: Nyttoberäkning (direkta + indirekta)
Blad 4: ROI-analys och scenario-jämförelser
Blad 5: Grafisk presentation för beslutsfattare

Huvudinmatningsparametrar:

PROJEKTINFORMATION:
Företag: [Namn]
Bransch: [Dropdown: Bygg/Tillverkning/Tjänster/Övrigt]
Antal anställda: [Tal]
Årsomsättning: [Tal] miljoner kr
AI-projekttyp: [Dropdown: Dokumentanalys/Kundservice/Kvalitetskontroll/Övrigt]

NUVARANDE PROCESS:
Antal personer som arbetar med processen: [Tal]
Genomsnittlig tid per enhet (timmar): [Tal]
Antal enheter per månad: [Tal]
Timpris inklusive overhead (kr): [Tal]
Nuvarande felfrekvens (%): [Tal]
Kostnad per fel (kr): [Tal]

AI-FÖRVÄNTNINGAR:
Tidsbesparning per enhet (%): [Tal - förval: 70%]
Kvalitetsförbättring (%): [Tal - förval: 50%]
Implementeringstid (månader): [Tal - förval: 4]

Automatiska beräkningar:

Kostnadssida:

IMPLEMENTERINGSKOSTNADER:
= IF(Företagsstorlek<50; 200000; IF(Företagsstorlek<200; 400000; 800000))
+ Integrationskostnad + Utbildningskostnad + Projektledningskostnad

ÅRLIGA DRIFTSKOSTNADER:
= Licenskostnader + Supportkostnader + Underhållskostnader

TOTAL 3-ÅRSKOSTNAD:
= Implementering + (3 × Årlig drift)

Nyttosida:

DIREKTA BESPARINGAR:
Tidsbesparingar = Antal_personer × Tid_per_enhet × Enheter_per_månad × 
                 Tidsbesparning% × Timpris × 12

Kvalitetsbesparingar = Enheter_per_månad × Nuvarande_felfrekvens × 
                      Kvalitetsförbättring% × Kostnad_per_fel × 12

INDIREKTA FÖRDELAR:
Kapacitetsökning = Tidsbesparingar × Debiteringsgrad × Prispremium
Kundnöjdhet = Antal_kunder × Retention_förbättring × Kundlivstidsvärde

TOTAL ÅRLIG NYTTA:
= Direkta_besparingar + Indirekta_fördelar

ROI-beräkningar:

PAYBACK-PERIOD:
= Implementeringskostnad ÷ (Månadsnytta - Månadskostnad)

3-ÅRS ROI:
= ((3 × Årlig_nytta) - Total_3årskostnad) ÷ Total_3årskostnad × 100

NET PRESENT VALUE (8% diskontering):
= -Implementering + (År1_nytta÷1.08) + (År2_nytta÷1.08²) + (År3_nytta÷1.08³)

2. Branschspecifika Kalkylatorer

2.1 Byggbransch AI ROI-Kalkylator

Mall: AI_ROI_Bygg.xlsx

Specialiserad för:

Kalkylering och offertprocesser
Projektplanering och resursoptimering
Kvalitetskontroll och säkerhet
Dokumentanalys (ritningar, kontrakt)

Byggspecifika parametrar:

FÖRETAGSINFORMATION:
Huvudverksamhet: [Villa/Flerbostäder/Kommersiellt/Anläggning]
Genomsnittlig projektstorlek: [kr]
Antal projekt per år: [tal]
Offert-till-kontrakt ratio: [% - typiskt 25-40%]
Genomsnittlig projektmarginal: [% - typiskt 8-15%]

KALKYLPROCESS:
Antal kalkylatorer: [tal]
Tid per offert (timmar): [tal]
Offerter per månad: [tal]
Träffsäkerhet i kalkyler (%): [tal - typiskt 75-85%]
Kostnad för felkalkyl: [kr - typiskt 50k-500k]

KVALITETSKONTROLL:
Antal kvalitetsinspektioner per projekt: [tal]
Tid per inspektion (timmar): [tal]
Fel upptäckta per projekt: [tal]
Kostnad per kvalitetsfel: [kr]

Byggspecifika ROI-komponenter:

KALKYLFÖRBÄTTRINGAR:
Tidsbesparing = Antal_offerter × Tidsreducering × Kalkylator_timpris
Träffsäkerhetsförbättring = Antal_projekt × Marginalförbättring × Projektstorlek
Offertkapacitet = Extra_offerter × Konverteringsgrad × Projektmarginal

KVALITETSFÖRDELAR:
Felreducering = Antal_projekt × Fewer_fel × Kostnad_per_fel
Säkerhetsförbättring = Risk_reduction × Potential_incident_cost × Probability
Kundnöjdhet = Retention_improvement × Antal_kunder × Repeat_business_value

RESURSOPTIMERING:
Maskineffektivisering = Maskintimmar_saved × Maskinkostnad_per_timme
Materialoptimering = Antal_projekt × Material_waste_reduction × Material_cost
Personal_produktivitet = Arbetstimmar_saved × Blended_timpris

2.2 Tillverknings AI ROI-Kalkylator

Mall: AI_ROI_Tillverkning.xlsx

Specialiserad för:

Prediktivt underhåll
Kvalitetskontroll med bildanalys
Produktionsplanering och schemaläggning
Supply chain-optimering

Tillverkningsspecifika parametrar:

PRODUKTIONSINFORMATION:
Produktionstyp: [Serie/Batch/Kontinuerlig]
Antal produktionslinjer: [tal]
Kapacitetsutnyttjande (%): [tal - typiskt 70-85%]
Genomsnittlig stopptid per månad (timmar): [tal]
Kostnad per stopptimme: [kr]

KVALITETSKONTROLL:
Nuvarande felfrekvens (%): [tal]
Kostnad per kvalitetsfel: [kr]
Tid för kvalitetsinspektioner (% av produktion): [tal]
Antal kvalitetspersoner: [tal]

UNDERHÅLL:
Oplanerat underhåll (timmar/månad): [tal]
Planerat underhåll (timmar/månad): [tal]
Genomsnittlig reparationskostnad: [kr]
Reservdelslager-värde: [kr]

Tillverkningsspecifika ROI-komponenter:

PREDIKTIVT UNDERHÅLL:
Reducerade_stopptider = Oplanerat_underhåll × Reduction% × Kostnad_per_timme
Underhållsoptimering = (Reaktivt_underhåll - Prediktivt_underhåll) × Kostnad
Förlängd_maskinalivslängd = Maskinvärde × Livslängdsförlängning% ÷ Återstående_år

KVALITETSAUTOMATION:
Felreducering = Produktionsvolym × Felfrekvens_minskning × Kostnad_per_fel
Inspektionstid = Kvalitetspersoner × Tid_saved% × Timpris × Arbetstimmar_per_år
Ökad_genomströmning = Extra_kapacitet% × Produktionsvolym × Marginalbidrag

PRODUKTIONSOPTIMERING:
Energibesparingar = kWh_per_år × Energipris × Effektivisering%
Materialoptimering = Material_per_år × Svinn_reduction% × Materialkostnad
OEE_förbättring = Produktionskapacitet × OEE_improvement% × Marginalbidrag

2.3 Professionella Tjänster AI ROI-Kalkylator

Mall: AI_ROI_Tjanster.xlsx

Specialiserad för:

Dokumentanalys och legal review
Research och kunskapshantering
Kundkommunikation
Projektresursallokering

Tjänstespecifika parametrar:

VERKSAMHETSINFORMATION:
Tjänstetyp: [Juridik/Konsult/Redovisning/IT/Övrigt]
Antal konsulter/experter: [tal]
Genomsnittlig debiteringsgrad (%): [tal - typiskt 65-80%]
Genomsnittlig timpris: [kr]
Antal kunder: [tal]
Genomsnittlig kund-livstid (år): [tal]

DOKUMENTHANTERING:
Tid för dokumentanalys (% av total tid): [tal]
Antal dokument per månad: [tal]
Genomsnittlig tid per dokument (timmar): [tal]
Kvalitetsvariation mellan medarbetare (%): [tal]

KUNDSERVICE:
Antal kundförfrågningar per månad: [tal]
Genomsnittlig svarstid (timmar): [tal]
Tid per kundinteraktion (minuter): [tal]
Kundnöjdhet (NPS): [tal]

Tjänstespecifika ROI-komponenter:

DOKUMENTANALYS:
Tidsbesparingar = Antal_dokument × Tid_per_dokument × Reduction% × Timpris
Kvalitetsförbättring = Antal_kunder × Retention_improvement × Kundlivstidsvärde
Kapacitetsökning = Extra_tid × Debiteringsgrad × Timpris

RESEARCH-AUTOMATION:
Research_effektivisering = Research_timmar × Efficiency_gain% × Timpris
Kvalitets_consistency = Variation_reduction × Antal_projekt × Value_per_project
Skalningseffekt = Junior_productivity_gain × Junior_timmar × Pricing_differential

KUNDKOMMUNIKATION:
Svarsoptimering = Antal_förfrågningar × Tid_saved × Timpris
Kundnöjdhets_påverkan = NPS_improvement × Kunder × Referral_value
24_7_tillgänglighet = After_hours_queries × Conversion_rate × Deal_size

3. Scenarioplaneringsmallar

Mall: `AI_ROI_Scenarios.xlsx`

Syfte: Jämföra olika AI-implementeringsscenarier

Tre standardscenarier:

KONSERVATIVT SCENARIO:
- Tidsbesparingar: 50% av förväntat
- Implementeringstid: +50% längre
- Adoption rate: 70% av personal
- Kvalitetsförbättringar: 60% av förväntat
- Osäkerhetsbuffer: 20% högre kostnader

REALISTISKT SCENARIO:
- Tidsbesparingar: 85% av förväntat
- Implementeringstid: Som planerat
- Adoption rate: 90% av personal
- Kvalitetsförbättringar: 80% av förväntat
- Osäkerhetsbuffer: 10% högre kostnader

OPTIMISTISKT SCENARIO:
- Tidsbesparingar: 100% av förväntat
- Implementeringstid: 15% snabbare
- Adoption rate: 95% av personal
- Kvalitetsförbättringar: 100% av förväntat
- Bonus effekter: 15% extra värde från oväntade fördelar

Scenario-jämförelse:

                    Konservativ  Realistisk  Optimistisk
År 1 ROI:              127%        246%        347%
År 3 NPV:           1,450,000   2,890,000   4,120,000
Payback (månader):        18          12           8
Risk-justerad värde:   87%         246%        278%
Sannolikhet:           25%         50%         25%
Förväntad ROI:     (25%×127%)+(50%×246%)+(25%×347%) = 241%

4. Känslighetsanalysverktyg

Mall: `AI_ROI_Sensitivity.xlsx`

Syfte: Testa hur känsligt ROI är för förändringar i nyckelantaganden

Känslighetsvariabler:

TESTPARAMETRAR (±20% förändring):
1. Tidsbesparingar per enhet
2. Timpris/kostnad per resurs
3. Volymer (antal enheter/månad)
4. Implementeringskostnad
5. Adoption rate
6. Kvalitetsförbättring
7. Licenskostnader
8. Projektets löptid

KÄNSLIGHETSANALYS-MATRIX:
                    -20%    -10%    Base    +10%    +20%
Tidsbesparingar     145%    195%    246%    297%    348%
Timpris             197%    221%    246%    270%    295%
Volymer            195%    220%    246%    271%    297%
Implementation     289%    267%    246%    227%    209%
Adoption rate      172%    209%    246%    283%    320%
Kvalitet           218%    232%    246%    260%    274%
Licenskostnader    267%    256%    246%    236%    225%

Tornado-diagram (automatiskt genererat):

Visar vilka variabler som påverkar ROI mest, sorterat efter påverkansstorlek.

5. Cash Flow-Analys

Mall: `AI_ROI_CashFlow.xlsx`

Syfte: Månadsvis cash flow-analys för AI-investeringar

Månatlig breakdown:

MÅNAD 1-3 (IMPLEMENTATION):
Utgifter:
- Projektledning: [kr per månad]
- Konsultkostnader: [kr per månad]  
- Licenser: [kr per månad]
- Personalutbildning: [kr per månad]
- Systemintegration: [kr per månad]

Inkomster: 0 kr (systemet inte live än)

MÅNAD 4-6 (PILOT OCH RAMP-UP):
Utgifter:
- Licenser: [kr per månad]
- Support: [kr per månad]
- Intern tid för optimering: [kr per månad]

Inkomster:
- Tidsbesparingar (gradvis ökning): [30% → 60% → 85% av full effekt]
- Kvalitetsförbättringar: [gradvis ökning]

MÅNAD 7-12 (FULL DRIFT):
Utgifter:
- Licenser: [kr per månad]
- Support och underhåll: [kr per månad]

Inkomster:
- Full förväntad nytta: [kr per månad]
- Eventuella bonuseffekter: [kr per månad]

Kassaflödesdiagram:

Visar ackumulerat kassaflöde över tid, break-even punkt och total ROI.

6. Risk-Justerad ROI-Kalkyl

Mall: `AI_ROI_Risk_Adjusted.xlsx`

Syfte: Inkorporera projektrisker i ROI-beräkningen

Riskfaktorer och sannolikheter:

TEKNISKA RISKER:
- AI presterar sämre än förväntat: 20% sannolikhet, -30% ROI-påverkan
- Integrationsproblem: 15% sannolikhet, -40% ROI-påverkan
- Leverantörsproblem: 10% sannolikhet, -60% ROI-påverkan

ORGANISATORISKA RISKER:
- Låg användaradoption: 25% sannolikhet, -50% ROI-påverkan
- Motstånd från personal: 20% sannolikhet, -35% ROI-påverkan
- Bristande förändringsledning: 30% sannolikhet, -25% ROI-påverkan

AFFÄRSRISKER:
- Lägre volymer än förväntat: 15% sannolikhet, -20% ROI-påverkan
- Marknadsförändringar: 10% sannolikhet, -45% ROI-påverkan
- Konkurrenssituation: 20% sannolikhet, -15% ROI-påverkan

Risk-justerad ROI-beräkning:

EXPECTED VALUE CALCULATION:
Bas-ROI: 246%

Risk-justeringar:
= 246% × (1 - (0.20×0.30 + 0.15×0.40 + 0.10×0.60 + 0.25×0.50 + 
           0.20×0.35 + 0.30×0.25 + 0.15×0.20 + 0.10×0.45 + 0.20×0.15))

= 246% × (1 - 0.42) = 246% × 0.58 = 143%

Risk-justerad ROI: 143%

7. Portfolio ROI-Analys

Mall: `AI_Portfolio_ROI.xlsx`

Syfte: Hantera flera AI-projekt samtidigt

Portfolio-struktur:

PROJEKT-PORTFOLIO:
Projekt A (Grund): 40% av budget, 180% ROI, 95% sannolikhet för framgång
Projekt B (Tillväxt): 45% av budget, 320% ROI, 80% sannolikhet för framgång  
Projekt C (Transform): 15% av budget, 650% ROI, 60% sannolikhet för framgång

VIKTAD PORTFOLIO-ROI:
= (0.40 × 180% × 0.95) + (0.45 × 320% × 0.80) + (0.15 × 650% × 0.60)
= 68.4% + 115.2% + 58.5% = 242.1%

RISKREDUCERING GENOM DIVERSIFIERING:
Portfolio-risk = √(w₁²σ₁² + w₂²σ₂² + w₃²σ₃² + 2w₁w₂ρ₁₂σ₁σ₂ + ...)
där w = viktning, σ = standardavvikelse, ρ = korrelation

8. Användninsinstruktioner för mallarna

Förberedelse innan kalkylering:

DATAINSAMLING (1-2 veckor):
1. Kartlägg nuvarande process i detalj
2. Mät faktisk tid per aktivitet (minst 1 vecka)
3. Dokumentera kvalitetsmetriker
4. Samla kostnadsinformation (löner, overhead, fel)
5. Identifiera alla berörda personer

LEVERANTÖRSINFORMATION:
1. Få konkreta offerter från 2-3 leverantörer
2. Begär referenscase med ROI-siffror
3. Förstå implementation-timeline
4. Kartlägg support- och underhållskostnader
5. Klargör integrationskrav och kostnader

Steg-för-steg användning:

STEG 1: VÄLJ RÄTT MALL
- Grundkalkyl: För enkla/generella AI-projekt
- Branschspecifik: När ni har typiska branschprocesser
- Scenario: För osäkra eller komplexa projekt
- Känslighet: För riskbedömning
- Cash flow: För finansieringsplanering
- Portfolio: För flera samtidiga projekt

STEG 2: MATA IN GRUNDDATA
- Följ instruktionerna i varje cell
- Använd konservativa antaganden där ni är osäkra
- Validera input med flera personer

STEG 3: GRANSKA RESULTAT
- Kontrollera att automatiska beräkningar ser rimliga ut
- Jämför med branschbenchmarks
- Testa känslighet för kritiska antaganden

STEG 4: SKAPA PRESENTATION
- Använd de automatiskt genererade graferna
- Fokusera på 3-5 nyckeltal
- Inkludera både optimistiska och konservativa scenarier

Vanliga fel att undvika:

FEL 1: ÖVERTILLSKRIVNING
❌ Räkna all sparad tid som kostnadsbesparing
✅ Räkna bara tid som faktiskt eliminerar personal eller ökar kapacitet

FEL 2: UNDERSKATTA KOMPLEXITET
❌ Anta att implementation tar mindre än 3 månader
✅ Lägg till 25-50% buffert på tidsplan och kostnader

FEL 3: IGNORERA INLÄRNINGSKURVAN
❌ Förvänta full effekt från dag 1
✅ Modellera gradvis förbättring över 6-12 månader

FEL 4: GLÖMMA INDIREKTA KOSTNADER
❌ Bara räkna licens- och implementeringskostnader
✅ Inkludera utbildning, förändringsledning, intern tid

FEL 5: STATISKA ANTAGANDEN
❌ Anta att förhållanden förblir konstanta
✅ Testa olika scenarier och känsligheter

9. Validering och kvalitetssäkring

Checklista för ROI-kalkylvalidering:

GRUNDDATA-VALIDERING:
□ Timpris inkluderar alla kostnader (lön + sociala avgifter + overhead)
□ Volymer baserat på faktiska mätningar, inte uppskattningar
□ Kvalitetsmetriker definierade och mätbara
□ Alla berörda kostnader identifierade
□ Benchmarking mot liknande projekt

ANTAGANDEN-GRANSKNING:
□ Konservativa antaganden där osäkerhet finns
□ Implementeringstid validerad med leverantör
□ Adoption rate realistisk baserat på organisationskultur
□ Kvalitetsförbättringar tekniskt möjliga
□ Skalningseffekter verifierade

BERÄKNINGS-KONTROLL:
□ Formler granskade av oberoende person
□ Månatliga vs årliga beräkningar stämmer
□ Scenarioanalys visar rimliga variationer
□ Känslighetsanalys identifierar kritiska faktorer
□ Portfolio-summering matematiskt korrekt

Benchmarking mot branschstandarder:

BRANSCH-BENCHMARKS FÖR SVENSKA SME:

Dokumentanalys AI:
- Typisk tidsbesparning: 60-80%
- ROI första året: 180-350%
- Implementation tid: 2-4 månader
- Adoption rate: 85-95%

Kundservice AI:
- Automatiserad hantering: 40-70%
- ROI första året: 150-280%
- Implementation tid: 3-6 månader
- Kundnöjdhetsförbättring: +15-30 NPS

Kvalitetskontroll AI:
- Felreducering: 40-80%
- ROI första året: 200-450%
- Implementation tid: 4-8 månader
- Produktivitetsökning: 25-60%

Viktigt att komma ihåg: Dessa mallar är verktyg för att strukturera er analys och skapa trovärdig dokumentation. Det viktigaste är inte perfekt precision i sifforna utan att ni förstår vilka faktorer som driver värde och risk i ert specifika AI-projekt.

Nästa steg: När ni fyllt i en kalkylator, använd resultaten för att skapa er affärskalkyl enligt guidelines i Kapitel 8, och sätt upp mätning enligt ramverket i Kapitel 9.

1. Grundläggande AI ROI-Kalkylator

Mall: AI_ROI_Grundkalkyl.xlsx

Huvudinmatningsparametrar:

Automatiska beräkningar:

ROI-beräkningar:

2. Branschspecifika Kalkylatorer

2.1 Byggbransch AI ROI-Kalkylator

Byggspecifika parametrar:

Byggspecifika ROI-komponenter:

2.2 Tillverknings AI ROI-Kalkylator

Tillverkningsspecifika parametrar:

Tillverkningsspecifika ROI-komponenter:

2.3 Professionella Tjänster AI ROI-Kalkylator

Tjänstespecifika parametrar:

Tjänstespecifika ROI-komponenter:

3. Scenarioplaneringsmallar

Mall: AI_ROI_Scenarios.xlsx

Tre standardscenarier:

Scenario-jämförelse:

4. Känslighetsanalysverktyg

Mall: AI_ROI_Sensitivity.xlsx

Känslighetsvariabler:

Tornado-diagram (automatiskt genererat):

5. Cash Flow-Analys

Mall: AI_ROI_CashFlow.xlsx

Månatlig breakdown:

Kassaflödesdiagram:

6. Risk-Justerad ROI-Kalkyl

Mall: AI_ROI_Risk_Adjusted.xlsx

Riskfaktorer och sannolikheter:

Risk-justerad ROI-beräkning:

7. Portfolio ROI-Analys

Mall: AI_Portfolio_ROI.xlsx

Portfolio-struktur:

8. Användninsinstruktioner för mallarna

Förberedelse innan kalkylering:

Steg-för-steg användning:

Vanliga fel att undvika:

9. Validering och kvalitetssäkring

Checklista för ROI-kalkylvalidering:

Benchmarking mot branschstandarder:

Mall: `AI_ROI_Grundkalkyl.xlsx`

Mall: `AI_ROI_Scenarios.xlsx`

Mall: `AI_ROI_Sensitivity.xlsx`

Mall: `AI_ROI_CashFlow.xlsx`

Mall: `AI_ROI_Risk_Adjusted.xlsx`

Mall: `AI_Portfolio_ROI.xlsx`